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第五章会议的组织与管理教学目的：通过本模块的学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。学习重点与难点会议筹备工作；会议方案的制作；会见与会谈的操作程序与方法；会场的布置。一、会议概述（一）会议的涵义会议是“由有关组织召开的听取情况、讨论问题和布置工作的集会”。（二）办会的涵义办会就是指办公工作人员操办会议事项、是办公室工作人员工作的基本职责之一。具体包括:起草并分发会议文件；会场布置；会务接待；会议议题与议题磋商；生活安排；会议记录；掌握会议进展；会后贯彻工作等等。（三）会议的主要特点１.集体性；２.程序性；３.公开性；4.规范性。（四）会议的作用1.会议体现了民主。2.会议交流了信息。3.会议统一了集体认识和行为。4.会议促进了和谐和团结。（五）会议的种类1.按规模分：特大型（万人以上）、大型（上千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。2.按性质分：法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、外事性、专题性、综合性。3.按时间分：定期和非定期。4.按出席对象分：联席会、内部会、代表会、群众会。5.按召开方式分：电话会、电视会、广播会、网络会。6.公司常见会议类型：经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会、新产品新闻发布会、联谊会、表彰会。（六）会议的要素１.形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。２.内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。３.程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。４.财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。（七）会议成本与会议效率1.会议的时间成本2.直接的会议成本3.效率损失成本开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下3种情况：项次原因具体表现（1）时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。（2）地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。（3）开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。（4）主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。（5）参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。（6）会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（7）开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。会议效率不高的原因及具体表现二、办会工作的基本内容一、组织的工作1.协助领导确定会议议题；2.根据议题安排议程、日程；3.发会议通知，负责会议报到；4.对与会人员进行编组；5.布置会场，安排座次；6.印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；7.负责会议签到；8.会中组织和协调；9.会场其他组织和管理；10.会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。11.会议的结束收尾工作。(二)文书工作1.会议文书的起草；2.会议文书编写；3.会议文书印发及管理。(三)生活管理工作1.与会人员的食宿管理；2.会议的财务管理；3.会议的交通保障；4.会议的文化活动；5.与会人员的医疗保健。(四)安全保卫工作1.会议的保密工作；2.会议的警卫工作；3.会场内外的安全保卫工作。会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议名称确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知确定会议规模与规格布置会场准备会议文件材料安排食住行制定会议经费预算方案制作会议证件会场检查明确会议组织机构确定与会者名单会务工作流程图（会中）做好会议记录组织签到做好会议值班保卫工作报到及接待工作做好后勤保障工作编写会议简报或快报做好会议保密工作会议信息工作会务工作流程图（会后）撰写会议纪要催办与反馈工作安排与会人员离会会议总结会议文书的立卷归档会议的宣传报道三、会务工作具体内容（一）指导会务工作的原则1.准备充分；２.组织严密；３.服务周到；４.确保安全。(二)会前准备工作1.确定会议主题与议题确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。2.确定会议名称会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。3.确定会议规模与规格确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。会议的规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次。4.确定会议时间、会期会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。链接：5.确定会议所需用品和设备（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。6.建立会议组织机构会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。7.确定与会人员名单出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。8.确定会议地点要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。9.安排会议议程与日程会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。某公司销售会议议程表1.推选销售部经理的人选。2.