般行政性公文

一般行政性公文写作要领行政公文是国家行政机关制发的公务文书的简称，是行政机关在治理社会、管理国家的公务实践中使用的、具有法定权威和规范格式的文书，是行政机关依法行政和进行公务活动的工具。比如用于对重大行动和重要事项做出工作安排等的决定，对上级机关进行工作汇报的请示、报告，在工作中带指示性质的公告、议案、通告、公报、会议纪要，都属于行政性公文。一、特点行政公文是特殊的规范化公文，具有其特定的权威性、法定的制作权限和确定的读者、特定的行文格式。它主要具有以下三个特点：1.公文的制发者是法定作者依法成立并能以自己的名义行使职权和担负义务的机关或组织是行政公文的法定制发者。一些特殊情况下，行政机关领导人也可以个人名义制发公文，但其所行使的仍然是单位职权，不属于处理私人事务的性质。《中华人民共和国刑法》第280条明确规定：“伪造、变造国家机关、企业、事业、人民团体的公文的，处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利；情节严重的，处三年以上十年以下有期徒刑。”这表明行政公文的作者有严格的法定性，对于伪造公文的人是要依法治罪的。2.公文的制发具有严格的程序性我国行政公文一律按照国务院办公厅1987年2月18日发布、1993年11月修订的《国家行政机关公文处理办法》（简称《办法》）来写作和办理，在撰写和制发过程中要受《办法》规定的处理程序的严格制约。公文的草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等环节之间的先后次序是固定的，不能随意颠倒或错乱。3.公文具有权威性和约束性行政公文是行政机关或组织在行使职能的活动中形成的，是职能活动的直接产物，直接代表制发机关的形象，传达制发机关的决策意图，体现制发机关的权力意志，所以具有极强的权威性和约束性。但需要注意的是，行政公文的权威性和约束性是受时空条件限制的，其法定效力也是具有时效性的，任何行政公文都不是永远有效的。二、结构行政公文的结构要求结构完整，层次分明。首先，写作行政公文要做到结构完整。行文中结构上注意开头结尾的呼应契合，正文内容的过渡照应合理；内容上有详有略，主次分明。开头要迅速切入主题，点名制发公文的原因或者目的；公文的过渡不需要多么圆滑美观，做到过渡明确，能让收文机关明白即可；结尾要能收束全文。在公文内容上，要有记叙、有说明、有议论，使用多种方式来突出中心思想、陈述依据和阐述要求，使其观点明确，有理有据，内容充实。其次，写作行政公文要做到层次分明。一方面要合理地安排段落，段落之间的内容不能相互包含，纠缠不清；在段内最好不要使用“三段论”结构和“一句一段”的结构，这样容易公文没有整体感，支离破碎。另一方面正文段落之间的逻辑规律要合理，段落之间有明显的先后顺序或者轻重侧重等逻辑关系；段落的安排还要与公文开头遥相呼应，增加其逻辑严谨感。结构作为公文的骨架，包括的内容要全面，在安排内容上又要有轻有重，有繁有简，使收文机关在看到公文后就能很快地理解工作中应该侧重哪些方面的工作；哪些工作需要尽快完成，哪些工作可以推迟实施；什么工作该怎样着手进行布置等。三、撰写要求行政公文作为特殊的文种，有国家规定的写作标准，因此，在其写作过程中最重要的是做到公文合法、规范、简约和一文一事。第一，合法指公文在制发过程中无论是写作格式、发布机关、收文机关，还是公文包含的内容都必须与我国现行法律法规、规章制度和方针政策相符合。第二，规范指行文过程中，公文的每一部分都必须符合《办法》的规定，无论是页眉页脚、发文字号，还是正文结构都必须按照《办法》规定的固定格式书写，不能自由发挥，搞创新。第三，简约主要是指内容的写作方面。文体风格要简明扼要，做到文辞简洁洗练，辞少意多，使公文精练有力。简约不是简单，而是文辞在经过去粗取精、恰当取舍后形成的精约简省，富有言外之意，达到文短意多的效果。第四，一文一事，指公文中涉及具体事项或者问题时，应当一篇公文只针对一个事项或者问题展开叙述，不能在一篇公文中同时阐述几个事项或者问题。四、写作经验行政公文写作的要求很高，尤其是要求公文撰写者具备实践工作的基础，理解工作中的微妙关节，而且要求公文撰写者具有良好的语言文字功底。