会议系统

1【公司化运作会务系统工具书】这是一本提升企会议效能的实用工具书第一章公司会议的认知企业的各类型会议可以分成三种属性：解决问题﹑制订决策与交流汇报，所以企业中会议的高效组织是确保团队思想一致，事务正成推进的关键。低效会议劳民伤财，看一企业会议，知其竞争力！企业会议形式企业会议形式一般分：1.正式会议高层会议或代表大会：通常依按公司法和惯例召开，有一定的程序和规范（如董监事会、高层会议﹑员工代表大会…）专题（专业）会议：通常每月一次，或依项目发展及企业升级需要弹性调整会议时间（如营销策划﹑市场开发﹑安全生产﹑质量检验…）。2.非正式会议（通常为临时召开的会议）3.其他会议：如战斗会议（晨夕会）﹑谈判性会议﹑洽谈会﹑庆典或会展型会议…等。每一种会议各有其目的与特点，公司在不同的情形需要各种不同的会议。第一节逃离低效会议的泥沼低效率会议在多数企业不断上演2一般低效率的会议存在哪些场景？请看看您公司有没有发生过以下场景？场景一：无止境的会议，每天都在开，会议始终没有结论，一直在继续讨论……下周再说……明天再说……，没有结论，也没有人敢承担责任做出结论，一直为开会而开会，这是常见的低效率会议的场景。场景二：小郭正在职场上面工作，突然之间有人跑来拍拍肩膀〝小郭，开会！〞小郭一听要开会〝什么时候？现在？啊？现在，〞於是小郭被莫名其妙不叫去开会。当两个小时会议结束时，小郭满脑疑惑边走边挠头的想，这个会议的主题跟我完全关系？从头到尾都听不懂，也不知道到底叫我去干吗，害我原本下午该做的事情完全做不了……出席的会议人员，因为没有事先统治，他没有办法做充分的准备，所以在会议场合，他提出来的报告是没有参考价值的，都是没有真正围绕主题的一些废话。或者是开了半天的会，始终老总一言堂，与其说是开会，不如说是老板在做培训，这些低效率的会议，完全耗损公司的会议成本……。所以企业无论任何规模高度的会议，都应避免陷入会议五大泥沼：该会不会。该开会的时候不开会，所有人都是透过猜测各自为政解决事情;3为会而会。开会没有主题，只是觉得时间到了该开会了，但是到底讨论什么不知道，所有人坐下来，大部分人都在扯皮;会而不议。开会没有真的在讨论事情，一直偏题，始终没有围绕在会议的主题上面进行;议而不决。开会了也讨论了，有议案，但是没有做决策，等於没讨论;决而怠行。有了决策，但没有按照决策认真去做，没有追踪也没有检查。有时会议上花了2个小时、3个小时开会，最终无疾而终，不但没有解决问题，有些会议甚至变成抱怨大会，大家都在吐苦水，最後带着满腹牢骚结束会议。所以，低效能的会议其实就是一次集体自杀。会议的成本无论大会小会，接会产生会议成本：直接成本。会议进行时，会议人员需暂停其本职工做，但所有人员在会议现场时，公司仍需支付与会人员的日总薪金。再加上会议前、中、后所需的时间，和会晤其他支出，如说场地费、交通费、食宿费等等，这是会议的直接成本。（全部人员的日总薪金与日常开支×会议前中後所需时日）＋其他会务支出（如场租、交通、食宿）。间接成本，即机会成本。会议人员人在没有开会时，在原各个岗位可能创造的额外效益。所以只要是开会，都必须要考虑会议成4本。因此，一个没有结果，没有效率的会议，其实就是直接在消耗公司的成本。第二节高效的〝专题会议〞〝专题会议〞是企业会务系统的核心专题会议在企业里面存在非常重要的角色。它主要用在于：1.推动公司进程与变革进行方法的核心讨论，让团队凝聚思想。2.需要对对某一个决策或是某一个项目形成共识，作出决策;3.对专属项目或者是专属部门的工作议案，比如说生产部门的会议，比如说安全部门的会议，或者是客服部门的会议等等;4.特殊问题分析与制订解决计划时;5.完善工作协调时;6.特殊事务的紧急处理。所以企业里各种核心观点、观念，更多都是在专题会议里面形成共识。〝专题会议〞常决策出公司日常运营的主要事务，企业应高度重视〝专题会议〞的实行要点。高效〝专题会议〞的八大特征只有在必要的只有才召开。