会议策划与组织-3

会议策划与组织项目三会中组织与服务1会议策划与组织课程内容21会议接待2会议现场任务和管理3会议食宿服务4会议后勤保障服务5会议游览和联谊服务会议策划与组织【案例导入】2013年4月25-28日，**大学承办了全国**学会的学术年会。部分参会人员4月24日到达会议指定酒店——**部队招待所，发现没人接待。他们打电话询问，承办方说：“明天才报到，你们怎么今天就来了？”……第二天，其他参会人员陆续到会，结果只有承办方秘书专业的三名学生在前厅进行住宿登记，他们一人收会费，但只能开收据，说等老师来了再换正时发票；一人收住宿费，但酒店当时已没有空房间，要等会务组负责人和酒店协商后解决；一人收餐费，但要早中晚一顿一顿分别计算，如果哪顿不在酒店就餐可以不交费。由于餐费计算繁琐，速度缓慢，而且舟车劳顿的参会人员订不到房间，没有休息和存放行李，所以，争吵声不断，报到处一片混乱。登记完毕，来自全国各地的参会人员由于没有订到房间都只能在大厅里等候。在电话的催促下，会务组主要负责人终于露面。首先他像大家表示歉意，并解释说：“房间本来是按参会人数预定好的，可是该酒店是部队的招待所，某部队首长一行突然到这里出差，我们只能将房间让出。请大家耐心等待，我们再去和酒店商量”。直到晚上21：35，该负责人才通知到由办公室改造的房间休息，到了房间却发现，房间只有床垫，没有铺盖。3会议策划与组织【案例导入-续】第二天上午8：30分，会议开幕式开始，由**办公室的李主任主持。他首先读会议议程，当读到第三也时，“卡壳了”，说到：“这写的是什么？抱歉啦，这是秘书写的，我没提前看，一会他来了，我问问再说。”然后接着宣读后续的项目。开幕式进行了不到半个小时，李主任请大家到楼前合影，说是领导已经在那里等候了，大家一窝蜂下了楼，十分钟拍照完毕，又重新会三楼。4月26日的会议还算顺利，参会人员分别发言并介绍经验。大会宣布，4月27日下午14时，参会人员进行交流，并规定中带你发言人。14点整，参会人员陆续来到会议室，可是左等右等，主办方和承办方的人员都没有到，直到40分钟后，李主任才来告诉大家：“这个会议室有其他用处，我们换一个会议室开会”。于是大家又用了20分钟时间换会议室。会议的最后一项，是主办方领导为优秀论文获奖者颁发证书。李主任分别宣读了获奖者和颁发者名单。于是大家一起走向了主席台，而几十个证书都堆在李主任的手中，结果是颁奖者无用武之地，获奖者在主席台翻找自己的证书。找到之后，纷纷退下台去，离开主席台时嘴里抱怨着“这也叫颁奖？！”4会议策划与组织本次会议的接待工作存在哪些漏洞？如何才能做好会议接待工作？本次会议的会中组织存在哪些问题？如果由你来组织，你打算怎么做？遇到案例中预订好的房间又临时被取消、被迫临时更改会议室等突发状况应怎样妥善处理？如何预防及处理会议期间的突发事件？5思考：会议策划与组织一、制定会议接待方案会议接待方案是指安排参会人员的迎送、食宿、交通、游览、娱乐等接待活动及具体事务的方案。•属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写作为会议总体方案的附件。•保障会议接待工作的有序开展6任务一会议接待会议策划与组织会议接待方案应包含哪些内容？7会议接待方案接待对象接待方针接待规格接待内容和程序接待日程接待部门（人员）职责接待费用会议策划与组织会议接待制定会议接待方案接待对象1上级领导政府官员特邀嘉宾媒体记者代表团联合组团个人会议策划与组织会议接待制定会议接待方案接待方针21234热情诚恳细致周到照章办事讲究礼仪会议策划与组织会议接待接待规格3接待规格陪同人员职位接待人员职位适用范围高规格接待高低对来访者重视和友好对等接待相当相当最常用接待低规格接待低高基层单位会议策划与组织接待内容和程序4•接待内容包括：接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、探望、翻译服务、参观游览、联欢娱乐、预订票务、返程送别等。