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无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台Part7RunningMeetings无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台第七章会议沟通群体沟通的优缺点组织和参加会议会议沟通模式明确会议目的确定与会者构成明确与会者角色职责会议的组织准备工作会议议程会议记录无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台第一节群体沟通的优缺点讨论1某服装公司决定加快工艺流程改造，并进行工艺重组。但以前在进行工艺重组时，工人的反应非常强烈，对工艺的改动持敌对态度。为了实施计划的改革，公司管理层采用了三种不同的策略：策略一，与第一组工人采取沟通的方式，向他们解释将要实行的新标准、工艺改革的目的及这么做的必要性和必然性，然后，给他们一个反馈的期限；策略二，告诉第二组工人有关现在工艺流程中存在的问题，然后进行讨论，得出解决的办法，最后派出代表来制定新的标准和流程；无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台第一节群体沟通的优缺点策略三，对第三组工人，要求每个人都讨论并参与建立、实施新标准和新流程，每个成员全部参与，如同一个团队一样。结果令人惊奇。虽然第一组工人的任务最为简单，但结果他们的生产率没有任何提高，而且对管理层的敌意越来越大，在40天内有17％的工人离职；第二组工人在14天里恢复到原来的生产水平，并在以后有一定程度的提高，对公司的忠诚度也很高，没有人离职；第三组工人在第二天就达到原来的生产水平，并在一个月里提高了17％。对公司的忠诚度也很高，没有工人离职。启示？无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台讨论2你在什么场合下要采取群体决策的方式，如果不采取群体决策的方式，而由自己做个人决策是否可行？根据你自己的工作体会，请谈谈群体沟通的优缺点。无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台群体沟通的优点和缺点NickyStanton:优点：——产生更多的承诺——产生更好的决策缺点：——时间和效率——群体压力：从众心理——专家和领导压力——推卸责任：说而不做无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台格罗夫：会议是管理工作得以贯彻实施的中介手段无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台第二节组织和参加会议会议沟通模式明确会议目的确定与会者构成明确与会者角色职责会议的组织准备工作会议议程会议记录无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台TypeofmeetingNegotiatingInformingSolvingproblemsMakingdecisionsCollectingandexchangingideas无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台一、会议沟通模式谁发言?历时多久?他(她)对谁讲话?与谁交谈?其后会有谁发言?有几人?图7.1会议交际沟通模式实例二、明确会议目的PurposesandObjectives1.Doyouneedameeting?Istheresomebetter/cheaperwayofachievingyourobjectives?2.Whatisthepurposeofthemeeting?Givinginstructions?Bargainingoverissues?Givingadvice/counseling?Makingdecisions?Solvingproblemsusingother’sknowledgeandskills?3.Whatareyouroverallobjectives?Whatdoyouwanttoachieve?Whatarethebest/worstresults?Doyouhaveafallbackposition/contingencyplans?无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台二、明确会议目的◆信息共享◆动员激励◆信息传播◆问题解决和决策制定无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台三、确定与会者构成同质性和相异性的平衡竞争性和合作性的平衡任务导向和过程导向的平衡表7.1参考会议规模会议目的参考与会人数决策制定和关键问题解决问题识别或头脑风暴研讨会和培训班信息研讨会正式报告会5101530不限无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台四、明确与会者角色职责[自我检测]根据你所了解的群体沟通性质，你认为作为会议主席有哪些责任?在会议中，你若作为与会者，又有哪些责任?你怎样能够受益于会议和其他小组成员的讨论?1.