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会议室管理培训会议室管理员引言●会议，是指在遵守一定国家的法律和遵守一定的会议规则的前提下，围绕一定的议题，三个人以上（包括三个人）在一起共同商讨（商议）问题（议题），以便达到或互通情况，或交流思想，或得出结论，或达成协议，或作出决议（决定）等有目的有组织有领导的集会。●会议的六个基本构成要素：与会者、会议主持人、会议议题、会议名称、会议时间、会议地点。会议是工作的一个重要组成部分。会议是集思广益、沟通信息、培训交流、汇报工作的一种重要方式。由此可见，会议对人们工作的重要程度。思考：既然会议如此重要，要开好一个会议，需要做好哪些工作？【会议的作用】目录会议召开1电话会议2接待礼仪3投影仪突发状况的简单处理4目录会议召开1电话会议2接待礼仪3投影仪突发状况的简单处理4会议筹备会议善后会议过程会议室管理模块会议基本礼仪序号要素内容强调1会议目的和类型确定会议目标和希望达成的结果，对会议进行定位不开无目标的会议2会议主题、时间和议程确定会议的主题、时间和议程并事先进行公告不开无准备的会议3会议参加者●主持人●记录人●参与人员（包括决策者、直接参与讨论者、相关知情协作者、参与学习者等）为避免会议同质性的后果，最好的方法是让参加会议的人员尽可能多样化，使会议在决策时出现尽可能多的观点和意见。理想的情况是，与会人员应该包括所有与议题有关的人员和最后决策者。4会议资料●准备会议资料；●若有必要，应事先分发会议资料理想的情况是，对于定期召开的会议的既定议题，其讨论资料的事前分发工作也要在给出的日期之内确定并执行。5会场准备●会场布置●座次安排【会议关键要素的确认】谁去做这些会前的准备工作？部门秘书？会议室管理员？NONO既然会议是我们工作的一种重要形式，我们在座的每一位都会参与到各类会议中，同时，我们也需要组织各类会议。你们认为，会前需要做哪些准备呢？会前筹备—会前准备确定与会人员，统计与会人数；我司现共有会议室及培训室23间，其中总部有9间、体验中心有9间、培训基地有5间，可根据不同需求选择相对应的会议室。确定会议类型，接待还是内部会议，大型会议或者小型会议，以便安排不同规格的会议室；确定会议需要使用设备和用品种类、要求，如白板纸、激光笔、移动投影等；人员设备类型地点会前准备为避免工作时间的冲突，在发出正式会议邀约或通知前，通常要先和与会者本人或其秘书进行电话沟通，确定与会人的空闲时间。例如：“您好！我是***部门的***，我们计划召开关于……的会议，想邀请***参加，会议初步定于…….，大约持续……，请问是否符合您的时间安排？”如何与与会者沟通会议时间？【会议关键要素的确认】必要时需对与会者进行其他提醒，例如：携带相应器材，做好发言准备，相关注意事项等。【发送会议邀约】总部会议室清单楼数号数座位桌型用途设备情况一楼一号18座会议式桌型，董事会桌椅内部会议、接待使用。固定投影二号10座会议式桌型，董事会桌椅内部会议、接待使用。固定投影三号18座会议式桌型，课桌式桌椅内部会议、讨论使用。固定投影二号一号17座会议式桌型，董事会桌型内部会议、大型接待使用。固定投影二号10座会议式桌型，流动式桌椅小型部分会议使用。移动投影三号10座会议式桌型，流动式桌椅小型部门会议使用移动投影四号10座会议式桌型，流动式桌椅小型部分会议使用。移动投影中心会议室66座培训式桌型,流动式桌椅大型接待，公司级大会、培训使用。三楼一号11座会议式桌型，董事会座椅CEO专用，可供借用。固定投影二号10座会议式桌型，培训式桌椅内部会议、讨论使用。固定投影体验中心、培训基地会议室清单楼数号数座位桌型用途设备情况三楼A20座会议式桌型，培训式桌椅内部会议、讨论使用有投影仪B27座会议式桌型，培训式桌椅内部会议、讨论使用有投影仪C30座会议式桌型，培训式桌椅市场部开会使用有投影仪四楼A20座会议式桌型，培训式桌椅内部会议、讨论使用有投影仪B25座会议式桌型，培训式桌椅内部会议、讨论使用有投影仪五楼A10座会议式桌型，培训式桌椅CEO开会使用有投影仪B22座培训式桌型，培训式桌椅CEO开会使用有投影仪B12座会议式桌型，培训式桌椅内部培训、开会使用有投影仪六楼A16座会议式桌型，培训式桌椅内部培训、开会使用有投影仪B30座培训式桌型，培训式桌椅内部培训、开会使用有投影仪另：在颜莊A栋二楼设有培训室4间，三楼设有培训室4间会议组织者会议室预订者会议室管理者5.反馈协调结果9.使用预定会议室1.提出会议室申请2.查看《会议室预定表》3、会议室是否冲突7.填写《会议室预定表》开始Y结束8.反馈会议室预定信息会议室预定表会议室预定表4.协调会议室6.更改会议时间YN注:如会议临时取消，请提前半小时告知会议室管理员。会议需求者需提前一天预定会议室，未经申请，不得擅自使用会议室存放路径：M:\0共享文件\会议室管理\会议室预定表会议室预定流程会议发生冲突时,该怎么解决？有哪些原则？会议室使用原则类型定义小会指人数少、会议重要性低、时间不紧急的会议。