精益行政办公

精益行政办公精益概念适用于所有流程和行业它是实现卓越运营的战略、原理、流程和领导途径。它可实现的结果包括：减少周期时间（产品开发和生产）提高质量减少成本和库存提高潜在产能改善客户服务高水平的员工参与、所有和承诺提高财务回报什么是精益?精益解释2精益的益处3随着精益思想成为全球主流的管理思想，精益办公已成为未来办公的模式。通过消除流程中的浪费，创建客户导向的无缺陷的流程，构建激发员工创造力和活力的工作环境。全球商业环境在加速变化，逼迫企业和组织去评估他们的概念和技术以应对商业挑战。通过精益办公，企业和组织可以通过提高业务流程的灵敏性、可控性及透明性来适应高度分化的业务流程，从而增强他们的核心竞争力。精益办公系统是用来帮助企业和组织通过优化内部的流程以达到更有效的结果，有效降低30%的管理成本和周期时间，提高质量达60%。精益办公是基于“流动”原则的基础上，提升办公价值流中的信息交易速度和准确性。创建具有良好信息流动的精益办公系统常常比制造业要困难的多。关键是必须目视化信息流程，识别其中可去除的浪费活动，从而向目标状态改进。精益办公即采用行之有效的丰田生产系统原理，在行政和知识工作环境中应用目视管理、连续流动、品质内置和基于团队的快速改进等精益工具。精益办公以变革管理理论为基础，通过流程优化、精益项目管理、精益行政、开放式办公、办公5S与目视化工作开展，结合日常改善激发全员创造力和工作活力，创建一流高效、信息通畅、流程标准、整齐有序并具有活力的世界级办公环境。在办公环境中应用精益原理，能极大地提高业务流程效率，改进服务品质，降低成本，提升响应速度和顾客的满意度（包括内部和外部顾客）。员工通过学习在每一价值内识别并消除浪费，来创建快速的价值流动，并以新的视角看待日常工作。精益办公是提升工作效率，缩短响应时间和保持运营竞争优势威力巨大的持续改进系统。此外，我们经常发现企业在实施精益的初期，如能在一线的办公流程中率先推行精益，对整个企业有效推行精益和获得的绩效成果，如员工的士气和财务绩效等方面，都具有倍乘效应。简而言之，在制造业中实施精益办公和不采用精益办公之间的差别是巨大的。我们估计在制造公司中业务流程中实施精益办公获得的收益，例如相应速度、有效性和财务绩效上，相比不采用精益办公的制造商要多出一倍以上。这是因为精益生产和精益办公两者都是基于价值流方式，即重视端对端流程的整体有效性，而不仅仅是个别流程的优化。这就要求办公支持流程也要根据增值工序进行调整，而增值工序则顾客需求的产物。精益办公的内容与特征一种以原则为驱动，基于工具的哲学体系。其核心是消除浪费，从而使得所有的行为/步骤都能够为客户带来价值.理想的精益办公流程是：精益思想的核心就是消除浪费!精益思想•更高的客户满意度•更短的处理时间•更高的适应能力•更高的质量•更低的成本•更高的员工满意度精益功效的核心观念通过提高效率来降低成本应该在业务更多的评定，要有一个根深蒂固的想法“利润来自于成本的降低”（坚持这种想法）通过改变工作方法来降低成本—目标：使所有的工作方法更有效，更简单，更标准化。为了提高每个系统的效率在行业中的领先性，管理者和领导必须了解他们全部的系统和流程工作123再想成本……工作方法……认识你的系统！“去看”管理法则(GenchiGenbutsu)不要仅根据报告作出行动！！永远“去看”工作现场，了解真正的问题办公室工作现场Go&See!!?工具帮助你达成目标…原则让你始终实现目标五条精益原则产品/服务/信息从流程的一端移到另一端从客户角度定义价值，以产品/服务的方式表示直到下游客户表示有需要，否则上游流程不执行任何操作2映射价值流3建立流4实施拉动5精益求精，达到完美1指定价值映射产品/服务采取的用于接触客户的步骤（增加价值和没有增加价值）消除浪费，使所有的活动都为客户创造价值6在任何常规运营中：1-10%的活动能够增加价值五条精益原则1.指定价值价值定义为在正确的时间以合适的价格按客户规定向客户提供的能力。从最终客户的立场指定价值询问你当前的产品/服务和流程是怎样未能达到客户价值期望：价格？