会议接待程序表会议策划与组织12工作顺序内容责任部门第一步：准备工作了解客人基本情况（姓名、性别、单位、职务/职称、民族、所乘车次或航班、到达时间、联系电话等）接待组拟订接待方案（包括确定接待规格与标准、拟定用车、食宿、接待人员等）、会务管理组报审方案（经会务组审核后，报与会议主办方最高主管领导审批后，落实接待方案）会务管理组下单（与后勤组落实用车、就餐、住宿等事宜；与宣传组落实欢迎词或电子屏幕的欢迎字幕，制作及摆放路牌、路标，照相录像以及联系新闻媒体等事宜；与文秘组落实欢迎词、祝酒词等接待文稿的撰写等）会务管理组后勤组宣传组文秘组预告（预告参与接待的领导及有关人员，做好开会或陪同就餐等准备）会务管理组根据事先与参会人员沟通的情况，为有需要的参会人员预订返程机票或车票后勤组第二步：接待参会人员接机或接站（制作好接站牌，到机场或火车站迎接参会人员，并将接机或接站动态及时告知有关领导）接待组报到并注册（将参会人员接到会议指定地点，引导参会人员报到并注册）接待组报到组财务组安排食宿（包括会议期间的日常餐饮与宴会）后勤组会议接待程序表会议策划与组织13工作顺序内容责任部门第三步：参会人员返程赠送参会人员纪念品（有必要时，提供具有会议主办方地域特色或本单位特色的纪念品，以起到宣传推广作用）宣传组送客人到机场或车站（将客人具体的离会时间告知有关领导）后勤组接待组第四步：善后工作报账保存客人有关资料保存接待安排有关资料存档备查财务组文秘组会议接待程序表-续会议策划与组织接待部门（人员）职责6接待组接机或接站（制作好接站牌，到机场或火车站迎接参会人员，并将接机或接站动态及时告知有关领导）接待组报到组财务组报到并注册（将参会人员接到会议指定地点，引导参会人员报到并注册）后勤组安排食宿（包括会议期间的日常餐饮与宴会）宣传组赠送参会人员纪念品（有必要时，提供具有会议主办方地域特色或本单位特色的纪念品，以起到宣传推广作用）后勤组接待组送客人到机场或车站（将客人具体的离会时间告知有关领导）会议策划与组织15住宿费用餐饮费用交通费用接待室费用视听设备租赁费其他杂费接待费用会议费用7会议策划与组织三、参会人员迎接（一）接待前的准备工作•。。。。：了解参会人员的基本情况布置接待环境16会议策划与组织（二）参会人员的迎接17树立、悬挂接待标志4.热情介绍、主动握手对于抵达较晚的与会者的接待会议策划与组织18APEC会议迎接会议策划与组织19习大大会见来华出席APEC的日本首相安倍晋习大大会见来华出席APEC的俄罗斯总统普京会议策划与组织三、会议期间对参会人员的探访探访方式：•拜访层次较高的上级领导•有选择的探访某些行业、部门的参会人员•探访全体参会人员20事先预约，按时到达探访时间不宜过长Tip会议策划与组织四、特殊人员的接待（一）贵宾接待211.安排专人接待2.组织欢迎队伍3.安排献花4.贵宾室的管理与服务5.准备新闻采访6.赠送礼品国产红旗车担纲APEC礼宾接待会议策划与组织22一、前台提前接到有贵宾接待通知时，应向发通知的委任人员问清楚各方面要求如：1.需要配多大的果盘2.是否需要订鲜花3.是否需要制作欢迎牌4.需要住多久等记清楚委任人员交代的其他事项并做好一切记录。二、前台接待组确认接待任务后应第一时间通知总负责人、前台接待组组长、客房接待组组长。三、前台接待组组长接到通知后应安排落实的准备事项有：(1)下单到餐厅制作果盘，餐厅做好后通知前台，前台再通知客房接待组组长。(2)是否要求订花(3)是否要求制作欢迎牌(4)根据上级的指示安排好贵宾房号(5)提前制作好房卡、备好钥匙(6)安排好前台接待组成员的班次(7)安排好后做全面检查贵宾接待流程会议策划与组织23五、(1)在前期准备工作中总负责人负责全面协调及监督，遇到问题立即处理，处理不了的立即向总经办报告。(2)以上准备工作须在贵宾到达前一小时完成(空调开启时间根据当天天气情况提前1至3个小时开启)。