大会指人数多，重要性高，时间紧急的会议。部门会议指部门内部的会议。公司会议指公司重大决策的会议，跨部门的会议，对外接待性会议。一般会议指重要性低，时间相对不紧急的会议。紧急会议重要性高，时间紧的会议，对外接待规格高的会议。注意：内部会议服从外部会议、小会服从大会、部门会议服从公司会议、一般会议服从紧急会议。窗帘一般情况下，首先关闭靠近投影屏幕的窗帘。灯光一般情况下，靠近投影屏幕的灯要关闭影响会议室光线的因素其他影响会议现场环境的因素投影仪确保投影图像稳定、清晰、居中、大小适宜。窗户根据会议室噪声、温度、通风等情况决定窗户开关。桌椅1.检查桌椅数量是否够用；2.根据会议需求摆放桌椅，如小组讨论、讲课式等。还有哪些因素会影响会议现场的环境？【会议室的准备】你会开空调吗?是不是打开空调就可以了？空调的作用原理是什么？温度下降需要时间提前开启会议室空调压缩机冷凝器节流阀蒸发器会议设备准备－空调•人体感觉最舒适的温度是多少度？24℃～28℃•调节空调时，除了温度还要考虑哪些因素？风速：先调至最大，待温度下降后调至最小风向：一定不能直吹人体•在会议进行中需不需要调节温度？需要，因为会议室不是密闭的空间，与会人数也可能发生变化，会议进行时与会人的活动也会影响人们对会议室温度的要求，所以要根据会议现场的情况来选择是否需要在会议进行中调节温度。•还有哪些因素会影响会议室的温度？1.会议室中的电器设备在使用过程中释放出的热量2.室外天气的变化……会议设备准备－空调会议设备准备－空调请将温度控制在23度-26度风速可调至最小，两格风口请勿对着人雪花图案为制冷标志，打开空调时，请按“模式”键，将空调调为制冷模式会议设备准备－投影开关键打开—按一下关上—按两下会议设备准备－投影投影插孔注意：头大方向上头小方向下会议设备准备－投影电脑切换投影方法：1、同时按Fn、F3键或同时按Fn;2、如果切换不过来，可直接用鼠标操作单击右键→图形选项→输出至→监视器3、切换时，为保证画质质量，电脑分辨率应调为1024*768;•开关按钮上会标注槽灯、筒灯、中间日光灯开关在这里！灯光的控制会议设备准备－灯光会议设备准备－灯光开会时，只需开筒灯即可。槽灯作用不大，一般不必打开会议设备准备－激光笔连接电脑USB插口多运用于PPT，可上下翻页目录会议室管理1电话会议2接待3投影仪突发状况的简单处理4会议申请会议回复仪器使用后续动作电话会议模块电话会议，通俗地说就是利用电话机作为工具，利用电话线作为载体来开会的新型会议模式。它没有时间、地域限制。打破了通话只能局限于2方的界限，可以满足3方以上（根据不同提供商的产品，最高可实现4000方同时通话）它具有信息更加真实，范围更加广泛等特点。什么叫电话会议呢？电话会议申请XX电话会议需求：会议主题：ＸＸＸＸ时间：X月X日X时X分－Ｘ时Ｘ分方数：X人方数：需要接入的线路数，而不是指与会人数例：会议主题：行政部电话会议时间：10月10日9:00-10:30方数：10将以上信息填好后，以邮件形式发给会议室管理员进行电话会议申请。电话会议设备—八爪鱼中转器连接口电话线连接口（孔比较小）八爪鱼连（孔比较大）扩音功能电话似的按键目录会议室管理1电话会议2接待3投影仪突发状况的简单处理4座次的摆放物品的摆放注意事项接待模块我司的接待，一律跟随国际惯例，主人对门而坐，客人背门而坐。座次按重要程度依次从中间往两边散开。（图中数字号码代表重要程度）注：但由于二楼一号情况特殊，改为主人背门而坐，客人对门而坐。A为主方B为客方接待座次安排A8A6A4A5A3A1A2A7B7B5B3B1B2B4B6B8接待注意事项1、确定客人的基本情况：人数，名单及职务，谁是负责人，负责人有几个，是否有特殊要求。2、预定会议室：如有接待，请提前一天对会议室进行预订，预定时，预留一个小时左右的准备时间，注意会议室的容量，不能太大，更不能太小。3、如有文件、音频需要用投影展示，最好提前拷入电脑，放置容易发现的位置，并再次检查文件格式是否正确。如临时需要用U盘，需保证U盘可用，无病毒。4、我公司所有会议室除中心会议室外，均无音频线，如需播放音频，请提前通知会议室管理员准备。投影仪突发状况的简单处理设备名称常见故障要因分析处理程序投影仪1、图像无法显示数据线未连接好检查数据线时候正确连接未进行电脑切换按电脑投影切换键输出方式不对1.如果无法输出，遥控器选择输出方式“INPUTI…3”按键2.电脑图象输出，按投影仪遥控器（RGB或COMPUTER键）电脑属性不匹配检查电脑的属性：点击鼠标右键选择：“属性”，进入设置栏“像素调整”，选择1024*768像素数据线损坏更换投影仪数据线，可到IT处领取2、投影图象梯形投影图象失真梯形矫正：按遥控器，“KEYSTONE”键进入界面，进行上下左右调整投影仪固定位置松动可找IT帮忙投影中断数据线松动或损坏1、检查并重新连接数据线2、更换投影数据线使用时间过长投影仪温度过高自动保护关闭投影仪，进行10分钟散热后，再开启投影仪防尘罩灰尘积垢太多清理投影仪防尘罩