会议文件的准备

第三节会议文件的准备广西工商职业技术学院二〇一一年九月会议文件准备的相关材料文件准备1、开幕词2、工作报告3、发言稿4、其他会议文书包括会议通知、会议议程表、日程表、会议须知、与会人员名单、工作人员名单、作息时间表、车辆调度表等等。会议文件主要包括工作报告、领导讲话、经验材料、汇报提纲、通知和会议须知等。会议须知的内容比较多、比较具体，主要包括：日程安排、会议编组、作息时间、住宿房间、就餐桌位、会务组房间及电话号码、文化生活安排、注意事项。负责起草文件要特别注意四点：一是吃透上级精神、领会领导意图；二是紧扣会议主题；三是了解掌握单位的情况；四是早动手、早呈送。一、制发会议通知（一）会议通知的概念会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。制发会议通知是会前准备的重要环节。实践一南宁市级文明社区——新阳街道永和社区几年来在街道党委、办事处指导下，始终坚持以人为本，以群众的需求为工作出发点，举办了各类丰富多彩的活动和开展了各种为民服务的工作。2011年4月中旬社区拟召开“关于加强居民消防观念的工作会议”，我们和社区的工作人员一起考虑一下，召开此次会议需要做好哪些文种的准备？图片提供：新阳街道永和社区步骤二学生就情境展开讨论提示：交往对象文种相关知识步骤三教师提示有这么几种文种我们是应准备的：会议通知、会议议程和日程安排、会议讲话稿、会议记录、会议纪要、会议简报。首先我们来看本次项目的能力目标和知识目标。任务一会议通知撰写步骤二展示教师“工具箱”内容，教师点评。教师工具箱(一)通知的概念和种类1.通知的概念通知是“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”的公文.“通知”一般为下行文或平行文。2.通知的种类其种类有：指示性通知、任免人员的通知、颁布、转发性通知、会议通知。教师工具箱1、会议通知的写作会议通知一般包括“八要素”：即会议名称、主要内容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。要求写明召开会议的名称、目的、议题、时间、会址、对参加会议人员的要求(如准备发言、文件、论文、生活用品等)、注意事项以及筹办会议单位名称、联系人、联系地址、电话号码、会议食宿安排、去会址路线、接洽标志等。有的通知后面还要附上入场凭证或请柬等。总之，要写得清楚、具体，对必须写明的项目无一错漏，以保证会议按预定要求准时召开。会议通知的格式如下：1、标题1、标题。有完全式和省略式两种。①完全式包括发文机关、事由、文种。②省略式，例如《关于××的通知》。通知内容简单的，只写“通知”两字，这也是省略式的一种。2、被发布人称谓，如：单位、部门或个人3、召开会议的目的，主要内容，或发言人、领导介绍4、会议组织状况，如食宿安排，会议日程等5、落款，日期可根据举行的会议类型不同，对上述内容进行调整会议通知的格式如下：1、标题2、被发布人称谓，如：单位、部门或个人3、召开会议的目的，主要内容，或发言人、领导介绍4、会议组织状况，如食宿安排，会议日程等5、落款，日期可根据举行的会议类型不同，对上述内容进行调整会议通知方式通知开会会议通知可以采用三种方法，即口头通知、电话通知和书面通知（如图）。如图：会议通知的三种方式口头通知电话通知书面通知适用于小型例会，三五个人的碰头会一般是与会者比较分散，尤其是不同单位部门的不定期会，常是以电话通知的形式通告便条式或卡片式的会议通知卡张贴式即黑板启事栏的会议通知秘书在通知开会时是口头和书面并用。即使采用口头通知，秘书也必须一一面告，不宜请人转捎口信。这是秘书会务工作的第三个原则××厂关于召开技术开发工作会议的通知所属各单位：为了总结交流经验，研究分析存在的问题，进一步贯彻落实省、市技术开发工作会议精神，做好今年技术开发工作，经研究决定召开技术开发工作会议。