质量？可靠的交付？快速响应需求的改变？产品的基本定义？浪费：没有增加价值但增加成本和时间的活动七种浪费类型：缺陷生产过量库存过多不必要的动作过度处理运输等待•纯粹的浪费7映射价值流–概览全局，改进系统“只要有提供给客户的产品或服务，就有价值流。难点就在于看到这个流。”（Womack,学会看到）五条精益原则2.映射价值流识别将产品从订单移到交付的当前所需步骤挑战每一步骤：为什么需要这一步？如果取消这一步骤，客户是否会认为产品价值更小？许多步骤只因为公司的组织形式和之前对资产和技术的决定才有必要所有活动，包括增加价值的和没有增加价值的，都需要从原材料（初始化）生产出产品（或提供功能）并交到客户手中1.原材料到客户2.概念到启动3.订单到现金价值流三个主要价值流：83.建立流以快速的顺序排列真正创造价值的所有步骤五条精益原则需要流程中的每个步骤都是：能力–每次都正确（六西格玛）可用–总是能运行足够–容量能避免瓶颈和投资过度（正确大小的工具）通过事务处理从端到端连续移动产品、服务和信息流看似不切实际、不合逻辑，因为我们被训练为考虑以下各项：部门、部门划分批量、排队效益和积压批处理–每件一分钟ABC周期时间=30++分钟（周）ABc周期时间=12分钟连续流–一个接一个移动拉动：以客户为中心五条精益原则4.实施拉动除非上游需要，否则下游不执行任何操作通过前置时间压缩和正确的价值规定，让客户完全得到他们所要的：在客户/下一流程的拉动中使用信号（看板）一个串联生产和交付指导的系统，在该系统中，除非下游客户表示有需要，否则上游供应商不执行任何操作供应商客户再来一个！好连续改进，永不停止五条精益原则5.精益求精，达到完美流程改进的持续循环总是有浪费不断改进，带来创新使用根由分析以及时并永久性解决问题使目标可见当前状态未来状态下一个未来状态原始状态11办公中的七种浪费5S概念•精益改革的基础•高业绩环境的流程•创造一个安全、舒适、明亮的工作环境•确定工作场所的工具，包括需要什么，什么实践需要以及哪里有需要什么是5S？学会聪明的工作5S的好处对员工对组织•使你的工作更令人满意•澄清工作期望•减少查找时间-提供整体操作效率•令缺陷带来高质量•零浪费带来低成本•零延误带来可靠的服务5S概要之前之后精益前的GE商业金融办公室应用到办公室之前之后精益前的GE商业金融办公室应用到办公室无纸化文件整理案例跨部门沟通的平台九段秘书1段2段3段4段5段6段7段8段9段递资料帮领导端茶倒水、发通知、传递资料等简单的工作做提醒递资料,把领导每周、每天的工作行程和时间安排好，按照每周、每天行程的时间表提前提醒领导，比较重要的事项提前一天提醒、特别重要的事项提前一周提醒领导并且协助领导做好充分的准备审资料递资料,排行程、做提醒，并且帮助领导审核资料，如何错的或者不合流程的就返回去不往上交汇工作递资料,排行程、做提醒，审资料，并且每周、每月和每季把领导直接下属的工作结果和计划汇总起来做分析递资料,排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，帮助领导分析直接下属本周或本月的工作结果完成情况并给出自己的建议帮汇总递资料,排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，分析下属工作结果、给出自己的建议，并且帮助领导把自己本周、本月的工作结果汇总起来及下周、下月的工作计划做好初步的安排追措施递资料,做提醒，审资料，汇工作，分析工作结果、给出建议，汇总领导工作结果及工作计划，并下发领导修改完成的工作，重要事项还要求责任人提交完成目标计划的行动措施并及时提交给领导追结果递资料,排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，分析下属工作结果、给出自己的建议，汇总工作结果、工作计划，下发领导的工作计划、追踪措施、及时汇报，并且每天、每周、每月根据行动措施中的关键节点追踪阶段性结果及时汇报给领导做流程把上述过程做成标准化的“秘书”工作流程，让任何一个没有做过的秘书都可以根据这个流程，把工作的结果做到九段。