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第1页共60页行政管理制度北京奥力泰格科技有限公司第2页共60页北京奥力泰格科技有限公司第一章共二十章编号：LAXZ-SK-2008-07-01第1页共1页版本号A目录第0次修改第一章目录……………………………………………………………………01第二章组织机构构图………………………………………………………………02第三章职位说明书…………………………………………………………………03第四章行政管理制度总则…………………………………………………………09第五章办公环境管理与礼仪规范…………………………………………………11第六章印章管理…………………………………………………………………15第七章办公自动化管理……………………………………………………………17第八章行文管理…………………………………………………………………20第九章档案管理…………………………………………………………………27第十章列册与书籍管理……………………………………………………………31第十一章办公资产管理……………………………………………………………34第十二章固定资产管理……………………………………………………………37第十三章会议管理…………………………………………………………………41第十四章公司大纪事管理…………………………………………………………45第十五章提案管理…………………………………………………………………47第十六章保密制度…………………………………………………………………49第十七章考勤管理…………………………………………………………………52第十八章节假日值班管理…………………………………………………………54第十九章车辆管理…………………………………………………………………55第二十章宿舍管理…………………………………………………………………58第3页共60页北京奥力泰格科技有限公司第二章共二十章编号：LAXZ-SK-2008-07-01第2页共1页版本号A组织机构图第0次修改董事长：杨光总经理：陈文霆总经理助理韩占武首席科学家杨光（兼任）张开泰主管段利婕助理工艺部经理：高海军索田栋采购主管宗照旭储运助理采购与储运郭雪助理财务分析周玉助研刘洪梅药物与合成化学部（二）副总监：邓并四组许浪涛主管药物与合成化学部（一）一组周旭主管王洪久三组行政人事李爱宁主管库房管理李敏二组胡凤霞高助潘立华第4页共60页北京奥力泰格科技有限公司第三章共二十章编号：LAXZ-SK-2008-07-01第4页共60页版本号A职位说明书—行政部主管第0次修改职位名称行政部主管所属部门行政部直接上级职位总经理助理编写日期2008年7月编写部门行政部直接下属职位名称人员编制1、行政助理12、前台接待员13、驾驶员暂无4、保洁员1工作目的依据公司发展战略目标，负责公司后勤服务、车辆管理、固定资产管理、对外接待等行政管理工作，确保公司行政业务的有序开展。主要职责1、负责公司后勤管理工作，制定相关规定、并付诸实施；2、负责公司固定资产及办公用品的购置、管理；3、负责公司车辆的年检、审验、日常保养、办理各项手续及车辆日常调度；4、负责公司对外接待及内、外部客户订票、订房工作；5、负责公司公共环境卫生清洁、安全；6、为各部门提供车辆服务，保证及时、安全、快捷；兼管职责无任职者素质要求1知识技能1.1较强的社会交际能力、书写能力；1.2丰富的组织管理能力。2教育背景2.1大学本科及以上学历；2.2中文、行政管理等专业毕业。3专业证书无4工作经验及相关培训三年或以上相关工作经验。第5页共60页北京奥力泰格科技有限公司第三章共二十章编号：LAXZ-SK-2008-07-01第5页共60页版本号A职位说明书—行政部助理第0次修改职位名称行政部助理所属部门行政部直接主管行政部主管直接下属无编写日期2008年7月编写部门行政部工作目的为保障公司正常业务的有序开展，提供后勤保障工作。