(3)在贵宾到达前，总负责人须对接待准备工作进行全面复查，发现问题立即解决。(4)重要贵宾，总负责人需带客房接待组所有成员在门口进行迎接并把贵宾带到房间。贵宾接待流程四、客房接待组组长接到通知后应安排落实的准备事项有：(1)大堂或别墅客厅安排PA做晶面处理(在时间能允许的情况下)(2)安排人员进行吸尘、擦洗、抹尘等卫生清洁工作(3)安排人配水果、开水壶配开水等(4)安排好客房接待组成员的班次(5)对所要设施设备加以调试和检查(6)全面进行检查，检查项目有：6—1：冰箱内配备的饮料和食品是否有过期、包装是否完好6---2：电视频道是否是准确、6---3：房间物品摆放是否齐全、位置是否正确6----4：电话号码及线路是否正确6----5：空调制冷或制热效果是否正常6----6：整个房间的卫生情况会议策划与组织24贵宾接待流程六、(1)贵宾抵达时，客房接待组副组长应带客房组成员一起在门口迎接贵宾并将客人带进房间。(2)带客进房后应向贵宾简单得介绍房间布局，如：卧室、书房、洗手间等，并询问客人对于房间温度是否合适，如不合适立即进行调试。(3)客人进房3分钟内，根据客人人数送上欢迎茶。(4)服务人员应热情礼貌、准确无误答复贵宾提出的问题，无差错地做好贵宾在酒店期间的各项工作。(5)贵宾外出时均需打扫房间，客房接待组副组长应检查到位(6)服务人员清理房间卫生如发现房间水果、饮料、食品少了应及时下单到前台并进行补充。(7)在服务过程中客房接待组成员遇到解决不了的问题第一时间通知组长，组长解决不了的通知总负责人。总负责人处理不了的立即报告总经办。(8)贵宾离店时，服务人员应提醒客人带好随身物品，把客人送出门外并目送其离开。会议策划与组织（二）媒体记者的接待251.接待记者的工作程序2.对媒体记者的采访活动实施管理3.接待记者的注意事项会议策划与组织26会议策划与组织（三）陪同人员的接待271.确定陪同人员的收费标准2.陪同人员的登记3.为陪同人员安排特别活动会议策划与组织彭丽媛邀“太太团”欣赏残疾人事业展览28会议策划与组织29彭丽媛邀apec部分领导人夫人参观颐和园会议策划与组织任务二会议现场服务与管理一、组织会议签到•会议签到的方式30有薄式签到证卡签到会务工作人员代为签到座位表签到电脑签到会议策划与组织31通道式签到机应用范围：1、人大、政协或比较高端的论坛等。2、人流量比较大、需要快速电子签到的客户。会议策划与组织32手持式智能签到机（掌上PDA签到）特点：1、实现移动远距离签到。2、界面友好。3、便携性高。4、兼容性强。会议策划与组织33刷卡签到（立柜式签到）特点：1、制卡成本比较低。2、会议签到速度比较快，一般不会太拥堵。3、现场也比较显得体面，能够显示出会议的档次。4、租赁使用时，设备可以开始摆在会场门口作为会议签到，待会议签到结束后，就可以挪到餐厅门口，作为自助餐的就餐刷卡。会议策划与组织34条形码签到拍照签到二代身份证签到手机二维码签到会议策划与组织（二）签到应注意的事项35认真准备有序组织及时统计汇报耐心服务会议策划与组织二、发放会议文件•会前发放•会中发放•凭票自由领取36三、引导参会人员入座•引导与会人员入座•会中发放印刷座次表•领取注明座次号码会议策划与组织四、安排开幕式37开幕式的形式•致辞•文艺演出开幕式的时间•前一天晚上•第一天上午开幕式的地点•依人数而定开幕式的程序•领导致辞•主办方•联合致辞会议策划与组织五、安排会议发言38注意问题注意高层领导与基层领导的平衡注意国家、地区或部门的平衡注意主题平衡会议策划与组织六、组织分组讨论七、做好会议记录•会议记录是开会时当场把会议的基本情况和会议上的报告，讨论的问题，发言、决议等内容记录下来的书面材料。会议记录是对会议整个情况所做的真实记载，其作用在于正确反映会议情况，作为整理会议文件、汇报会议精神，研究工作等存查备考的一种历史资料。39会议策划与组织（一）会议记录的要求401