年度销售活动的总结。3.有关销售问题的发言。4.下年度销售目标。5.销售人员的招聘和重组。某股份有限责任公司股东大会日程安排日期时间内容安排地点主持参加人备注3、9上午9：00报到花园酒店大会议厅李总XXXX9：30会议开始，张董致开幕词大会议厅张董全体股民9：40李总：年度经营报告大会议厅张董全体股民11：00年度决算表大会议厅总会计师全体股民11：30大会结束10.制发会议通知会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等。会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。链接：发通知应注意的事项一般的会议只发一次正式通知，有些会议需要发预备性通知，然后再发正式通知，其常用于与会人需做大量会前准备工作，如：准备发言材料或方案的会议;对于一些区域性、全国性乃至国际性会议，需要安排与会人员食宿和回程的，还要在发送会议通知的同时附上会议通知回执，以便会务人员安排接站和订购车、机票;发会议邀请函和请柬的方法，与发送会议通知基本相同。11.制作会议证件代表证出席证会议正式证件列席证来宾证旁听证会议证件工作证会议工作证件记者证出入证会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。12.准备会议文件资料主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。13.安排食住行⑴会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作.⑵会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。⑶安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。14.制定会议预算方案文件资料费、邮电通讯费、会议设备和用品费、会议场所租用费、会议办公费、宣传交际费、食宿费、交通费、其他费用。15.布置会场（1）会场的风格特点庄严、肃穆、轻松、简洁。喜庆、儒雅、简单、朴素。（2）会场的类型及布局①小型会议室。椭圆形、回字形、T字形、“马蹄”型、长方形。②中型会议室。“而”字型、半圆型、课堂型。③大型会议室。礼堂型、众星拱月型。（3）会场的布置①主席台主席台的布置一是对称；二是要简化。主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。②场内其他人员的座次安排横排法。竖排法。左右排列法。主席台坐次礼堂型教室型会场③会场内外的布置：会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉。会标会徽16.检查会场（1）方式一种是听取会议筹备人的汇报，一种是现场检查。（2）检查的内容A.文件的材料准备情况。B.会场布置情况。C.会议保卫工作情况。D.其他内容。（三）会中服务工作1.报到及接待工作（1）与会人员的接送;（2）会议交通工具的安排;（3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买;（4）会议文娱活动的安排和组织;（5）其他属于招待方面的工作。2.组织签到（1）代签到。（2）簿式签到。（3）电子计算机签到。3.做好会议记录（1）会议记录的格式：记录头、记录主体、记录尾部①记录头:会议名称；会议时间；会议地点；会议主席（主持人）；会议出席、列席和缺席情况；会议记录人、会议主要议题。②记录主体与会者的发言。议定事项。③记录尾部散会。主持人、记录人签字。（2）会议记录的要求准确、完整、简洁、明确。（3）会议记录的重点会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；权威人士或代表人物的言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；会议已议决的或议而未决的事项；对会议产生较大影响的其他言论或活动。（4）会议记录方法①记录的重点是将主要讨论的观点、决议、决定，重要声明、修正案内容、结论全记下来，其他的可简要记录.②漏记的内容先作记号，然后对照录音带修改，或请发言者重复。③与会者提的意见、建议，要记人名。（5）会议记录的修改①定稿打印前，请主席签字批准。②与会者指出错误，主席或秘书可改。③会议记录一经签名，不能再改动。4.确保会议期间信息的沟通（1）做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作.①秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，全面搜集信息。②深入会议，掌握第一手资料。③注重对会议信息加工提炼，方便各方利用。④注重实效，并收集反馈信息。⑵会议期间的对外宣传①妥善处理与新闻媒体的关系。②注意内外有别，严守单位秘密。③选择宣传内容应坚持对象、效果、时效、费用的原则。④收集媒体对会议的报道提供给领导.⑤为领导召开记者招待会提供资料。5.编发会议简报（1）类型综合型、专题型、实录型。（2）格式报头、报核、报尾。（3）要求简练、快捷、准确。6.值班保卫工作（1）值班工作秘书人员要坚守值班岗位，以保证会议顺利结束，并随时应付各种突发事件。（2）保卫工作①重要与会者人身安全保卫②重要文件的保卫③会场和驻地的保卫④会议设备的保卫⑤与会者贵重物品的保卫7.会议保密工作⑴会前保密工作①涉及秘密的会议，严格确定出席、列席人员及会议服务人员。②召开比较大型的或秘密性较强的会议，秘书部门要与保卫、保密部门取得联系，共同采取保密措施。③根据实际需要，确定会议印发的文件及其数量，文件要标明密级，统一编号，按照规定的范围印发。④选择会址要注意保密，会前对会场环境及会场设施包括扩音、录音设施、电话进行防窃密、泄密检测。⑵会中保密工作①加强保密教育。②加强文件管理。③加强重要涉密会议管理。⑶会后保密工作①做好保密文件的回收工作。②秘密文件通过机要通信部门递送。③对会议驻地、房间、会议室进行保密检查。8.会议的后勤保障工作(1)做好食宿管理工作。(2)做好迎送交通工作。(3)做好会议车辆管理工作。(4)做好财务管理工作。(5)安排好会议的文化生活。(6)做好会议医疗卫生工作。（四）会后整理工作1.安排与会人员离会2.撰写会议纪要3.会议的宣传报道4.会议文书的立卷归档5.会议总结工作6.会后催办和反馈工作四、常用会议组织程序（一）行政办公会议是各级领导为研究和处理日常工作、协调矛盾而召开的会议，在企业中也称经理办公会。议题安排→发送会议通知→做好会议记录→撰写办公会议纪要→议定事项的贯彻执行→搜集信息，进行反馈。（二）职工代表大