工作职责绩效衡量职责一：办公用品的管理。任务1：根据各部门办公需求，拟购办公用品名目，报部门主管审批后购置；任务2：建立台帐，做好新购物品和上期结存物品的登记。任务3：根据办公用品领用制度，及时下发办公用品，并做好记录，确保帐目清楚、无误绩优关键事件不良关键事件办公用品发放不够及时、准确，有具体事实的投诉承担责任：全部工作时间百分比：25%职责二：客户接待管理。任务1：根据各部门接待计划，及时办理外来客户的订房、订餐、订票等相关事宜，并做好记录。任务2：定期与酒店、票务点对帐，正确结算各项费用。绩优关键事件不良关键事件客户接待不周到，有具体事实的投诉排除突发因素，实际支出大于预算费用承担责任：全部职责三：车辆管理。任务1：协助主管制订车辆管理制度，任务2：协助主管办理公车外派事宜，并做好记录。绩优关键事件不良关键事件车辆安排不合理，有具体事实的投诉承担责任：全部第6页共60页职责四：日常事务性工作。任务1：相关信息的上传下达任务2：起草相关制度、通知任务3：查询、汇总公司电话费，及时反馈给部门主管及财务部，负责交纳公司各项话费绩优关键事件不良关键事件信息传达不够及时，影响相关部门的相应工作，有具体事实的投诉承担责任：全部绩优关键事件在按照要求完成本职工作的前提下，按时无差错完成由于增加临时任务造成的超额工作量不良关键事件未能按时完成公司或部门委派的工作职责五：其他任务1：在双方认可前提下，完成公司或部门委派的临时性工作。承担责任：未知工作权限1.人事权限：无2.财务权限：无3.业务权限3.1对公司办公用品的采购具有建议权任职者素质要求1.知识技能1.1较强的社会交际能力、书写能力；1.2一定的组织管理能力。2.教育背景1.1大学专科及以上学历；1.2中文、行政管理等专业毕业。3.专业证书无4.工作经验及相关培训1.1两年或以上相关工作经验。第7页共60页职位名称前台秘书所属部门行政部直接主管行政主管直接下属无编写日期2008年8月编写部门行政部工作目的保证公司电话的正常转接及往来信件的收发，树立公司良好形象，保证公司前台工作的有序开展。工作职责绩效衡量职责一：任务1：负责安排和召集的各类会议，编写并下发会议纪要，并及时了解和反馈信息。任务2：负责公司文件收发、分类、整理、保密工作。任务3：负责相关信息的收集，信函、电话、传真的记录、上传下达。任务4：访客预报、来访接待工作。任务5：翻译和打印公司有关文件及信件。任务6：公司饮用水、餐费等费用的统计、结算。任务7：行政主管安排的其他临时性工作。绩优关键事件文件上传、下达准确及时，得到客户表扬不良关键事件受到投诉，所负责事项工作内容和帐目不清晰承担责任：全部工作权限1.人事权限：无2.财务权限：无任职者素质要求1.知识技能1.3公关文秘、心理学相关知识；1.4具有较强的协调沟通能力以及语言表达能力。2.教育背景大专以上学历公关文秘、企业管理、中文、外语等专业3.专业证书无4.工作经验及相关培训4.1相关工作经验一年以上4.2写作、外语、办公自动化的应用北京奥力泰格科技有限公司第三章共二十章编号：LAXZ-SK-2008-07-01第7页共60页版本号A职位说明书—前台秘书第0次修改第8页共60页北京奥力泰格科技有限公司第三章共二十章编号：LAXZ-SK-2008-07-01第8页共60页版本号A职位说明书—行政部司机第0次修改职位名称司机所属部门行政部直接主管行政部主管直接下属无编写日期2008年8月编写部门行政部工作目的为保证各部门业务工作开展的用车需求，负责车辆的车辆日常维护、保养、清洁，安全驾驶，及时为用车部门提供良好的服务。工作职责绩效衡量职责一：车辆维护、保养。任务1：负责车辆日常维护、保养、清洁，确保车辆的正常使用。任务2：参与车辆年检及各项手续的办理绩优关键事件不良关键事件在正常使用情况下，车辆维护及保养不理想，有具体事实的投诉承担责任：全部职责二：安全驾驶，控制油耗。