行政公文的语言风格总体要求包括庄重、平实、概括三方面，因此，公文撰写者要在平时多写、多练习才能把握此类公文的风格。公文语言功夫的核心是选词，在选词过程中要做到：第一，根据公文所反映的客观实际需要选词；第二，所选用的词语符合明晰、确切、简练的标准；第三，根据具体的语言环境，在为避免上下文重复而选择使用同意异形词的时候，注意考虑行文对象的知识文化水平和理解认知能力，不要使用过于生僻、晦涩的词语；第四，多用书面语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，做到用语规范。制发行政公文要做到确有必要，注重实际效用。公文的行文对象根据隶属关系和职权范围来确定。在行文规则方面，在同级政府机关、同级政府机关各部门、上级政府机关各部门与下一级政府机关各部门之间可以联合行文；政府机关与同级党委和军队机关之间也可以联合行文；政府机关部门与相应的党组织和军队机关也可以联合行文；政府机关部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。因此，在写作中要明确自己所做公文是否属于联合行文，如果属于联合行文，那么是属于哪种类型的联合行文，以便恰当地选用语言和《办法》规则。行政公文的写作格式、规则，因为有《办法》明确规定，所以不用花费过多的精力去思考，只要套用格式即可。写作过程中最难的就是行文中怎样正确地使用语言、结构。这就需要撰写者多练多看，增加自己的写作经验，不断提高行政公文写作能力。第九章请示请示是下级机关请求上级机关对某项工作做出指示，对某项政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文。根据请示的行文目的和适用范围来划分，请示可以分为指示性请示和批准性请示两种。指示性请示，主要用于下级机关在涉及政策、认识的问题上对上级机关进行请示。如对上级机关有关方针、政策、指示或法规中不够明确的地方，或者对其存在着不同理解；再比如在工作中遇到了新情况、新问题需要处理而现行法律法规和规章制度中又没有相关的规定，需要上级机关的指导。下级机关在面对诸如此类的政策、认识的问题时，都需要请示上级机关做出明确指示，以便继续开展工作。比如《××省人民政府法制办公室关于2006年征地、2007年发生的补偿标准争议能否适用裁决程序的请示》即属于一篇指示性请示公文。批准性请示，又包含请求批准的请示和请求转批的请示。请求批准的请示是下级机关为了解决某些实际困难和具体问题，针对某些具体事宜向上级机关请求批准的请示。请求批转的请示是下级机关就某一涉及面广的事项提出处理意见和办法，需各有关方面协同办理，但按照规定又不能指令平级机关或不相隶属部门协同办理，需上级机关审定这些意见和办法后批转其他部门共同执行时，向上级机关发出的请示。下级机关由于权限能力的限制，对于有些事项是无权自行处理的，比如在人事权、机构设置、重大决策和安排等方面，或者在工作中遇到人力、物力、财力等方面的困难，需请求上级机关批准或者予以帮助、支持的时候，都需要采用制发请示的方式来解决问题。比如《关于在国家版图意识教育宣传画上使用国徽、国旗图案的请示》即属于一篇批准性请示。第一节特点请示是下级机关向上级机关请求指示、批准的公文，主要具有以下四个特点：1.祈请性请示是下级机关向上级机关请求指示和批准的公文，内容和行文语气、态度上都有祈请性。2.呈批性请示的行文目的是请求上级批准请示事项，以便解决某个具体问题；或者要求上级机关就相关事项做出明确答复。上级机关对于呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的“批复”回文，做出答复。3.时效性请示行文具有时效性，内容必须是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，为及时解决问题而行文，上级机关做出答复之后及时付诸实施。4.单一性请示事项具有单一性，一文一事。一般只有一个收文机关，如果需要同时呈送其他上级机关，也只能用抄送形式。