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会议准备非集中式会议集中式会议是否采用信息化手段会议结束是否采用信息化手段会议形式会议场所会议通知会议流程安全保卫后勤服务会议纪要会议评估是否节能、环保以人为本是否高效会议进行绿色会议的管理程序会议前会议时会议后时间、地点、会议须知、会议议程、参加人员、会议地址等讨论议题、注意事项等会议纪要、会议精神等彩信、邮件、短信等形式参与人员广东移动的绿色会议行动决策者在绿色会议中的推动力传统角色关键点信息化的绿色会议1.会开得越“勤”越好2.无计划、无控制会议管理1.身体力行，倡导高效节能的绿色会风，只开有实际效果的会2.控制会议成本，对会议性质合理划分，制定各类会议开支标准1.无须考虑信息接收结果2.集中式办会，不考虑会议形式创新3.不考虑节能与成本节约会议形式1.多用信息化手段实现环保、高效、节能、人性化2.根据预算灵活组合会议形式3.从物料等细节节约会议成本注重会议派头，会议安排不划分等级会议服务根据会议规格、地理特性制定会务标准会议开完就算了，不注重会议的总结闭环监控1.推动绿色会议信息化的评估2.重视会议计划的闭环监控判断某个会议是否应该开这样的情况下不应该开会具体情况准备不充分1.与会时间紧迫，不可能有适当的准备2.没有清晰的会议议程或缺乏合适的目标，与会者不清楚可能要讨论什么3.擅自变更会议议程、延长会议时间，与会者没有准备好效果难以保证1.主要人员不能到会2.回中没有决策流程，容易跑题3.对议题涉及的术语困惑不解或歧义4.会议环境干扰因素太过5.与会者参加积极性不高，认为会议浪费时间和精力没有实质内容1.某些决定并非重要或并非紧急，只是内容简单的常规性、事务性会议2.直接交由少数人负责即可的事情3.决策者已经做出决定了成本太高1.规格计划太高，会导致开支过大2.会议地点太偏僻，交通成本高有更好的替代方案1.可以合并召开的会议不分别召开2.将专题性会议、专业会议和综合会议逃开的不分别召开3.能通过网络、电话等形式解决的，不集中召开4.能通过发文等形式解决的通报类会议不再开会通知5.能开短会，绝不开长会6.能一次性开会传达部署到基层的会议，不层层开会传统会议和信息化会务关系系统的比较会务内容传统做法信息化会务的做法会议场地选择没有全面的商家信息，每次通过电话沟通，现场踩点确定会议场所，造成时间成本及人工成本的浪费网络化预订会议酒店；通过会务信息化系统的不同标准自动配套相应方案，省时省力背景板、指示牌、会议指南等物料制作方案核定制作会议物资安排表，每次人手确定不同会议所需要的不同物资根据输入的会务标准输出物资使用模型，自动列出需要的物资与会人员信息收集于与整理通过传真、电话、邮件收集参会人数、人员姓名、职位、到达情况等信息。经常出现信息丢失或更新不及时、准确的情况各单位通过登录信息收集网站输入个人信息，会务组织方随时查询，即时更新房间分配及相关工作落实根据实际与会人员级别及数量，分配手动分配房间，人员如有变动，牵一发而动全身系统设置各级别人员入住方案，输入与会人员信息后自动合理分配会场、围餐及合照作为安排按照正确的单位、部门、职位顺序进行手动排序、安排座位，人员如有变动，牵一发而动全身系统设置各级别人员作为安排方案，输入与会人员信息后自动合里排序会务车辆准备及调度在举办大型会议中，如单靠人手分配车辆，会造成车辆安排的混乱根据信息化会务管理系统进行车辆调配，方便、及时、高效。系统配有行程时长、路线设定，并可实时监督车辆行进情况接机工作安排传统方式中，所有接机信息要通过电话一个一个传递、何时。常出现不及时、不到位而漏接、错接人员信息化会务管理系统可通过网络实时更新，所有相关人员均可及时知晓人员到达信息，保证服务的精准注：上述所讲会务信息化系统和统一通信多媒体客户端（IMS），将在未来帮助会务工作人员解决许多难题。开会的风险例子解决方案1.交通安全2.餐饮风险3.会场突发事件硬件事件1.