现将有关事项通知如下：一、会议内容：……二、参加人员：……三、会议时间、地点：……四、要求：……××厂×年×月×日教师工具箱(正反例文比较)比较一下这两篇会议通知，在格式和内容上的区别？×大学关于召开招生工作会议的通知×校办发〔2000〕20号所属各单位：为了把今年我校的招生工作搞得更好，为了进一步贯彻和执行中央、省招生工作会议精神，经研究决定召开招生工作会议，现将有关事项通知如下：一、会议内容：介绍和分析近年来我校的招生情况；着重讨论和分析今年的招生情况和招生工作安排等事宜。二、参加人员：各系部主管学生工作的副主任以及校学生工作办公室的全体人员。三、会议时间和地点：定于6月18日上午8时，在学校三楼会议室准时召开，议程一天。××大学学生工作办公室二○○八年六月十七日教师工具箱(正反例文比较)比较一下这两篇会议通知，在格式和内容上的区别？通知各位居民：根椐西乡塘区选《2008》3号文件精神，区第二届人民代表大会代表选举日为2009年1月14-16日，为了确保选举工作的顺利进行，请18周岁以上（1991年1月16日24时前出生）户籍在本社区的居民，即日起至12月25日到社区居委会参加选民登记。居委会地址：永和小区12幢2楼联系电话：3105121永和社区居委会2008-12-151、标题。有完全式和省略式两种。①完全式包括发文机关、事由、文种。②省略式，例如《关于××××××的通知》。通知内容简单的，只写“通知”两字，这也是省略式的一种。会议通知兹定于2008年11月22日（星期四）上午9：30，在公司三楼307会议室，召开公司成立10周年庆祝活动筹备工作第二次会议，研究落实庆祝活动的各项具体事宜。请各部门一名主要负责人准时出席会议，并就本部门负责落实的有关工作做好汇报准备。XX公司10周年庆祝活动领导小组2008年11月21日会议通知的形式常见的会议通知有以下五种形式:一是文件式会议通知二是备忘录式会议通知三是请柬式会议通知四是海报式会议通知五是公告式会议通知例文会议通知XX：兹定于X月X日上午8：30：-9：00在公司三楼会议室召开各部门经理每周工作例会，请准时出席。XX公司办公室XXXX年X月X日备忘录式会议通知第八届校园文化艺术节文学鉴赏座谈会海报在学院第八届校园文化艺术节来临之际，文学社特邀嘉宾XXX大学的XXX教授和xXX大学的XX教授前来我校，与我校的文学爱好者进行座谈交流。本次座谈会主题：XXXXX座谈时间：XXXXXX座谈地点：XXXXXX座谈会主办：学院文学社欢迎本社成员及校内广大的文学爱好者踊跃参加座谈交流!海报式会议通知例：关于召开全省民政工作会议的通知各市人民政府、行政公署，省直各单位：为了贯彻全国民政工作会议精神，省政府决定召开全省工作会议。会议的主要议题是：传达学习全国民政会议的主要文件和领导讲话，讨论研究贯彻的意见和措施，请你们提前做好准备。参加会议人员：各市人民政府、行政公署分管民政工作的领导同志和各市、行署的民政局长，省直各单位的负责同志。会议拟开五天，地点××宾馆，于八月十五日前来报到。××省人民政府办公厅××××年×月×日分析：这个通知至少有三个毛病一是内容不够明确。会议的名称、议题都清楚，但不够具体明白，不知道研究的具体问题，也不知道与会人员需作什么准备。二是参加会议人员不够具体明确。省直单位包括的范围很广，包括党、政、工、群、公、检、法等，哪些单位参加不够清楚。还有，省直单位负责同志有几个，只来一个或都来，也没有写清楚。三是报到时间不明确。“八月十五日前来报到”，是指八月十五日之前还是八月十五这一天报到?会议通知的发送本单位小型会议，可采用口头、电话和书面签知等方式通知。外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知。邀请性会议可寄送请柬或邀请信。一般提前7天以上发出，并随函附上回执，以便准确统计与会人数，做好相应准备。会议通知的送达可采用邮寄、传真、专人送达、电子邮件等方式。对重要的邀请对象，在书面通知或请柬发送之后，还应及时通过电话进行征询和确定。