会议主席角色情形一：某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司总经理担任会议的主席。在会议进行过程中，公司负责市场工作的副总经理提出，公司明年的市场营销重点应从“以巩固国内市场为主”转向“以开拓国际市场为主”。他希望他的设想能在这次会议上得到大家的支持和通过。但在会议进行过程中，负责市场营销的部门经理、副经理对这个设想提出了反对意见，他们认为国内的市场潜力还很大，而企业的资金实力不够，如让其全面开花，还不如采用“各个击破”的方略，先在国内市场取得绝对优势地位。结果双方争论得不可开交。如果你是会议主席，面临与会代表这种相争不下的局面，你准备如何解决?如果最终需要你就这次分析会议作总结，你又如何对“市场营销的重点”问题作总结?无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台会议主席角色情形二：某高校科学馆会议厅内正在召开“中国二十一世纪的管理教学发展趋向”的研讨会。会议进行期间，就MBA教育的发展方向问题，不同的与会者提出了不同的看法，有的认为MBA教学应该以“案例教学”为主；有的则认为应以理论修养的培养为主；也有的主张像美国哈佛商学院那样采用大量的案例教学，甚至可以取消传统的教师讲解的形式；……这些不同观点在讨论过程中，争论得比较激烈，眼看讨论时间将近尾声，但与会代表为了充分表达自己的主张，很难“刹车”。如果现在你是这次研讨会的主席，面对这种不同主张分立的局面，你如何应付这种局面?你又如何就研讨的问题作总结?无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台会议主席的职责会议控制·决定讨论主题；·明确讨论范围；·确保人们围绕主题依次发言；·尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论；·确保其他成员了解会议进展情况。会议引导·识别主题/问题；·交换和开发建议；·评价不同方案；·选择行动计划（5W1H）。无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台会议主席的职责促进讨论讨论，提问处理不同意见·对争论双方或各方的观点加以澄清；·分析造成分歧的因素；·研究争论双方或各方的观点，了解协调的可能性；·将争论的问题作为会议的主题之一，展开全面的讨论，以便把会议引向深入；·若分歧难以弥合，那就暂时放下，按会议议程进入下一项。作出决定无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台常用的介绍方法：◆自我介绍◆互相介绍◆主席介绍◆名片介绍会议中可应用的技巧：◆造成“我群感”；◆对所有与会者参加会议的目的进行深入、细致的研究，并对不同的目的加以分组和归类；◆处理好会议的显在目标与潜在目标的关系，并在会议中尽快实现近期目标和较易达到的目标；◆利用与会者的经验、专长；◆对与会者的错误采取宽容态度。得分为27分或27以下，您的会议主持得很好得分在36以上，可能预示您在主席角色方面存在某些问题表7.2主席自我评估问题单准备1．目的我知道这次会议要实现的目的。2．会议议程：我至少在会前两天发出会议议程。3．与会者：我选定或影响对与会者的选择。4．会议地点和布置：我检查会议室及其布置情况。1234567我不知为什么举行会议。我在会上发放会议议程。我让与会者的各部门代表决定。开会时我才去看看。主持会议1．总结：讨论中我概括总结相关要点。2．打断我不打断会议进程。3．提问：我提清楚的问题。我问公开的问题。4．感受：我感到轻松且精力集中。1234567我让他们自己做出总结。我经常打断会议进程。我问无关的问题。我提保密的问题。我感到紧张难以放松。无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台2.与会者的角色决定是否需要出席会议准备准时与会就某些疑点或模糊问题征询清晰解释给出信息时，力求精确切题倾听支持他人确保公平参与反对要有根据以能提高团队绩效的方式行事表7.3会议参与自我评估问题单准备1．目的：我清楚我开会要实现什么。2．文书工作：我在会前已看了议程和附件。3．与会者我与其他与会者交流了对主要议程看法。4．事先告知：我已告诉主席我支持议程上某个议题。1234567我不知道为什么要举行会议。我开会时才看。我在会上了解他们的看法。我在开会时告诉主席。表7.3会议参与自我评估问题单得分为30或30以下，您的参与状态良好得分在40以上，可能预示您对于会议及您在其中的角色有某些问题进程1．发育我讲话清楚简洁、相关联。2．打断我不打断会议。3．提问我提清楚的问题。我问公开问题。4．创造性和革新：我提出解决问题的新方法。5．感受我感到轻松且精力集中。1234567我随意漫谈进行无谓评论。我经常打断。我问无关的问题。我问保密的问题。我只关心自己的事。我感到厌烦紧张，难以放松。无忧资源：中国最大最全的资源下载网教育新天地：中国最大的学习培训咨询平台五、会议的组织准备工作CHECKLIST:Preparation1.Makeactionplans:Whatareyoursub-objectives?Dotheymoveyouforwardtoachievingyouroverallobjectives?Whatattitudeshouldyouadoptinthemeeting?Howshouldyouapproachit?2.Preparethe