会议管理规定

制度名称：安瑞科能源装备控股有限公司会议管理规定制度编号AK/ZD0401B-2007安瑞科能源装备控股有限公司会议管理规定1总则1.1目的：为了规范会议流程，提高会议效率，控制会议成本，加强协调和督办，形成良性的会议管理机制，特制定本规定。1.2释义：本规定对会议管理权限、会议计划、会议组织、会议协调、会议成本、会议保密、会议形式创新等相关内容进行了规范。1.3原则：1.3.1绩效导向：会议必须有明确的绩效目标，否则不开或少开。1.3.2效率为先：有会必议，议则必果，果则必行，行则必馈。1.3.3形式灵活：为建立及时、高效的会议机制，形式上大胆创新。1.4适用范围：本规定适用于控股公司及下属各单位。2管理权限控股公司各级行政管理部门负责会议工作的归口管理，具体包括：2.1负责制定会议管理规定及实施细则。2.2负责会议管理工作的规范、协调、监督、创新和评估。2.3负责本单位重要会议的协调、指导。2.4负责本单位综合性大型会议的组织和管理。3会议计划3.1控股公司本部、成员企业及相关单位都应制定各自的重点会议计划。3.2会议计划的原则3.2.1统筹安排：要根据阶段性战略目标和年度任务统筹安排会议计划。3.2.2优先级别：战略性会议优先于日常会议，外部沟通会议优先于内部协调会议，跨组织会议优先于单位内部会议。3.2.3严肃执行：没有筹备好的会议不开，计划一旦确定必须严格执行；已经研究过的议题不能再重复。3.3会议计划内容第1页共4页制度名称：安瑞科能源装备控股有限公司会议管理规定制度编号AK/ZD0401B-20073.3.1本单位平衡计分卡行动方案所要求的会议。3.3.2根据经营管理工作或专业系统建设需要安排的例会。3.3.3重点项目节点需要安排的会议。3.3.4按照集团惯例需要召开的总结动员大会、司庆大会等会议。3.4会议计划格式3.4.1主要包括日期、时间、会议名称、举办单位、参加人员、地点、会期等内容。3.4.2分为年度会议计划和月度会议计划。3.5会议计划执行3.5.1年度计划：在每年12月底由各级行政管理部门在广泛征求意见和充分沟通基础上初步拟定会议计划（时间上安排到月），一把手确认后公示和执行，并报上级行政管理部门备案。3.5.2月度计划：在每月3日前各级行政管理部门根据月度实际情况沟通确定本月即将召开的重要会议的具体安排，一把手确认后公示和执行。如果会议有变更、推迟或增加的情况，需及时报会议管理部门协调方可执行。4会议协调4.1会议与会议之间的协调4.1.1涉及跨组织、跨部门的协同会议必须报行政管理部门，由其统筹安排，避免发生会议冲突。4.1.2涉及下级单位（部门）人员参加的会议须报本层级行政管理部门，由其统筹安排，减少会议冲突，提高会议效率。4.1.3涉及上级单位（部门）人员参加的非专业类会议，须报上级行政管理部门，由其进行人员协调，避免人员冲突。4.1.4当个别会议发生时间、内容、人员、地点等的冲突时，由各级行政管理部门进行协调解决。4.2会议与日常经营管理工作的协调发生会议与主要领导日程、会议与接待、会议与培训等活动的冲突时，由各级行政管理部门提出拟办意见，由单位一把手进行决策。4.3会议议定事项的协调第2页共4页制度名称：安瑞科能源装备控股有限公司会议管理规定制度编号AK/ZD0401B-20074.3.1会议纪要报备：控股公司本部和成员企业召开重要经营会议、项目阶段性会议时，会议纪要需要报送上一级行政管理部门备案。4.3.2会议决议落实：跨组织、跨业务的议定事项，决议责任人完成有困难的，可向会议秘书提出协调需求，由会议秘书在会议主持人的指导下进行协调，推动决议的落实。5会议组织5.1会前筹备5.1.1重大会议：组织单位应做好筹备方案请领导审核，并提前一周发出会议通知。会议有关资料应提前两个或两个以上工作日由组织单位汇总后发送给有关人员阅知。5.1.2一般会议：组织单位应提前两个工作日对参会人员进行提醒和确认到会情况。5.2会中控制5.2.1组织单位应做好周密细致的安排，提供高效优质的会议服务，保障会议顺畅进行。5.2.2参会人员要严格遵守会议纪律，不迟到，不早退，手机设为无声模式，不在会场接打电话，不处理与会议无关的事务，围绕主题发言。5.2.3会议主持人应控制好会议节奏和发言情况，推动会议形成一致的决议，并按时结束会议。5.3会后落实5.3.1会议结束后会议秘书尽快整理会议纪要，报会议主持人签发，会议纪要须在会后三个工作日内印发完毕。5.3.2会议秘书需按照会议纪要进行决策事项的协调落实及跟催督办，并将落实情况向会议主持人反馈（例行会议在下次例会时通报）。5.3.3重要会议的会议记录、纪要以及音像资料等应及时交档案管理部门存档。6会议成本管理6.1严格执行会议费用预算管理，重大会议（活动）必须将筹备方案连同预算一起经主管领导审批后才能执行。第3页共4页制度名称：安瑞科能源装备控股有限公司会议管理规定制度编号AK/ZD0401B-20076.2各单位要根据会议规格确定服务标准，确保会议资源利用效益的最大化。6.3利用电话会议、视频会议、网络会议等创新手段减少会议人工成本、差旅成本、沟通成本等。6.4各种设备的管理和调配由行政管理部门负责，技术指导由IT服务部门负责。7会议保密7.1凡涉及企业秘密的会议，组织单位应严格限制与会人员范围，会议材料应签字领取，会议结束后及时回收会议材料，会议记录的发放范围应经过会议主持人确认。7.2集团会议需对外进行报道的，应严格执行信息披露制度。7.3利用电话会议、视频会议、网络会议等创新手段召集会议时应符合集团相关保密规定和要求，不允许使用集团规定以外的任何信息传递系统召集会议。8附则8.1本规定由控股公司总经理办公室负责解释、修订，控股公司下属各单位可制定相关实施细则。8.2本规定自2007年8月29日开始试行，试行期三个月。第4页共4页