会议策划与组织-4

会议策划与组织项目四会议善后工作1会议策划与组织课程内容21会议人员送别2会议文件的收集、整理与归档3会议精神的传达与落实4会议评估与总结会议策划与组织【案例导入】A集团股份公司2013年安全生产工作会议于2013年4月在上海金福门就顶啊第二会议室举行。根据会议安排，代表们26日报导，27日开会，28日离会。与会者共计131人。会务组周秘书负责会议的善后工作。28日晚，他和会务组的同事们一起，收拾了会场，返还了租用酒店的设备，和酒店结清了相关费用。考虑到会务组人员从会务准备到会务服务都很辛苦，和酒店结完账，他就请几位外面的西餐厅吃西餐，以表示对大家的慰劳。回到酒店时已经是晚上9:30分。之后，他通知各位代表到酒店的412房间取回预订的车票、机票。可此时，第二早晨返程的代表在焦急地等待取票；有的代表是第一次来伤害，就去外滩或其他地方玩去了；有的代表则借机去看望亲朋好友。所以，等到午夜12点半，周秘书的车票、机票还没有发放完毕，一直等到代表们第二天早晨找上门来。代表们领了票，有的还在不断得抱怨。第二天下午，送走了代表之后，周秘书匆匆返回北京总部，开始整理会议文件。却发现清退回来的会议文件数目不对，少了两份文件，是哪位经历没将文件交回呢？他回忆不起来了。没办法，他只好给参会人员一一打电话问询。之后，他又整理会议记录，写出会议纪要，经领导审阅后，发到全国各地的各分公司。这次会是否成功？哪些方面还有漏洞？周秘书打算松口气，在进行会议总结，写出会议评估材料。3会议策划与组织周秘书到了哪些？哪些工作没做好？整理会议记录的前提是什么？怎样才能写好会议纪要？会议纪要什么时候适合发给代表们？会议评估包括哪些内容？怎样才能做好会议评估工作？会议善后工作包括哪些内容？4思考：会议策划与组织一、引导与会者安全退场二、离会服务工作三、会场清理与会费结算5任务一参会人员的送别会议策划与组织一、引导与会者安全退场（一）引导与会者退场•引导有序退场•特殊人员的安排退场6会议策划与组织（二）引导车辆驶离•会前做好车辆泊位安排•提前划分好停车区•领导专车先行7会议策划与组织8二、离会服务工作离会服务的工作内容1、及时和与会人员清理结算账目。2、提醒与会代表归还借用的文件、物品；不遗忘自己的物品。3、为与会代表预订并提前发放飞机票、车船票。4、了解自带车辆人员的返程日程、路线及车辆耗油情况。5、安排送行车辆，将外地与会者送至机场、车站或港口。6、请示领导后，为与会人员解决相关问题。7、安排好暂留与会代表的住宿及膳食等工作。会议策划与组织9三、会场清理与会费结算会场清算的内容和程序1、将租用或借用的设备、器材还给租用或借用单位；不能及时还的，应将其归库，并派专人保管。2、撤去会场的临时性布置，包括会标、彩旗、绿植。3、清点会议用品、用具，能再次使用的要归库管理。4、将会场中搬动过的桌椅恢复原样，并将地面、门窗清扫或擦洗没有。5、撤走会场外的会议标志，如通知牌、方向标。6、清理回收会议文件。7、通知配电人员切断会场不再使用的电源；通知服务人员关闭会场。会议策划与组织（二）会费结算•一是会务人员和宾馆酒店结算会议开支费用；•二是会务组和单位财务部门的结算。会议策划与组织任务二会议文件的收集、整理与归档【案例导入】某物业公司准备在年底举行一场新年联欢会，公司综合部已经拟订了联欢会的相关方案，并列出了经费预算表。在公司的例会上，经理让参会的各部门以及各社区物业管理中心的负责人讨论一下联欢会的方案和费用预算。由于参加会议的人员比较多，所以秘书刘军就将文件复印了多份供大家阅读。会上，大家就方案提出了许多修改建议，并且相应地将费用预算也进行了修改。散会后，这些文件没有及时收回，而是被开会的人员带回了各自的部门。公司的许多员工看到这份方案草稿后，还以为联欢会就要按照文件中写明的方式举行，引起了不小的误会。原来在方案草稿中，没有考虑到联欢会当天值班的员工，他们因为工作关系不能到场，既享受不到美食，也无法参与抽奖活动。