会议管理技巧-会议管理技巧

名尚咨询科振项目组高效会议管理整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题，因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！课程目录一、会议失败的原因探究二、高效会议管理的要点三、参会者的会议要领四、会议记录与会后追踪会议的目的开展有效的沟通传达资讯监督员工、协调矛盾达成协议与解决问题资源共享开发创意激励士气巩固主管地位高效会议的八大特征只有必要时才召集好好筹划过拟订和分发了议程表遵守时间一切按部就班请了最有经验的和有才能的人出席作出了评论和归纳记录所有决定、建议和负责人如果已经按惯例每周聚会会议成本太大还有比开会更好的方法没什么特别的事情要讨论你是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会让他人参与只能把问题弄糟）无需开会的五个如果如果必须把信息同时传达给很多人有些事情需要当众表扬或批评要让别人参与决策以集思广益听取部门汇报工作给小组委派任务必须开会的五个如果会议失败的原因序号原因具体表现1时间会议排在即将午餐时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会2地点会议地点在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行3开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的人是一些可有可无的参与者4主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参加者牵着鼻子跑，无法达到会议意图5参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何发言，又不知如何进退，致使会议失效6会议准备开会前没有通知与会者相关事宜，即使会议拖沓，责任不清，毫无成效7会议的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然皆不清楚，即使会议毫无意义、宣告失败会议效率不高，通常由以上7种原因造成；在这7种原因中，有3种是原因是致命伤，需要高度警惕；这3种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。会议失败的原因课程目录一、会议失败的原因探究二、高效会议管理的要点三、参会者的会议要领四、会议记录与会后追踪高效会议管理的要点11ModuleundVariations_E会前准备•...•...会议议程会后追踪高效会议的一个“中心”，两个基本点高效会议的预防性管理会议效率不高的原因预防性管理错失时间会议一般安排在周一至周四上午或者下午两点半以后，避免安排的周一或周五地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行开会对象的选择事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参者、可以旁听者或选择参加几类主持人技能选择具有亲和力、影响力的人担任主持人担任参会者技能参会者一定要具有倾听能力会议准备的工作一定要做好具体的准备工作开会的原因、目的和结果在会议举行之前将会议的原因、目的和结果通知所有的参会者固定的会议流程规范开始•欢迎•会议目的•议程•具体时间•安排•规章制度3议程1分享话题和目标交换信息产生生意/做决定/确认行动总结2结束会议•总结•安排下次会议跟踪•备忘录•跟踪计划准备工作的作用选择最恰当的选择方式使参会者能对讨论有清楚的方向可循清楚的告知参会者应有何种行为表现节省时间与减少冲突开会前的准备工作是否要开会准备工作的作用1H5W主持人的准备工作会议准备的5W1H法WhyWhatWhenWhoWhereHow会议本身要遵守的规则（一）1.参会者要将工作安排交给会议主席2.超过1小时的会议要有书面的通知3.所有参会者都要有准备发言的心态4.会议要能准时开始、准时结束5.负责人对决议能否达成负主要责任会议本身要遵守的规则（二）6.在会上要维护别人的尊严7.要有人提出不同的意见8.会后要能拿到书面的记录9.参会者要履行反馈职责10.要请第三方监控会议质量课程目录一、会议失败的原因探究二、高效会议管理的要点三、参会者的会议要领四、会议记录与会后追踪主持人与参会者的守则与责任主持人的守则与责任参会者的守则与责任如何处理会议中的冲突主持人的守则与责任营造和谐气氛按照议程进行正确讨论总结内容引导发言者解释使人困惑的发言帮助参会者理清不假思索的想法尊重别人，避免会中意见一边倒的情况减少与议题无关的争辩和讨论保证中立态度主持人作为矛盾调停者的失败表现听完陈述后，就没词了向双方之一表示赞同阻止对方宣泄，建议双方冷静下来后再谈认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议引导双方攻击你缩小问题的严重性换话题当双方争执时，表达不愉快的情绪参会者的守则和责任会前充分准备会中全情投入，贡献自己的创意与意见以解决问题为己任开放的心态，摒除部门之见尽可能多的获取信息耐心聆听，尊重他人的意见勇于发言，言之有物不隐善扬恶，不人身攻击避免不当的肢体语言会后总结课程目录一、会议失败的原因探究二、高效会议管理的要点三、参会者的会议要领四、会议记录与会后追踪会议记录者的功能仅次于主持人记录及维持议程所设计的顺序协助主持人总结与归纳会议记录的10大建议重要的会议应该进行录音定期召开的会议不用录音多数会议指定记录者记录者的笔记流畅不失真会议记录者的责任更全面会议记录内容全面而准确会议结束后整理会议内容会议记录应有组织的整理与主席共同修正错误部分将会议记录发送给与会者会后跟进作参为者的会后跟进作为主持人的会后跟进自我评定怎样提高下次会议的质量关于习惯参会者会后跟进的内容拿到会议记录以后要细读分析不同参会者的众生相考虑自己任务的完成方法会议是一项新任务的开始主持人的会后跟进1.请大家填写会议评估表2.针对意见做出改进措施3.询问和联络缺席的同事4.制定跟进计划，负责跟进5.如有需要找高层协助6.如计划进行顺利，取消下次会议7.会议之后检讨得失提高下次会议质量只有必要时才开会会前要做准备事先颁发议程准时开会准时结束有意识把握会议的方向注意力集中在政策和行动上会议记录应阐明最后的结论会议成功只有用结果衡量强调实施所有的决定鼓励沉默的人发言，阐明糊涂的观点，删除重复的话题ThankYou