会场设施突然“罢工”：停电，音响、计算机和投影、空调故障等2.户外回忆突遇天气变化，如暴雨、闪电打雷等3.会场周围发生突发事件，受其影响，会议难以继续通过提前准备好备用器材，设计好备用活动方案，提前收集各种信息，做好准备工作来解决预防的。对于受周围突发事件影响的会议应该重视与会者安全，暂停会议，离开会场软件事件1.大会重要主持人或者主讲者因各种原因不能到会2.大会发言人发言超时，或者跑题，影响了后续的议程和相关主题的讨论3.发言人的观点有违会议主办方主旨，产生负面影响4.会议现场突然出现恶意捣乱的其他人员对于这类风险，就需要会议现场组织者的丰富经验和迅速反应，挽回不良影响，或者及时采取行动，暂停会议。安全事故1.确保会议的安全，包括参会人员的人身安全和会议资料的保密要求。2.有的与会者不方便透露行踪，会议组织者应对入住酒店时强调人员信息的保密性，避免与会者隐私受侵害3.设计商业机密或是政府规划，机密级别资料做好回收，避免外泄信息。超出预支会议开支内容：1.会议室/厅费用：场地租金；布置费用；设施租借费用；其他支持费用2.住宿费用3.餐饮费用：早、中、晚餐；酒水及服务费；会场茶歇；联谊酒会等4.交通费用：出发地至会务地的交通费用；会议期间交通费用；欢送交通及返程交通费用5.人工成本支出：翻译人员；礼仪人员6.视听设备7.其他杂费开会的风险点风险控制，不得不做的三件事做法1.成本控制1.信息化2.变更会议形式2.会场控制（1）场内控制(会场内的风险控制需要会务组织者仔细和认真负责的工作态度，也需要深度的专业知识和精神）1.电源符合情况如何？是否会突发停电？电插头是否够用？2.音响效果如何？最后一排的参会者是否能听清？3.计算机和投影是否正常？最后一排的视觉效果如何？4.发言者的相关资料是否已事先存入计算机？5.空调设施是否正常？温度设置是否合适？6.要开产品展示会，会场的灯光是否足够？7.消防设施是否齐备？8.安全出口的指示是否清晰？是否亲自走一遍确认过安全通道?（2）场外控制（会议风险控制同时要关注场外因素，这往往是会务组织者比较容易忽视的。需要会务组织者事先多收集信息，提早预防，形成备用方案。1.确认会议餐饮菜单，视察厨房卫生，注意会议期间天气对饮食的影响。在菜单设置上，避免容易引起肠胃不适的菜式（如生冷海鲜等）；同时，要注意是否有特殊民族人员，要注意饮食禁忌2.反复确认并提示交通工具的出发时间、路线、上下车地点、保持与领队者的联系3.准备一些常用非处方药品4.密切关注户外会场的天气变化，准备适当的用具，或者准备代替方案，提示与会者户外参会的场地情况5.会场外环境是否对会场产生影响？交通是否方便？6.如果受到会场外的突发事件的影响会议无法继续，宣布会议暂停或者及时转移会场。3.效果控制（影响会议效果主要有两个方面：一是会议议题设置；二是会议流程的控制。）1.主办部门十分清晰会议的目的，针对议题做好与会人员范围界定、议程设置、时长设定等工作2.事前准备充分的会议材料，并对需要其他部门配合的事项提前进行沟通3.会议进行中要做好时间控制，避免无限讨论、议而不决的会议现场4.做好突发事件的预案和代替方案，如果遇到恶意捣乱会场的其他人员，及时沟通劝阻其离开会场5.告知与会者和工作人员遵守会议内容和文件的保密制度，保证会议内容的安全封杀风险奇招1.做好成本预算，用电子材料代替纸质材料，让信息化传递各项信息，省时、省力、省钱2.做足准备工作，将会场内外可能发生的各项风险及防范措施一一列举，执行时逐项审查，防止出现漏洞降低风险必做事件开会的目的通常有以下几种1.集思广益的会议：希望在某领域讨论出一个可行的成果，或提出新想法，或解决某问题工作布置会：上级向下级布置工作2.信息发布的会议：与与会者分享各种信息、资源，如上下级间、分区间、组织内外的分享激励士气的会议：动员大会，号召公司团结一致，共同进步，共同发展汇报型会议：下级向上级汇报工作情况谈判型会议：通过严谨的谈判程序，希望达到一个双方认同的方案表彰或批评会议：当众表扬或批评别人的会议，当众树立榜样或者以此为戒作为会议组织者，我们必须向发起方确认一下信息1.