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行政公文的写作渤海大学刘丹二0一二年一月行政公文•第一节行政公文概述•第二节几种常用公文的写作第一节行政公文概述•一、行政公文的概念和种类•（一）概念：国家机关以及依法成立的并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织，按照隶属关系和职权范围在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。是依法行政和进行公务活动的重要工具•（二）种类•1、上行文：具有同一隶属关系的下级单位向上级单位报送的公文•2、下行文：具有同一隶属关系的上级单位向下级单位发送的公文•3、平行文：平行单位之间或不相隶属的单位之间的行文二、行政公文的特点和作用•（一）特点•1、政策性：党和国家的方针、政策、法律法规主要是借助公文这种工具来传达、贯彻和实施的。•2、权威性：体现了行政机关的权力和权威性。•3、时效性：在法定的或一定的时间范围内，它的执行才有效。•4、规范性：公文的编制和办理具有一系列的原则、方法、程序和格式。（二）公文的作用•1、管理制约作用•2、联系商洽作用•3、宣传教育作用•4、凭证资料作用（一）书面格式：•眉首、主体和版记三部分•文件编号No001•秘密等级[秘密]•紧急程度[急件]•发文机关××省人民政府文件•发文字号×政[20××]×号•签发人签发人:•间隔线•公文标题锦州市政府关于开展××活动的通知•主送机关各市县人民政府:•正文×××××××××××××××××××××××××ו×××××××××××××××××××××××××××ו附件标注附件:1.×××××××××××××(一份)•2.×××××××××(二份)•落款印章××省人民政府(公章)•成文时间二0××年×月×日•附注附注•主题词主题词:××××××通知•抄送机关抄送::×××××ו印发机关××省政府办公厅2000年×月×日印发•印刷份数(共印×××份)1、眉首部分——文头•（1）秘密等级和保密期限——密级：绝密、机密、秘密•（2）紧急程度：特急、急件•（3）发文机关标识——文件名称发文机关全称（规范化简称）＋文件1、眉首部分——文头•（4）发文字号机关代字+年份+序号机关代字：发文机关规范化简称年份：标全称，用〔〕括入序号：发文机关发文顺序号*几个机关联合行文，只标明主办机关发文字号。•（5）签发人：上报公文中签发该文领导人的姓名2、主体部分•（1）标题：发文机关+事由+文种*标题中除法规、转发文件、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。•（2）主送机关：公文行文的对象。即发文机关要求的主要受理机关。•（3）正文：在主送机关下一行。包括开开头、主体、结尾三部分。•开头写明发文的目的、原因、根据；主体是公文写作的主要事项，写法比较灵活，结构上多用总分式、分条列项。结尾基本上用习惯用语结尾。2、主体部分•（4）附件说明：附属于正件发送的文字材料、图表、像片等，它是正件的补充或参考材料，与正件具有同等效力。•（5）落款：行政公文法定作者的署名。机关领导人的落款又叫签署。•制发机关+印章+日期•日期+印章•制发机关+日期—专门版头铅印且大量下发2、主体部分•（6）成文时间：公文的生效时间。确定方法：以领导人签发的时间为准；联合行文以最后机关领导人签发日期为准，经会议讨论通过的行政公文以通过日期为准，电报以发出日期为准。成文时间以汉字书写，年月日齐全。•（7）附注：需要说明的其它事项。在成文日期下一行居左空2格。3、版记部分•（1）主题词：公文检索标识。每个公文的主题词语最少2个，最多5个，最后一个词指该文的文种。主题词的位置居左项格标识，词与词之间空一格不加标点。•（2）抄关机关：除主送机关外，需要执行或知晓公文的其他机关。•（3）印发机关和时间：公文印制的主管部门。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。