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沿海集团作业指导书板块名称会议效率不高的原因及预防性管理编号编制/修改部门审核版本页码第1页共2页所属流程会议效率不高的原因及预防性管理1、目的分析会议效率不高的常见原因，以及提供预防性的管理措施来保证会议效率。2、范围集团发展管理部、总部各职能部、各地区公司3、职责集团发展管理部负责制定本指导书，各职能部和地区公司遵照执行。4、会议效率不高的原因会议效率不高是很多公司的通病：会议的程序无法保证，会议进展毫无章法，会议时间被毫无意义的延长，会议即使有决议，质量也很低。而这些，通常都来源于7个原因，而其中的3种，是会议的“致命伤”，需要格外警惕，它们是：主持人的技能、会议的地点、以及会议的准备工作。会议效率不高的原因及具体表现：项次原因具体表现（1）时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。（2）地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。（3）开会对象的选择必须出席会议的人员未到，到会的是一些可有可无的参会者。（4）主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。（5）参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。（6）会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（7）开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。5、预防性管理所谓预防性管理，其实就是防患于未然。对于会议来说，就是在开会之前，针对可能导致会议效率低下的原因，一一做好预防工作。沿海集团作业指导书板块名称会议效率不高的原因及预防性管理编号编制/修改部门审核版本页码第2页共2页所属流程例如，针对上述7个原因，我们的措施是：项次效率不高的原因预防性管理措施（1）时间会议一般应安排在周二至周四上午会使下午两点半之后，避免安排在周一或周五。（2）地点会议地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行。（3）开会对象的选择事先通知必须出席会议的人员，将出席会议的人员分为必须参加者、可以旁听者和可选择参加者几种，保证必须参加者的到会。（4）主持人的技能选择具有亲和力、影响力的人担任会议主持人一职。（5）参会者的技能参会者一定要具有倾听能力。（6）会议的准备工作一定要提前做好具体的准备工作。（7）开会的原因、目的和结果在会议举行之前，将开会的原因、目的和希望达到的结果通知所有的参会者。6、高效会议的8大特征与低效率会议相对的就是高效会议，高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素，具有8大特征。只有在必要时召集开会；会议被仔细筹划过；拟订和分发了会议议程表；会议遵守既定时间；会议程序按部就班；必须参会者全部到会；会议做出了总结和决议；会议记录了所有决定、建议以及各个落实事项的负责人。建议在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召开的会议能够成为真正意义上的高效会议。7、支持文件7.1、作业规则：《集团会议管理制度》