会议管理培训讲师

会议管理培训讲师会议管理培训讲师：谭小琥12沟通与人际技巧在职场中的重要性专业知识ProfessionalKnowledge人际技巧InterpersonalSkills沟通技巧CommunicationSkills3•Toomanymeetings•Meetingstoolong•Meetingagendascontaintoomuch•Meetingscompetewithothermeetings•Toomanypeopleatmeetings•Neededpeoplenotatmeetings•Meetingspoorlyplanned•Meetingscalledforweakreasons•Poorchairship•Meetingsendwithoutaconclusion•Participantsunprepared4我们的会议成本算算看，你一周内总共：开了几个会？为会议花掉多少时间？因为开会达成几项共识？因为开会完成几个结论？因为开会加了多久的班？因为开会失去多少关键时刻？因为开会Delay多少工作？5靠开会也可以赚钱日产汽车靠着有效的会议革命，省下了六十亿日圆成本，未来三年预计还可省下三百亿日圆所以，有效开会，稳赚不赔！精準計算會議成本：会议成本=人数x时间x薪资单价会议报酬率=会议成本：会议效益6议程规划的提醒重要议题在前有趣议题在后议题描述具体明确议案排列注意逻辑顺序整体会议时间不宜太长7召开会议的提醒不要召开与会者权限以外的会议该来的人才来的情形下开会与会者职务不应相距太远跨部门会议，应力求职位相等者参加问题广泛时，不能只召开一次会议就想解决与会人数不宜太多关键人未参加就不要召开只在两小时内完成会议请准时开会8别人怎么开会？9IBM怎么开会？实例：IBM•网上预约会议室•与会人士先想清楚讨论题纲、要开多久•正式会议•会议时间延长，会出现警示音提醒在全球化的竞争下，一家公司会不会开会，决定了公司的竞争优势效率效率效率10CEO怎么开会？鸿海˙郭台铭：会议条列，会后贯彻执行会议法宝：白报纸+海报架会议要诀：一条一条写下再明确不过，更不会有模糊的争议空间。So-Net˙李岳奇：关键在最后十分钟会议法宝：笔记本电脑会议要诀：会议结束最后十分钟，纪录者将初步纪录大纲让所有与会者过目，并一结束同步发送给与会者。11CEO怎么开会？联强国际总裁˙杜书伍：利用视讯随时参与国内外正在举行的会议中国商银总经理˙蔡友才：不预设立场鼓励发言，会议结束前总结并决议奥美广告前董事长˙庄淑芬：大人吃糖闭嘴，避免扼杀创意智邦科技副总经理˙林子超：圆形会议室，鼓励「没大没小」麦肯锡副董事˙林绍婷每一位员工都有表达不同意见的义务12运筹广告怎么开会？『问一个好问题，胜过想好的答案』~运筹广告副董叶明桂•会议前置：测试简报系统运作•会议开始：报告背景(Briefing)动脑时间(40分钟是脑力激荡的上限)中场休息(整理并挑出几个值得讨论的idea)最后讨论，去芜存菁•会议结束13宝侨家品怎么开会？「议后速决，决后速行」~P&G事前议程规划清楚利用信息系统开跨国会议会议主持人开宗明义说明结论与议程把事情说清楚，Alliance！申请一个项目网络空间，将数据归档开设「会议」档，决议内容、执行人、执行日清清楚楚事后纪录明白，会议记录成为行动方案14日本人怎么开会？15日本大肆展开会议革命•会议目的：节省成本、加快决策速度、更有创意•会议革命：1.废除不必要的会议2.排除不需与会的主管3.强调准时开始、结束4.重视开会结论5.提高会议生产力，强化企业竞争力16开会要有实际效果丰田汽车办公室标题：只开有实际效果的会议准时开始，最好一小时内结束重点在实际行动17日产营收大跃进强调「ValueFirst」+「ValueUp」的跨部门会议不请决策者参加，以免影响讨论方向时间以「分」为单位清楚划分会议有「保密协议」，不分职位高低畅所欲言让员工接受「会议召集人」的专业训练会议召集人保持立场中立，全力协助会议顺利进行「日产亮丽的成绩背后，是成功的会议」~日经商业周刊指出18日本企业开会诀窍WatamtFoodService：速会、速决、速做花王企业：开放空间开会有机动性、信息快速共享、实时决策２１眼镜联锁店：不开会代替开会以电子会议节省会议时间日本甲骨文：双色会议室，两种使命感红色房间通知加级、升官；青色房间作为讨论与训话场所葛利佛国际：透明会议室，效率无障碍透明会议室就是落实公开精神，无形中也提升会议效率19封闭式的问题多少人会受到影响?