标题练习•1、关于中国人民银行××市分行改革信用社管理体制的报告•2、××区教育局转发××市教育局关于加强学生春游组织工作的通知•3、××省工商行政管理局关于国家工商局、卫生局《药品广告管理办法》的通知•4、××县工商局关于×××同志严重失职的处分决定的通知发文字号练习•1辽劳发（2005）24号•2京给水（2006）字第1号•3（2006）沪港业字第059号•4锦电话局［2006年］实字第24号第二节通知•一、概念：批转下级的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。•二、通知的特点：•1、应用的广泛性•2、行文的执行性•3、办事的时效性二、通知的种类•1、发布性通知：下行文。用于向下级机关发布有关行政法令和规章制度。国务院关于颁布国家行政机关公文管理办法的通知•2、批转性通知：下行文。用于上级机关对下级机关上报的文件进行批转。•3、转发性通知：用于下级机关或部门转发上级机关或不相隶属机关的公文。下行文或平行文《教育部转发卫生部、财政部关于公款医疗管理办法的通知》•4、指示性通知：用于上级机关对下级机关传达指示、布置工作时使用。用指示性通知，其通知具有较强的行政效力《中宣部、新闻出版署关于禁止买卖书号的通知》•5、知照性通知：向有关机关告示情况，但并不要求受文单位具体完成什么任务。作用是“打招呼”•6、任免、聘用通知：主要用于任免、聘用事项。•7、会议通知二、通知的结构和内容•1、标题：•2、主送机关：•3、正文：主要包括缘由和事项两部分。•结构：•一是篇段合一式（用于内容简单的通知）•二是总分条文式：引言之后将通知事项分为几点，用顺序号分条拟写。•三是归纳式：按性质将正文分为几大部分，如原因、要求、具体措施等。•4、成文时间和发文机关•××市水利局文件•×水发[2001]87号签发人：××ו关于转发省水利厅《关于开展××省•水土保持规划工作》的通知•各县（市）、区水利局：•现将××省水利厅的[2001]203号文《关于开展××省水土保持规划工作的通知》转发给予你们，请你们按文件及“大纲”的要求认真落实。现将具体事宜通知如下：•一、规划一律按“大纲”要求统一布置，×××××××ו×××××××××。•二、为保证规划工作是顺利开展，市局决定成立由水利局、市计划委员会、市财政局为成员的××市水土保持规划领导小组，××××××××××××××。•三、×××××××××××。•附件：一、×××××××××××。•二、×××××××××××。•（此页无正文）•××市水利局（印章）•2001年9月23日主题词：水土保持、规划、通知。抄送：省水利厅、省水保局、市计委、市财政局××市水利局办公室2001年9月23日通报•通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况使用的公文•一、通报的特点•1、典型性--以点代面•2、真实性•3、导向性通报•通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况使用的公文•一、通报的特点•1、典型性--以点代面•2、真实性•3、导向性通报•通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况使用的公文•一、通报的特点•1、典型性--以点代面•2、真实性•3、导向性二、通报的分类•按内容分：表彰性通报、批评性通报和情况通报•按表达方式分：直述性通报和转述性通报。三、通报与通知的区别•通报与通知都具有知照性，通报侧重于报道和评价事实，一般不具体地布置任务。而通知是知之而后行，是必须执行的，而通报是以教育为主，不一定要执行。四、通报的结构和内容•1、标题：《国家体委关于表彰中国女子排球队的通报》•2、主送机关•3、正文•（1）表彰性通报•一是将何人、何时、何地、何事这些要素交代清楚•二是对通报事项作客观分析和评价•三是作出决定•四是号召向被表彰人学习。•（2）批评性通报：可分为批评坏人坏事的和关于事故的两类•批评坏人坏事的与表扬好人好事的写法相同，第四层对下级作出指示、要求。