会议组织与策划

会议组织与策划问题：1、我们平时主要组织哪些会议？2、我们组织会议的目的是什么？会议中，谁最重要？主持人发言人参与人组织者目标从会议组织者的角度了解会议的基本流程明确会议组织中的注意事项和基本原则分享以往会议组织中的得与失“为更好的组织会议做好准备！！”Contents会议的基本流程1会议组织的注意事项2会议组织的基本原则3突发事件预防与处理4一、会议的基本流程准备执行总结/跟进会前会中会后1、会前准备会前准备工作是会议管理的第一步，对会议做出事先安排与充分准备，是实现会议目的的重要条件。无论会议大小，如会前准备充分，就能事半功倍。“有备无患！！”1、会前准备①确认会议的基本信息②制定会议计划③会场布置④提出预防措施确认会议的基本信息What——会议主题When——会议时间Where——会议地点Who——参会人员Why——会议目标How-howtodo——会议形式howmuch——会议预算“5W2H”制定会议计划会议议程计划：主题、主持人、议题、发言人、时间会议准备计划：事项、要求、负责人、完成时间提出预防措施人预防：迟到、缺席财预防：不足，丢失物预防：不足、丢失、损坏2、会中执行①根据会议计划完成分配的职责；②了解会议需求及时提供方便；③观察参会者情绪和反馈，弥补不足之处；④认真记录会议内容，以备执行；⑤相互协助、配合解决突发事件。会议中可能出现的问题原因具体表现举例时间会议时间过长，没有休息，会议疲劳。地点场地空间小，隔音效果差，导致与会者分心参与者选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的人主持人会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。参会者参与者迟到，不能准时开始，并经常被打断资料资料数据不准确，内容不详细，资料不够用会议主题开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。3、会后总结跟进①安排参会者相互交流的场所和机会②了解参会者的意见和建议（内容/组织）③及时编辑会议资料整理后下发至相关人员手中（如会议纪要、会议简报）④根进会议决议的根进执行结果⑤反省会议组织中的收获与不足-优点？问题？原因？改善？二、会议组织的注意事项5第三方沟通1场地选择2会议通知3会场布置4进程控制注意事项6VIP安排1、场地选择根据5W2H明确会议的场地要求城市、区域、会场级别、场地大小、场型、设备、周边环境……根据场地要求和预算列出备选方案场地、联系人、基本信息、价格、优劣势分析、推荐了解周边环境如：客户距离，交通环境，娱乐条件2、会议通知通知的基本内容：5W2H表明后勤的关联信息：食宿安排、交通、后勤联系人与会者需要做哪些准备工作：会前再提醒准备工作、日程等2、会议通知通知的形式：邮件电话短信Outlook通知的常见附件会议资料日程表、交通图、参与人名单通讯录分房信息、航班及接送机安排、周边活动地点联系方式3、会场布置场型的确认资料的准备和确认打印文件、PPT等设备的准备和确认投影、相机、音频线、麦克、白板、笔…其他物品的准备和确认横幅、X展架等宣传品、鲜花、茶歇几种常见的场型A.鱼骨型B．课桌式□C．U字形会议的准备和确认XX会议工作准备单负责人：酒店联系人：时间：地点：一、请确认准备以下教学用品负责人讲师台1个酒店白板、白板笔（黑红蓝三色各2）酒店翻纸板、白板纸40张酒店无线麦克风2支酒店投影仪酒店A4白纸30张酒店资料30套人名学员桌牌（标明学员姓名、公司）人名茶歇酒店签到表人名会场准备课桌课桌4、第三方沟通对象酒店印刷公司培训公司航空公司…关键点明确要求准确传达信息确认信息到达确认做到确认对口人确认关键时点充分合作酒店能提供哪些免费服务？到店的资料发放叫醒服务资料店内的搬运桌牌制作？场地布置5、进程控制纪律：设定违规的规则时间提醒：发言时间、休息时间、返回时间午餐确认：留位确认、时间确认物品随检：麦克、纸笔、茶水…关于参会者反应对内容、对环境（如空调冷热）6、VIP安排会议要求确认鲜花茶点喜好确认饮食要求、饮水偏好、是否抽烟、是否午休、航班要求…日程安排车辆接送、晚餐陪同、出行陪同…房间确认是否安静、视野如何、有无异味、设备是否正常…三、会议组织的基本原则责任到人烂笔头提前复查备份1、责任到人明确分工，专人专岗人人负责就是人人都不负责2、“烂笔头”原则“好记性不如烂笔头！！”3、提前确认时间、人数，留出提前量宁可先预定再取消提前做好预案关键点：资料准备、酒店预定、借款、设备调试、车辆安排…4、复查自己重复确认换人重复确认关键点：物品准备的重复确认关键信息重复确认：时间、地点5、备份备不足、备意外人如：第二个紧急联系人财留出足够的备用金物留余量，以备人员增加，物品丢失及损坏四、突发事件预防与处理你曾经遇到过哪些突发事件突发事件举例主持人迟到电脑损坏资料缺失突发疾病或意外停电……突发事件处理的注意事项充分做好会前准备，避免突发意外事件如发生意外，首先要做的是：镇定！不要抱怨要立即行动利用现有资源就近寻求支持超权限及时请示总结“细节决定成败!”突发事件基本原则注意事项基本流程谢谢大家！