有员工将这一问题直接反映给了公司领导。面对大家的不满，公司领导不得不反复向大家解释说明最新的方案。11会议策划与组织1.在这个案例中，联欢会方案草稿是否为涉密文件？为什么？如果不是涉密文件，为什么还需要在会后收回？2.如果在会后要收回讨论过的方案草稿，应注意哪些方面？12思考：会议策划与组织一、会议文件的清退会议会见的清退指会议接受后，对一些内部文件、机密文件、重要文件按照“文件清退单”或“文件清退目录”及时清退回收的工作。一般来说，机密文件要在会议结束前收回，不允许与会者带出会场；其他重要文件要在规定的时间内清退。13任务二会议文件的收集、整理与归档会议策划与组织二、会议文件的收集（一）会议文件的收集要求（1）确定好会议文件的收集范围。（2）保密文件要按照会议文件资料清退目录和发文登记薄逐人、逐件、逐项检查核对，以杜绝保密文件清退的死角。（3）收集工作要及时，确保文件资料在与会人员离开之前全部收齐。（4）收集过程注意保密。（5）文件手机要履行严格的登记手续，认真检查文件资料的缺件、缺页等缺损情况，以便及时采取措施进行弥补。14会议策划与组织（二）会议文件的收集范围（1）会前准备并分发的文件，包括指导性文件、审议表决文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件。（2）会议期间产生的文件，包括决议、决定、议案、提案、会议记录、会议简报、参考说明文件、会务管理文件。（3）会后产生的文件，包括会议纪要、传达纲领、会议新闻报道、论文集。15会议策划与组织（三）会议文件的收集渠道（1）向全体与会人员收集文件。（2）向会议领导人、召集人和发言人收集文件。（3）向会议有关工作人员收集文件，如会议记录人、文书的起草人。16会议策划与组织三、会议文件的整理（一）整理会议记录1、文字记录整理（1）会议记录人亲自整理（2）会议整理人要熟悉有关方针政策，具有相应的思想理论水平和较强的理解能力。（3）补正过之或不足之处。（4）修正用词和语法错误。17会议策划与组织三、会议文件的整理（一）整理会议记录2、会议录音整理（1）删除（2）补充（3）更正（4）送审（5）整理录音的技术问题18会议策划与组织（二）印发会议纪要1、会议纪要的概念和类型会议纪要，是记载、传达会议情况和议定事项的总结性公文。它是根据会议中产生的会议记录等会议原始材料提炼综合而成的。19会议纪要和会议记录的区别：•性质不同。会议记录是会议情况的原始记载，它忠实地记录会议的议题、发言与进程，属事务文书；而会议纪要是对会议的综合与概况，它不止具有记载功能，更重要的是反映会议的基本风貌和精神，向有关机关传达会议情况和议定事项，是法定行政公文。•功能不同。会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。会议策划与组织根据国务院《国家行政机关公文处理办法》对会议纪要适用规定，分为两种类型：(1)情况会议纪要。(2)议定事项会议纪要20会议策划与组织21会议纪要由标题、日期、正文三部分组成。（1）标题由会议名称和文种组成。如《全国高校大学语文教学研讨会纪要》。（2）成文日期成文日期通常写在标题之下，位置居中，并用括号括起。也可在文末右下角标明日期。（3）正文•正文可写三部分，也可只写前两部分。①在开头部分应扼要地叙述会议概况。如会议的名称、目的、时间、地点、人员、议程及主要收获等。②主体部分主要写会议研究的问题、讨论中的意见、作出的决定、提出的任务要求等。③结尾的内容通常是提出希望、号召，要求有关单位认真贯彻会议精神。也可以在写完主体部分后即全文结尾。会议策划与组织22会议纪要结构：标题成文日期正文概述式条款式发言式会议概况会议事项会议听取了会议讨论了会议认为会议指出会议决定会议通过了一、****会议讨论了二、****会议认为三、****会议决定会议听取了会议讨论了**同志强调**同志指出**同志强调指出会议同意结尾会议呼吁会议号召会议希望会议号召会议恳切呼吁会议希望会议策划与组织23会议纪要范文全国城市经济体制改革试点工作座谈会纪要（××××年×月×日）××××年×月×日至×日，国家体政委在××省××市召开了全国城市经济体制改革试点工作座谈会。