•事故通报：一是何时、何地、何单位发生了什么事故，带来什么危害、损失、后果；•二是对事故进行分析，着重分析产生事故的原因•三是处理决定•四是为防止此类事故再次发生，提出整改措施。关于•一、事故的发生情况及事故相关损失---叙述•二、主要分析产生事故的原因----说明和议论•1、严重超载•2、违反交通规则•三、处理决定---说明•1、•2、•3、•四、提出整改措施----说明和议论•1、校车的质量问题•管理•3、情况通报：传达重要情况（精神）的通报，应从实际出发，根据需要确定写法。•一是分段式，将重要情况加以归纳和概括，综合一体•二是以小标题式，把重要情况融会其中，集中而精练地概括成几个问题•三是以三段式写法：开端交代通报事件的基本情况或基本精神，接着作出若干决定，最后提出要求、号召或希望。报告•一、报告：是一种上行公文，适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问的公文。•1、报告的特点；•（1）应用的广泛性•（2）行文的单向性•（3）时间的灵活性•（4）表达的叙述性2、报告的种类•（1）工作报告•综合性报告：一定时期全面情况•专题报告：某件事情或某项工作•（2）情况报告：突发重大情况•（3）回复报告：答复提问报告的结构和内容•1、标题•2、主送机关•3、正文：开头、主体、结尾•（1）工作报告：工作情况（采取措施）+取得成绩+存在问题+今后打算（例文一）•（2）情况报告：突发事件情况+事件性质+初步结论+处理意见•（3）回复性报告：针对事项+具体答复（例文二）写作要求•1、重点突出：专题报告要抓住事物的本质，实事求是地反映情况，力求：一文一事一报•2、点面结合：综合性报告要处理好三个关系：点与面、事与理、详与略•3、综合分析，总结规律：以叙述为主，但在介绍情况的基础上，还要通过议论等进行综合分析，总结规律，从中吸取经验教训。请示•一、请示的概念：向上级机关请求批示、批准的公文二、请示的种类1、请求指示性请示：（怎样做）写作时，重点放在提出问题，而不提出具体建议。请求语：“可否，请批示”，“以上请示当否，请批复”2、请求批准性请示：（是否可以做）请示中的问题可事项，本机关有认识有打算，只是无权决定和处理，非得上级机关批准备不可。写作时重点放在意见、办法及其理由上。请求语：“以上请示，如无不妥，请予以批准”，”请审核批准“等。3、请求批转的请示请求上级部门对本部门就全局性或普遍性的问题所提出的解决办法予以批转各单位执行。三、请示的结构和内容•1、标题：发文机关+事由+文种•2、主送机关•⑴主送机关只有一个，不能多头主送•⑵除领导者个人交办的事情外，请示不得直接呈送领导者个人。•⑶一般情况下，不得越级请示。•3、正文：•⑴缘由：说明请示的原因，突出请示的必要性和迫切性•⑵事项：写明请求需上级机关批准或指示的具体事项•⑶请求语：具体明确地提出请求解决。•4、成文时间和发文机关。函•（一）函的含义•函是上下级、各平行机关或不相隶属的机关、单位之间互相商洽和联系工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时所使用的一种公文。这是以平行机关或不相隶属机关为主送单位的“平行公文”。函是机关之间的往来公文，而不是如上行文或下行文那样的单行公文。•（二）函的特点：•1、使用广泛——多向性——在公文中，函的使用最为灵活，行文方向不受限定，各机关单位之间需要发生工作联系，而又不便于使有其他文种的都可以使有函•2、灵活简便——针对性——可以用于公务活动的各个领域与各个级别层次的机关，一般不受作者职权范围大小与级别高低的制约，不受内容繁简与事情大小、轻重的限制，一般一文一事•3、平和性——函在语言方面一般不像法规性公文的语言，而是显得尊重平和，恳切真诚。（二）函的种类•一、按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。••二、按发文目的分。函可以分为去函和复函两种。去函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。••三、另外，从内容和用途上，还可以分为商洽函、询答函、知照函、请准函等等。•（1）商洽函。即不相隶属机关之间商洽工作