会议管理与组织

2019/9/13《会议管理与组织》大至一个国家，小至一个企业，都在会议里决定其基本走向……花在开会上的时间越来越多……开会的频率越来越高……每天都在开会……会议失败会议目标不清晰分享内容ADBCE会议礼仪会议通则会议准备会务冲突会议主持会议通则第一章会议功能信息分享解决问题培训教育会议的时间管理不要迟到不要随意变更会议时间严格按照议程进行，不要超时会议失效的原因？目的不明确责任不明确事后无跟踪会议准备第二章是否一定要开会可以直接决策已经有例会决策者无法出席有更好的方法必须要开会复杂信息传递多人集思广益，参与决策听取汇报分派任务确定会议目标可实现什么而不是要做什么安排谁来参加会议？有贡献有影响有提升确定会议议程书面化会议主题明确议程与主题对应参与人员与主题相关（4-8人）会议时间长度（不超过2小时）指定记录人会议议程示例《标准化作业流程》推行会议议程会议议题：如何使用和推行《标准化作业流程》会议时间：3月21日（下周一）15：00-16：00会议地点：五楼大会议室与会人员：作业组各组组长，运营组、质控组全体同事。主持人：区经理记录员：行政助理1、15：00-15：15《标准化作业流程》介绍，主讲人区经理2、15：15-15：45推行方案和时间表，推行过程中可能遇见的问题，与会者讨论。3、15：45－16：00区经理做会议总结，任务分配，并确定检查方法会议资料：《标准化作业流程》小组活动日前，公司领导提出公司人力资源体系建设较为落后，希望人力资源部能够拿出一份行动方案，加快公司的人力资源体系建设步伐。请根据以上工作任务，安排一次会议，并拟定会议议程。时间：五分钟会议议程示例人力资源体系建设会议议程会议议题：研讨公司人力资源体系建设方案会议时间：3月21日（下周一）14：00-16：00会议地点：三楼大会议室与会人员：人力资源部员工、各单位人力资源机构人事负责人。主持人：人事科科长记录员：人事专员1、14：00-14：15会议背景介绍，目标提出，主讲人：人事科科长2、14：15-15：10讨论公司人力资源体系现存问题及改进方向。3、15：15－15：45各模块讨论提出行动计划4、15：45-16：00人力资源部部长总结讲话，明确任务分配，并提出下次会议期望。确定会议安排时间地点座位午餐前或下班后领导办公室圆桌团团座影院排排座长桌对岸座发布会议通知通知方式通知时间必要的背景资料/事先完成的工作书面用语会务准备No.工作项目责任人核查No.核查责任人核查1选择会议地点11服务员指导工作2会议项目12会间摆放（点心、水果）3会议时间13PPT提示，指引牌提示4活动负责人14娱乐保龄、游泳、台球、乒乓球、OK、网球5活动作业分工明细15会议通知6会场预订（大小、桌椅放置、温度、灯光、音响、麦克、电源、投影位置、背景音乐、桌台花饰）16预算申批、借支票7确认人员（时间、住宿、车辆、特殊要求）17会务通知8用餐（时间、地点、人数、标准、菜单、特殊要求）18购买用品、水果9车辆安排（时间表、用车人、接机、机动用车）19房间安排10借还设备--20接听电话、安排事情投影机（1）21文件发送、传递信息投影幕（1）22会场应急无线麦（1）23会后结帐电子白板（1）24设备整理激光笔（1）25费用报销白板笔（1）、白板擦（1）26会务记录笔记本（1）打印机（1）照相机（1）、摄像机（1）插线板（1）剪刀（1）、订书机（1）会议主持第三章会议常见角色十八大会议常见角色主持人参与者决策者主持人的职责营造和谐气氛严格按照议程进行正确总结讨论内容引导发言者解释令人困惑的发言尊重少数人的意见，避免会中意见一面倒的情况减少与议题无关的争辩与讨论保持中立态度强调会议纪律主持人“三要”思路清晰敏锐善于言辞表达幽默感主持人“四不”不要独占发言不做火爆辣椒不要加入冲突不要放弃控制主持人“五保持”保持和谐保持包容保持客观保持肯定保持议程会议开场“四部曲”介绍会议背景介绍会议议程介绍与会人员提出会议期望会议开场举例近来公司的营运状况因为受到经济不景气的影响，使得本季的营收目标达成率只有70%。因此今天召开会议主要讨论两大问题，第一就是如何刺激原市场的买气，第二讨论新市场的扩展计划。首先将由业务部周厚坤课长为我们说明目前市场状况，再由各位一起讨论，然后各区市场督导会一一提出配合方案，最后由行销部门整合后提出执行方案。本次会议的进行时间预估为1.5小时，会议过程中请大家将手机置于无声状态，希望今天经由在场各位的相互讨论及创意激荡，能够产生一套完整有效的业绩提升计划，大家加油!小组活动日前，公司领导提出公司人力资源体系建设较为落后，希望人力资源部能够拿出一份行动方案，加快公司的人力资源体系建设步伐。目前，该会议即将召开，请拟定一份会议开场白。时间：五分钟如何达成会议决议权威决策少数服从多数共识决策如何结束会议按时结束重申会议决议确认与会者的任务/目标/期限指定专人跟进会后工作编制会议纪要，并发送与会者跟进执行的过程是否需要系列会议会议冲突常见的会议冲突短话长说独占发言人身攻击时间不足为反对而反对离题争功诿过争议抱怨会议冲突会议冲突的对策人身攻击☆对双方进行安抚☆重申议事规则☆重提主体进行讨论离题☆给予肯定再切断话题☆将离题的议题留置最后再做讨论☆请他做归纳或替他做归纳☆事先请将规则讲清楚☆发言限定时间会议冲突的对策☆暂停该项议题，容后再议☆参与第三者的意见☆进行不记名投票☆同情其不满的情绪☆归纳其不满的原因☆寻求解决的方法争议抱怨会议冲突的对策☆接过话题，请他人发表意见。☆非语言式阻止☆选择重要的议题进行讨论。☆限制发言人数(可事先登记)☆限制发言时间☆征求与会人意见，是否挪到下次会议独占发言时间不足会议冲突的对策☆请他提出更好的对策。☆引导他思考是否有考虑周全☆不断施压☆设置暗桩,带动与会人员的热烈参与,有抛砖引玉的效果。☆主动出击,适时发问,塑造发言机会,且予以正向的肯定与鼓励。不发言为反对而反对会议礼仪第四章会议座次介绍礼仪位卑者尊者年轻年长同事客人职位低职位高男性女性非官方人士官方人士本国同事外籍同事介绍他人：职位+姓名+先生/女士介绍自己：姓名+部门+职务参会礼仪事先了解会议目标有准备地赴会位置选择手机置于无声高效会议的8大特征3.拟定和分发了议程表高效的会议2.好好筹划过6.请了最合适的人出席7.做出了评论和归纳4.遵守时间5.一切按部就班1.只在必要时才召集8.事后有跟进