第二节行文对象请示是下级机关向上级机关请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文，属于上行文。因此请示的行文对象是具有直属关系或者领导关系的上级机关，而且请示必须是机关对机关的行文，除了上级机关负责人直接交办的事项外，不能以本机关的名义向上级机关负责人报送请示。另外，有些请示需要同时送达其他机关（也必须是上级机关，不能是下级机关）的，应当使用抄送的形式。针对不同的行文对象，在请示的行文过程中，首先，要根据请示是送达到哪个或者哪几个机关来相应地变化请示开头的称呼，以符合行文对象的身份。其次，要保证请示语言的准确性。由于请示的内容涉及新出现的情况、事项或者下级机关不明白的方针政策，需要使用准确的语言向上级机关做出说明，以便其查明真实情况，作出答复。第三节格式请示的格式在《办法》中有明确的规定，它包括首部、正文和尾部三个部分。1.首部首部包括标题和主送机关两个部分。（1）标题。请示的标题一般有两种写作方式：一种是由发文机关名称+事由+文种构成，如《××市中国共产党委员会关于××的请示》等；另一种是由事由+文种构成，如《关于展开××工作的请示》等。（2）主送机关。请示的主送机关指负责受理和答复该请示文件的机关。每份请示文件只能写一个主送机关，不能多方请示。需要送达其他机关的，采用抄送形式。2.正文正文一般包括开头、主体和结语三个部分。（1）开头。开头主要交代请示的缘由，这是请示事项能否成立的前提条件，也是上级机关批复的依据。原因要写得客观、具体，理由要写得充分、合理，这样上级机关才能及时决断，予以有针对性的批复。（2）主体。主体主要说明请求事项，这是向上级机关提出的具体请求，也是陈述缘由的目的。这部分内容力求单一，只能请求一件事。此外请示事项要写得具体、明确、条理清晰，以便上级机关给予明确批复。（3）结语。结语应另起一段，习惯用语一般有“当否，请批示”；“妥否，请批复”；“以上请示，请予审批”；“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行”等，可根据具体请示内容自定使用其中一种。3.尾部尾部一般就是落款，包括署名和成文时间两个项目。署名就是写明发文机关，标题已经写明发文机关的，落款处可不再署名，但需加盖单位公章；成文时间的数字要用汉字标注。第四节语体的特点请示是下级机关送往上级机关请求批复的文件，语体上要注意突出请示性、程式化、简约和明确的特点。无论是指示性请示还是批准性请示，虽然是下级机关就某些事项请求上级机关的批示，但是在行文中语气要平实、恳切，做到不卑不亢；切忌客套、低声下气，更不能语气生硬。这样才能引起上级机关的足够重视。在长期的公文写作实践中，请示已经形成了相对固定的框架结构，无论是标题用语、文首用语还是结束用语都带有模式化的色彩。因此，实际写作中要十分注意恰当地使用这些语言。请示往往是就如何解决新情况、新问题或者上级文件中下级机关不清楚的地方发文请示上级机关做出指示，因此，在行文中特别要注意用语明确、简约。清楚明白地指出新问题、新情况是怎样发生的，现在状况如何，请示的目的是什么；简单扼要地指出上级文件中不清楚的地方在哪里，有什么疑问。这些都能让上级机关抓住请示的重点，便于及时做出批复。第五节遣词造句技巧请示语言重在清楚明白地表明请示事项，表达请求指示的态度。因此，在遣词造句方面重在构建请示的语气和清晰的请示目的。在开头，重点使用表达行文目的、依据或者原因的词语，比如“为了”、“关于”、“由于”、“对于”之类的词语，明确表达目的。特别是在请求物资帮助的请示中，对于请求数额要有理有据，比如“请求省政府每年解决我市小型水利建设补助资金×××万元”这样的句子，能使上级一目了然地明白所请求的事项。在文中涉及需要上级机关予以回复的地方，使用“请求回复”等词语，可以使上级机关尽快做出工作安排。不要在文中使用生僻字和不常用的词语，以保证内容通俗易懂。在句子的使用上，要多使用短句；切忌使用结构不完整、表达不清楚的长句。请示是讲求时效性的公文，所以文辞不能过于繁冗，力求简洁明了，使上级机关以最快的速度掌握请示的事项。第六节范文解析范文解析一：关于召开中国共产主义青年团××区第×次代表大会