任务1：熟悉行车路况，控制油耗，不违章驾驶，确保安全行车。绩优关键事件不良关键事件出现责任交通事故百公里油耗量超出规定承担责任：全部职责三：服务工作。任务1：及时、优质为领导与各部门做好用车服务。绩优关键事件不良关键事件服务不佳，有具体事实的投诉承担责任：全部工作权限人事权限：无2.财务权限：无3.业务权限；对公司车辆管理具有建议权任职者素质要求1、技能1.2汽车驾驶1.3汽车保养、维修、维护专业知识4、经验及相关培训1.1三年以上汽车驾驶经验。第9页共60页北京奥力泰格科技有限公司第四章共二十章编号：LAXZ-SK-2008-07-01第9页共60页版本号A行政管理制度总则第0次修改一、目的1.1行政管理是为实现管理目标而进行的动作、控制、授权、反馈等企业内部管理行为的总和，是区别于业务管理的企业基础管理。1.2行政管理有责任对公司上下、各部门之间管理活动进行协调。1.3本制度旨在规范公司各级管理机构的行政管理，建立统一、科学、严格的行政管理体制，为进一步提升整体管理水平奠定基础。二、适用范围2.1本制度规范公司的行政管理工作，是公司整体管理制度的重要组分，公司所属职能部门和所有员工，在行政作业事项中除国家有关规定外，皆按本制度办理。三、内容3.1本制度涵盖行政管理、文书管理、办公管理、会议管理等内容。3.2行政管理原则：3.2.1服从指挥：对上级合乎法律和制度的指令都要服从,不得无故拖延上级布置的任务。3.2.2逐级管理：上级对下级指挥和下级对上级的请示都要逐级进行，不得越级。上级可越级检查不可以越级指挥，下级可以越级申诉不可以越级请示。申诉用书面形式表达。3.2.3一人负责：不论什么工作，上级应使最终负责任的人只有一个。3.2.4连续工作：任何人任何形式的离岗，都要做好工作交接，不得使工作间断。3.2.5及时复命：任何指令不管能否完成，必须在限定的短时间内向下达指令者回复。3.2.6一致性：任何人无权改变公司制度规则，制度的改变必须按程序进行。第10页共60页北京奥力泰格科技有限公司第四章共二十章编号：LAXZ-SK-2008-07-01第10页共60页版本号A行政管理制度总则第0次修改3.2.7指挥：在管理结构图或岗位设置图上有指挥线直接连接的上下级岗位之间有指挥与被指挥的关系。3.2.8授权：包括常规性授权和临时性授权。授权时要把要求下级做什么，达到什么效果，赋予下级什么权力，必须清楚，同时应当把这种授权通知相关人员。授权应避免权力的交叉和重叠。临时性授权是指，任何管理者由于个人原因使自己的工作职责不能够亲自完成时，可通过授权的方式让下属完成。3.2.9检查监督：任何管理者都有检查监督的职责，主要是本部门负责范围内的检查监督。3.3行政效能管理的五项行为规定“五定模式”：3.3.1定位……“人”的功能及角色的扮演，必须设定，才能实施权责与职责的机能。3.3.2定点……内部实施与运用的各式表格、资料、文件等，必须设定固定的“责任区”和“置放区”，以确保操作的流程化，做有条不紊。各种文件资料必须分类列册管理。3.2.3定向……依工作流程方法运转，在每一个环节，皆保持一定的操作方向，才不致混乱。3.2.4定人……将工作责任到人，实施“个人责任制度”，在每一个环节流程中，无论是表格、资料、文件等，都必须落实到个人负责范围，以便执行查核、推动及督导。3.2.5定时……将上述所列的各式内容，在日作业、周作业、月作业或季度作业中，无论是由上往下或由下往上，都必须设定“时间管制”以便加强效率运转。3.2.6员工须以书面方式取代口头方式、以记录方式取代记忆方式进行工作流程，任何口头请示、承诺或批准均为无效；能够以表格反馈的事项尽量不以文字描述，能够以图表描述的事项尽量不用表格。第11页共60页一、目的1.1为加强办公室管理，规范本公司全体同仁的仪态、举止；以及工作纪律，营造一个舒适、良好的工作环境，特制定本规定。二、适用范围1.2本制度适用于本公司所有部门和全体员工。三、内容1.3办公环境管理1