三十一个省、自治区、直辖市体政委（办）的负责同志，五十八个试点城市的负责同志，以及中央、国务院有关部门的负责同志共二百多人参加了会议。会上传达学习了中央领导同志最近的重要讲话，交流了试点城市改革的情况和经验，研究了在新形势要积极推进城市经济体制改革进一步开展的工作。一、统一认识，明确今年改革的方针和主要任务。（略）二、进一步简政政权，政企分开，搞活企业。（略）三、充分发挥社会主义市场经济，理顺经济关系。（略）四、精心指导，保证改革健康发展。（略）与会同志一致表示，当前改革进入攻坚阶段，我们要坚定地贯彻党中央和国务院的布署，精心组织，精心指导，搞好调查研究，把城市经济体制改革引向深入，为建立有中国特色的社会主义市场经济作出新贡献。会议策划与组织3、印发会议纪要的工作程序24印发会议纪要工作程序1、整理、完善会议纪要。2、起草、编写会议纪要。3、确定印发范围4、领导签字5、打印成文、印制分发6、归档保存会议策划与组织（三）发布会议消息、印发会议简报1、发布会议消息大型会议信息的发布（初期、会中、会后）小型会议消息的发布25会议策划与组织会议消息的写法和其他消息一样，多采用“倒金字塔式”。标题一般采用单标题式，直接告诉读者“××会议胜利召开”或“××会议胜利闭幕”或“××单位召开××会议”，有时也采用正副标题形式，正标题表明会议主题，副标题采用“××单位召开××会议”。会议导语部分要报道何时、何地、何人召开什么会议，会议取得了什么成绩（效果）。主体部分紧承导语展开，报道会议主要内容及盛况。主体部分的写作应注意：中心明确，内容具体；结构严谨，详略得当。结尾部分或强调会议取得的成绩，或水到渠成发出号召，或对会议成绩进行评述。总之，要圆满收束全文，而且要精简精炼。26会议策划与组织27会议消息范文会议策划与组织2、印发会议简报大中型会议一般都要编写会议简报会议简报也由报头、报核、报尾三部分组成。28会议策划与组织29秘级编号简报名称第X期编发单位印发日期编者按：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。目录标题XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（正文）发送范围（共印X份）报头正文结尾会议策划与组织四、会议文件汇编会议文件汇编分两种情况：•一种是将传达、贯彻会议精神用的会议正式的主要文件汇编；•一种是将会议所有文件，包括会议作息时间表、分组名单、会议须知、会议的各种文件、各种材料都收集起来，分门别类按时间顺序装订好。30会议策划与组织五、会议文件的整理归档31会议文件的整理归档程序1、确定归档范围。2、整理归档文件。3、按“件”进行装订。4、确定分类方法5、编写文件编号6、编写文件目录8、排除文件页数9、装盒并填写案盒封面、盒脊及备课表项目会议策划与组织32全宗号年度保管期限机构（问题）起止件号室馆盒号1、全宗号：是档案馆给立档单位编制的代号。2、年度：盒内文件的所属年度。3、保管期限：填写“永久”、“30年”或“10年”。档案盒及封面样式、盒脊项目会议策划与组织331、盒内情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。2、整理人：即负责整理归档文件的人员。3、检查人：即负责检查归档文件整理质量的人员。4、日期：归档文件整理完毕的时间。备考表会议策划与组织一、会议精神的传达•（一）传达要求•（二）传达方式•（三）传达注意事项内容与程度范围与层次34任务三会议精神的传达和落实会议策划与组织二、会议精神的落实•（一）对会议决定事项进行催办发文催办电话催办派人催办35会议策划与组织•（二）会议决办