想开就开，为开会而开，没有聚焦主题，大家也没有事先准备，所以在会议当中，所有人谈的事情可能都没有聚焦在核心，这种会议显然是无效浪费时间的;完善筹划。做好会议的各项相关筹备;5拟定和事先分发议程表。在开会之前，要拟定分发议程表，让与会人员知道该准备什么？我汇报的时间是5分钟还是15分钟？是否要参与分组讨论，如果参与分组讨论的话，我如何事先准备相关的咨询、资料，以便在会议当中我能提出我个人的见解…;遵守时间;依议程按计划进行;邀请有经验的人士或决策人士参会。一群无经验的人讨论主题，很可能最后结论是与公司的发展方向违背的。应尽力考虑邀请有经验的人士，及能决策的人事参会，避免纸上谈兵;会议应该做出结论和归纳;记录所有决定、建议还有记录负责人。会议前的准备工作WHY：会议目的。为什么开会？这是必须举行的会议吗？不能用其他方式代替会议吗？清楚会议的动机，避免会了开会而开会;WHAT：需讨论的议题与形式。会议透过什么样的形式展开？通过汇报？头脑风暴？还是……WHO：与会人员。谁该参会？是不是多通知了不需要来参会的人员？WHEN：会议时间。什么时间最恰当？需要多长时间，会议能否在两个小时之内完成，还是需要半天、一天？时间是否允许。与会人员是在会议指定时间之内，是否已经把工作做好、排除，然后专心投入会议上面？6WHERE：会议地点HOW：会议流程、会议规则、会务安排。会议的议程编排议程编排相当于一个会议的核心、灵魂，光有主题没有议程时，会议通常在主题外围围绕，无法尽入议题核心。1.議程設計原则：通常议题顺序先考虑由重要到不重要，并以终为始，透过会议预期的结果，决定从哪些角度去做思考﹑辩论。而因由每种主题会的性质与目的不同，所以议程设计原则也有差异，有时会由〝外围到核心/由不尖銳到尖銳/由容易到困難〞;2.构想议程：按逻辑排列主题，并把类似的议题罗列一起，以避免同一领域议题重复讨论;3.编写议程要点:明确会议目的/各延展议题围绕主题/注意议题优先次序与各时段时间4.考虑出席者:选择出席者是谁？决策者是谁？有经验的人是谁？评估哪些人在会议上能够提出对会议产生贡献的思维，这些人是否能到会？会议通知、起草与发送在经过会议议程的确认之后，至少於会议开始前三日发出会议通知。通知与会人员，会议的目的、时间、地点、人员、议程，还有提醒与会人员应该做哪些准备和与会人员会报时段与会报时间，及提醒7与会人员在会议当中必须要提供一些材料等等。透过越清楚的事前会议通知，会让与会人员知道，会议当中他的角色扮演与责任。组织会议场所，还有准备会议用品避免因相关准备物品不够充分，导致会议在没有办法充分的条件下进行。所以，在组织会议场所﹑用品上面，应该要考虑五点：准备会议用品;考虑适宜的会议场所。如是在公司的会议室展开？还适求涉外会议场所来进行开会;准备视听设备。准备及验收投影仪﹑各种多媒体的播放工具;最后提供书写工具;考虑是否要组织休息时间、休息餐点。会议记录的准备会议记录人员的功能仅次于主持人，其记录及协助维持议程所设计的顺序，同时协助主持人总结跟做好进一步归纳工作。会议记录者当然需要具备一定的要求，通常被要求反映比较快﹑记忆力比较强，﹑打字或者写字能力较快﹑且知识面比较广﹑容易理解汇报人员讲的重点是什么，并能很快地把汇报人员的工作重点进行总结。一个好的会议记录，在做会议记录的时候，会清楚具备以下项目：会议名称及会次会议时间、地点出席姓名及人数8列席人、请假人、主持、纪录姓名报告事项选举事项，包括方法、票数及结果讨论事项，表决方法及结果所以会议记录它必须是准确、客观、简洁、可理解，而且是有条理的。第三节会议进行的起承转合好的会议就像一篇文章〝起、承、转、合〞：起，即主持人会议的开场与议题的最初陈述。主持人在问候後，开门见山谈到这次会议的主题等等。有一个好的开始可以便于让会议能够高效地让大家产生共识，然后开始进行会议好的开始。承，即巩固与维持议程。会议在好的开始之后，开始聚焦议题与维持议程的展开，进行议程一、议程二、议程三，每一个环节的推动。