实践训练如果你所在的班级近期要组织一次专题班会，请你做以下工作：1、议定主题班会名称2、议定本次班会的主要议程3、推荐一至两名主持人，并说明推荐理由。4、推荐班会特邀的嘉宾名单，并写邀请函。5、拟写一个班会通知，注意格式要规范。二、准备会议材料二、准备会议材料（一）准备会议资料的作用通常，会议资料可以提前准备好，然后在会前摆放在每个与会者的座位上，与会者依次就座后即可读取材料；也可以包装成袋，在会场人口处由工作人员统一逐个发放到每位与会者手中。这些做法，都可以避免资料漏领或重复领取的现象发生，有利于节约会议经费支出，也便于会议管理。（二）会前需准备的会议材料种类(1)会议的指导文件。(2)会议的主题文件(3)会议程序文件(4)会议参考文件(5)会议管理文件(6)与会人员名单（三）准备会议物品和设施包括常用文具印刷设备会场基本设施会场装饰用品视听器材通信设施交通工具生活卫生用品专门用品等。四、准备领导发言稿开幕词（一）概念开幕词是党政机关、社会团体、企事业单位的领导人，在会议开幕时所作的讲话，旨在阐明会议的指导思想、宗旨、重要意义，向与会者提出开好会议的中心任务和要求。开幕词是在重要会议或重大活动开始时，为会议主持人或主要领导人讲话所用的文稿。（二）意义：不论召开什么重要会议，或开展什么重要活动，按照惯例，一般都要由主持人或主要领导人致开幕词，这是一个必不可少的程序，标志着会议或活动的正式开始。开幕词通常要阐明会议或活动的性质、宗旨、任务、要求和议程安排等，集中体现了大会或活动的指导思想，起着定调的作用，对引导会议或活动朝着既定的正确方向顺利进行，保证会议或活动的圆满成功，有着重要的意义。（三）格式内容篇幅要求简短，内容切忌重复、啰嗦;语言要求口语化、富有感情色彩，又要求生动活泼;语气要热请、友好。（四）写作要点开幕词是在一些大型会议开始时由会议主持人或主要领导人所作的开宗明义的讲话。开幕词的特点1、宣告性2、提示性3、指导性4、简短性（五）写作要求①简明性。开幕词要简洁明了、短小精悍，最忌长篇累牍，言不及义，多使用祈使句，表示祝贺和希望；②口语化。它的语言应该通俗、明快、上口。开幕词的写作方法通常由标题、称谓及正文三部分组成。1、标题通常有三种写法：一是用会议名称作标题；二是前边再加上领导人姓名；三是用提示内容中心或主旨的标题，在后面通常加上副标题。2、称谓一般写在标题下行顶格，称呼通常用“同志们”、“朋友们”、“各位代表”等。3、正文一般包括开头、主体和结尾。开头写宣布开幕之类的话。主体部分一般包括以下内容：会议的筹备和出席会议人员情况；会议召开的背景和意义；会议的性质、目的及主要任务；会议的主要议程及要求；会议的奋斗目标及深远影响等等。但写作中一定要把握会议的性质，郑重阐述会议的特点、意义、要求和希望，对于会议本身的情况如议程等，要概括说明，点到为止；行文则要明快、流畅，评议要坚定有力，充满热情，富于鼓舞力量。最后是结尾，一般都是“祝大会圆满成功”之类的话语。开幕词各位代表：在阳春三月，万象更新之际，×××××第二十二届职工代表大会第二次会议在这里隆重召开了。在此，我代表大会主席团向大会表示热烈的祝贺，并向参加会议的全体代表及全×各条战线广大职工群众致以亲切的问候！这次大会的指导思想是：××××-----------------这次会议的主要议题是：××××-----------------各位代表、同志们：认真协商讨论新一年全×的各项工作，动员广大干部职工群策群力，和衷共济，加快建设小康××的步伐，是我们这次会议神圣的历史责任。希望与会的各位代表不负重托，以高度的政治责任感，充分行使民主权利，积极建言献策。相信在×党委的正确领导下，经过我们全体代表的共同努力，会议确定的目标一定能够实现，也一定能够把这次会议开成一个民主团结、求真务实、开拓奋进的大会。预祝大会圆满成功！闭幕词的写作(1)什么是闭幕词闭幕词，是会议的主要领导人代表会议举办单位，在会议闭幕时