会议的主题是什么？5.与会者是哪些人？2.是否使用信息化形式召开会议？6.需要那种级别的服务？3.哪些议题是必须包含的？7.什么时间召开比较好？4.对会议的流程与设备有什么特别要求？8.会议召开的时间长短？这些信息都要从会议发起者身上获得，而且需要通过反复的沟通。因为在意向形成到需求被正式确认的过程中，这些信息都在不断地变化一些会议发起者的开会意向有时并不完全确定，会议组织者就要多从执行需要的角度，提醒会议发起者有哪些信息是策划会议执行前必须确定的会议时间、时长人员级别、数量会议议程会议组织者会议城市会议酒店设备服务提供商房间数量房间物资会务人员数量会场面积用餐形式、餐厅面积设计物料会场数量设备需求会议发起者注：最左边的信息点必须由会议组织者向会议发起者反复确认，因为每一个信息点的具体化都将牵涉到大量关联工作信息点关联工作会议的主题确认会议主题式放映会议召开目的的议题。一般都先由会议发起者决定会议的主题，由此细化出会议的多个议题形成会议议程，参加者、规模等。会议的议程确认会议的议程是会议重要的一环，完整的议程能使与会者很好地理解会议的目的，他们也可以提前准备相关事实与资料。会务人员确定主题后，要迅速细化出会议的多个议题，形成议程，并让会议发起者确认。确认会议主题时要注意的1.会议主题能放映的目的2.会议主题要明确，要体现会议需要传达的核心信息3.会议内容敏感度较高的会议，在主题设置上要着重考虑是否可公开。从会议质量角度出发，议程安排注意事项1.议程中的议题要完整，有始有终，以务实、高效为基准2.议程中议题的安排要按照轻重缓急，重要议题排在议程前端，次要议题排在后端。3.分组讨论人员安排要合理，主持人设置的重要性不可忽视要保证讨论的效果4.议程安排要以人为本：议题期间适当安排休息时间；餐后不要立即举办强度大的会议；主要领导讲话的顺序。5.议程不要“左摇右摆”，保证资料准备的质量从会议组织者角度出发，议程安排注意事项1.要有清晰地时间节点安排，保证会务组织者及时提供休息、餐饮服务2.要有清晰地地点安排，以免使会议代表迷路3.会议组织者要清晰每个环节的设备要求，以便筹备人员能准时、准确提供到位4.会议最后一天尽量不要临时增加议题或延长会议时间，避免会议代笔紧急调整行程安排，打乱其后续工作注：左摇右摆。个人理解：议程不要在会中随意调动，即兴转变顺序。信息收集分析整理制订计划方案执行结果反馈收集信息包括但不限于以下内容：1.会议信息（1）召开时间、期望地点；（2）会议议程、会议时长（3）会议设备、物料需求2.与会人员信息（1）与会人员规格（2）与会人员规模（3）与会人员详细信息：重要领导喜好、行程安排；与会代表姓名、性别、级别等根据各项信息进行划分，是属于满足需求型还是细分需求或是引导需求的。根据不同需求类型制订会务方案方案执行的过程中，不断关注各个工作点落实情况，根据最新需求进行应急调整1.现场执行结果反馈，检查工作落实情况；2.会议结束后总结，为下一次会务工作提升做好准备工作。创造我们会议管理的“五步曲”模型满足需求型标准化、流程化执行占绝大多数的会议代表细分需求型个性化、有针对执行数量不多，级别相对较高的重要群体引导需求型精品化服务会议接待中的核心人员类别划分满足需求型：如果会议人数较多，同时级别要求不高，这种会议服务应当采取标准化和流程化的服务执行方案，保证会议需求得到满足，但是不需超出标准。第一，这一类型会议人数较多，同时导致变动因素增多，因此，保证会议依时顺利召开是基本前提，过多投入服务人力、物力容易造成本末倒置。第二，这一类型会议与会人员规格不高，会议预算相应较少。因此，不提供过分个性化的服务，是绿色会议的要求，也是提高会务工作效率是会务资源按照需要分配的要求。第三，采取标准化和流程化的服务执行方案并坚持这个方案，才能达到会议成本控制的目标。细分需求型：细分需求是指与会人员中较为重要的群体，在会议中处于第二级别的人员。针对这类群体需根据所