你同意这个决定吗?我们应该何时开会?现在几点?你会选A计划还是B计划?20开放式的问题•你对…的看法如何?•你可以就…多说一些你的意见吗?•有没有可能…..?如果你…会怎么样?•你已经试过哪些方法了?•你下一步要怎么做?21开放式的问题•有没有其它方法可以完成那件事?•我们可以想出别的选择吗?•有什么办法是我们还没用过的?•如果我们那么做，可以预期会发生什么事?•你有别的选择吗?•是什么妨碍我们?•如果…会如何?•我们有没有想过?22开放式(探索式)的问题优点：搜集有关對方环境的信息封闭式的问题优点：确定对方或客户有明确需求漏斗式的问题优点：深入了解对方意图23漏斗式问题经验告诉我─你在…大问题你觉得工作有什么困难地方？特定的举例你可以告诉我一些例子，有关这件事？个人你觉得…行为你怎么做?结果后来发生了什么…？24ProbingQuestions•Whendidthisproblembegin?•Howdiditbegin?•Whenyoufirstnoticedtheproblem,howdiditlook?•Whatwastheconditionoftheshipmentwhenitarrived?•Howdoyouthinkwecouldbestresolveyourconcern?•Whatwouldyoulikemetodo?•Whydidtheydothat?•Whenyoushuttheprogramdown,tellmewhathappens?•Whodidyoutalkwith?•Whenwastheequipmentfirstinstalled?25有效的问题可行的替代方案是什么?在这个建议中，你看见什么优缺点?你能否更明确的说出你的考虑?你的目标是什么?你会如何说明目前的现况?如果要改进，可以有哪些选择?你想你何时能付诸行动?26激励式问题到目前为止，你对这件案子的感觉怎么样?就目前你所完成的部份，你最满意哪里?如果按照你的意思去完成这件事，你会怎么做?这些目标中，你认为哪些部份很容易完成？哪些最困难?27打击式问题你的进度为什么落后?这个企画案有什麼问题?是谁跟不上进度?你就只知道这些吗?28冲突的过程第一阶段潜在对立第二阶段认知及人格化第三阶段因应行为第四阶段结果前置状况•沟通•组织•个人差异认知冲突感受冲突冲突表面化组织表现稳定组织表现增强组织表现减退冲突处理方式•回避•顺应•妥协•竞争•合作29冲突的处理模式决断性决断不决断合作性不合作合作妥协竞争合作顺应回避回避：是一种消极的方式，既非合作也不决断，不能解决真正的问题顺应：高合作、低决断。常会陷于牺牲自己取悦他人之困境妥协：一种折衷办法，双方互为让步以求解决竞争：明显的不合作，输赢明显合作：高合作且需决断力。重要的冲突，须用这种方式解决，但较耗时耗力30会议记录的提醒指定記錄人員，主席不要兼任確認記錄內容與發言的意思相同重要會議何妨錄音記錄內容：討論重點、贊成與反對、完成時間、工作分派可能的話，只要記錄成一頁的內容即可將內容分類記錄最好在一天內將結果寄送與會成員確認31较少回应控制情绪问说驾驭型Ⅰ分析型Ⅳ亲和型Ⅲ表达型Ⅱ较多回应表达情绪问说较不果断较果断沟通风格32•小心翼翼•动作较慢•说话柔和、小声•比较畏缩•表示意见时会询问、试探•避免正面冲突•请教别人•避免高危险事物•不催促别人•较少eyecontact眼神接触•行动迅速•话多、大声•勇于表示意见•姿态较前倾•较多用命令、指挥语气•不怕冲突•告诉别人该如何做•愿承担风险•施压力要人做决定•注视对方弱强果断力（Assertiveness)33•少手势•行为拘谨•脸上表情认真、严肃•保守、规矩•穿着正式•控制感情•手势多、夸张•行为潇洒•脸上表情丰富•好玩•亲切、随和•穿着轻松、流行弱强•事实导向•任务•谈论正事•自我约束•做事严谨、不因人而异•让感情流露•Feeling导向、重感情•人情（关系）•聊天、开玩笑•随兴行事•与人建立关系达到目标回应力（Responsiveness)34驾驭型•喜欢探底线•务实•谈话简短率直•易施压使他人保持沉默•解决问题干脆利落分析型•规律、逻辑、重细节•遵循规则步骤•讨厌紊乱•对数字及系统化步骤拿手•完美主义亲和型•安静、平和•易倾听、较少说话•诚挚•喜欢与人亲近•保持低姿态•忠诚的团队成员•不喜欢改变表达型•喜欢与人为伍•喜欢谈话•花时间了解他人•态度积极正面•理想主义沟通风格行为特征35只要改革会议，企业就能变革只要开好会议，个人就有竞争力