转，更深入地讨论，或者是必要的议题延伸。在这个时候，会议比较具有不稳定性，通常会议出现比较大的分歧，比较激烈的辩证，都会在这个阶段进行。合，进行会议的归纳总结。在允许的情况之下，会议应该掌握时间进行总结或者至少进行初步总结。企业最怕的是会开了半天，始终跑题，最后讲一句话：〝今天先这样子，明天继续讨论…。〞所以会议后要必须进行归纳总结，确定对每一个事项的决议结果，对决议牵涉到相映责任人时，明确责任归属。9会议主持的起承转合主持人是会议中能否顺利完成议程的关键角色，透过此评量工具，了解自己或公司的会议主持人，是否是个称职的主持人。选项：1从不；2有时；3常常；4总是主持能力与技巧评量项表现方式我主持每次会议前，都对每个阶段汇报者的汇报内容作适当了解1234我在主持每次会议前都对议题作了充分的准备1234每次会议前我都会参阅公司会议制度或思考会议主持人应关注重点1234我会做好安排，让会议准时开始1234我始终聚焦会议是否能顺利产生结论1234每次主持会议，我都按照设定的议程与时间进行1234每次主持会议，我会对与会者清楚说明会议背景、目的与期待1234在议程时间内，我允许与会者针对议题畅所欲言1234我会适当了解每个与会者的动机和潜在目的1234我能对各阶段议程做出合适的小结1234我争取让每个与会者，认知会议后所要采取的行动1234我确保与会者知道下次会议的初订主题和时间、地点1234会中出现对抗氛围时，我采取有效、合适的方法引导会议平静1234对消极、被动参会者，我采取有效、合适的方法引导其积极投入1234我会关注并提醒与会者会议结论后的工作分配1234评量结果：回想过去我（或其它伙伴）担任会议主持时的表现，我10会议中的积极表现99与会者迟到会议开始积极地开始会议的消极表现会议的进行会议的积极表现出现偏离议程的情况讨论议程上的问题依预定时间掌控议程与会者间出现分歧获得每个问题的意见与会者有效地提出建议分歧加大为反对而反对积极的交流产生几种可行的方案继续争吵产生共识各种方案都推论过争吵以僵局告终做出决策商讨折衷办法会议无疾而终结束会议进行总结取得共识广纳听到声音的会议机制开会当然希望能够广听建言，如果变成〝一言堂〞，那么这个会议最终变成培训。企业应该存在多种方面的声音，这样才能够透过更多的激荡，然后产生更多创新的方法，同时很多决策才能考虑的更加公平、更加周详。因以下两种方式是能够广纳听到声音的会议机制。机制一﹑渐进法。公司开会时有些人因为公众演说恐惧﹑害羞﹑不善表达﹑怕在众上司面前说错话﹑担心自己权限不够不知开不开说…，所以会议始终噤声不语，这无疑是信息的屏闭。渐进法将会议分成三步：1.第一步会议前先一对一交谈。例如2点有一个主题会议，主持人可以请与会人员提早半小时来到现场，透过主持人跟轻松一对一的11沟通，讨论其对议题的初步想法。针对问题需回答时，某些与会者总是会期待着别人来回答，所以主持人应该巧妙地对平常会中寡言的伙伴们进行一对一的沟通。在一对一的情况之下提出问题，对方通常需面对问题并表达看法，这有助於主持人或者是会议的主管更多层面的了解大家的初步想法。2.第二步形成讨论圈。针对一对一交谈把每个人的话匣子打开後，开始三人五人围成一个讨论圈，让人们的思维开始导入到会议的主题中。3.第三步才正式进入议程。透过前两个步骤，与会人员更熟悉这个主题，而比较内向的人也因为会议第一步的轻松交谈，创造了提出看法的机会。当然主持人也可以在会议当中巧妙地提出：〝我们刚才会前轻松交谈时，＊＊＊员工提出了一个非常有创意的想法……〞，主持人代替平常开会寡言者提出他们的论点，增加了会中听到不同声音的机会。机制二，322法。有些公司常见会议中的与会人员低头不语或讲了优点，不愿暴露问题粉饰太平。实际上，在关键时刻懂得暴露出问题，并透过群体智慧来解决，这是一个与会者﹑管理者有责任感的表现，不代表你无能。运用更好的集体智慧解决问题，往往胜