结果意识强化结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。部门：质量保证部区域：办公室关于质量信息发布的改善1、改善目的2、现况及问题点提高质量信息利用价值，及时发布信息，适时指导生产；1、现场存在大量检验员，由其产生的质量信息一般情况下呈报给工程技术人员，由工程技术人员进行处理，此后质量信信息数据作为考核工人的依据；2、质量信息，特别是后续工序检验发现的信息，经工程技术人员处理之后，并不能及时有效的传达到生产车间的生产工人，信息资源浪费。3、如9月生产缸体，A班21日废46件，A班22日废25件，A班23日废26件，出现不正常；3、主要改善内容改善前改善后内容说明：内容说明:及时统计分析检验信息，通知生产车间；检验工程技术人员处理问题考核产生质量信息统计分析得出重点信息产生质量信息检验工程技术人员处理问题信息汇总考核信息汇总质量信息快报生产车间调整生产生产车间调整生产检验员发出信息由工程技术部统计、处理，并通知车间进行调整；生产车间调整生产新增重点、重复发生问题的信息，由质量部通知车间进行调整。4、改善效果5、活动感想有形效果无形效果1、及时提供质量信息，避免问题累计发生,降低废品发生率，但无法估算；1、提高信息利用效率；质量信息快速反馈，让质量问题快速解决，2、信息公开、透明，让生产人员的及时了解自己所生产产品的质量状况，有针对进行解决、预防；大家共同关注产品质量，努力提高产品合格率。部门：资产财务部改善人：关于运费代开发票税率的改善1、改善目的2、现况及问题点【现况】代开税率为4.3%【问题点】支付税款多，销售费用高①减少现金支出②降低销售费用3、主要改善内容代开税率由4.3%降为3%假设从A地-B地运费金额为100元改善前改善后开票税率4.3%303.0%借：其他应收款100100贷：应付账款100100借：销售费用97.295.91.30贷：预提费用97.295.91.30借：预提费用97.295.91.30应交税费-进项税7.37.20.10贷：其他应收款100100银行存款4.53.11.401、从费用角度,节省了1.30元2、从现金流角度,少给运输队1.40元，进项税少抵扣0.10元，合计少付1.30元4、改善效果5、活动感想改善的理念常驻影响报表结构，增加利润有形效果无形效果1-6月份运费为140.8万，推算全年可节省140.8*2*1.3%=3.7万从4月份改善后，现已实现1.3万项目说明：简化CHR，提高可用资源。业务：人力资源（招聘）目标：减少多数据处理，简化录用函的打印流程..当前状态：-数据需要CHR根据当天的录用情况输入，而且每周也要输入，我们还需更新录用函邮件合并程序。-人工机制涉及重复地将日期键入两个不同的Excel表，从而造成时间和人力浪费。-使用一个资源来报告本周要打印的录用函，同时可用数据在两个不同的excel表上，另一个资源需要将该数据键入录用函邮件合并程序。-键入这些数据每月估计花费16小时。-每月3个资源涉及的成本约4050卢比未来状态：使用的方法：VA/NVA分析,MUDA,5SCHR和录用函：简化1)每月节省8-9个小时。2)减少人力的浪费。3)成本减少。影响的指标-生产力-可用的资源。-数据要键入一个Excel（即CHR（邮件合并程序））以应用5S。-Excel格式提供即时可用的数据以打印录用函，从而避免多次数据输入。-在需要时可方便地访问数据，及时打印录用函可节省人力资源，提高时间效率。-此流程将打印录用函的TAT时间几乎减少到原来的一半。-当前状态每月减少成本2700卢比好处70精益前精益后MUDA:人工任务修复CHR获取打印录用函的数据键入准备录用函跟踪系统的数据。240人小时/每年录用函邮件合并程序日常CHR日常CHR和录用函邮件合并NVA71益处分析时间益处分析精益前精益后50分钟50分钟从不同的来源