行政公文基本知识

第二章行政公文第一节行政公文基本知识学习目标：•1、了解行政公文的概念、种类和特点；•2、了解行政公文的版式及制发和处理程序；•3、初步认识13种行政公文；•4、掌握行政公文的写作要求及注意事项。行政公文的概念：•行政公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。行政公文的特点：•特定的内容•规范的体式•作者和读者的限定性•法定的效用•规范的处理程序行政公文的分类：•按《国家行政机关公文处理办法》分13种：–命令（令）、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要；•按行文关系和行文方向，分为上行文、平行文和下行文；•根据办文需要，分为对外公文、收来公文和内部公文。•上行文：指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。•平行文：是相互没有隶属关系的同级机关或者不属同一系统的机关之间的行文。如通知、函。•下行文：下行文是上级机关向所属的下级机关的行文。如命令、决定、公告、通告、通知、通报、批复等。命令通知决定公告通告报告请示批复函意见会议纪要议案通报行政公文种类行政公文的版式交拟审核签发注发缮印归卷发送装封登记校对用印公文的制发和处理程序签收启封登记分办传送催办承办拟办批办收文的处理程序注办归卷初步认识13种行政公文（一）命令公布令嘉奖令行政令适用于依照有关法律公布行政法规和规章宣布实行重大强制性行政措施嘉奖有关单位及人员“依法出令，令重如山”，有权限机关单位依法使用广东省人民政府令第82号《广东省人民防空警报通信建设与管理规定》已经2003年8月11日广东省人民政府第十届20次常务会议通过，现予发布，自2003年10月1日起实行。省长XX二○○三年八月十九日国务院关于在西藏自治区拉萨市实行戒严的命令国发〔1989〕20号鉴于少数分裂主义分子不断在西藏自治区拉萨市制造骚乱，严重危害社会安定。为了维护社会秩序，保障公民人身、财产的安全，保护公共财产不受侵犯，根据宪法第八十九条第十六项的规定，国务院决定，自1989年3月8日零时在拉萨市实行戒严，由西藏自治区人民政府组织实施，并根据实际需要采取具体戒严措施。国务院总理李鹏一九八九年三月七广东省人民政府关于查禁公路上“三乱”行为的命令粤府〔1995〕6号为进一步贯彻国务院关于禁止在公路上乱设站卡、乱罚款、乱收费的通知精神，维护群众、企业合法权益，保障公路安全畅通，特发布命令如下：………以上命令，请立即贯彻执行。一九九五年一月二十四日（印）国务院对胜利粉碎劫机事件的民航杨继海机组的嘉奖令中国民航总局：中国民航兰州管理局第八飞行大队杨继海机组，1982年7月25日驾驶民航伊尔十八220号机执行西安至上海2505航班任务，在飞临上海附近上空时，机上5名歹徒突然采用暴力手段劫持飞机。………并分别给予奖金奖励。国务院号召民航全体空勤人员和广大职工向英雄的杨继海机组学习，兢兢业业，戒骄戒躁，提高警惕，做好工作，确保飞行安全，全心全意为中国人民和世界人民服务，为我国的社会主义现代化建设作出贡献。中华人民共和国国务院一九八二年八月十二日例文（二）决定适用于对或做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。重大事项重大行动事关重大，机关法定会议作出决定。决策性决定、奖惩性决定、变更性决定深圳职业技术学院文件深职院〔２００4〕2号例文关于成立深圳职业技术学院汽车工程系、精细化工与材料系的决定学院各单位：经研究决定，成立深圳职业技术学院汽车工程系；成立深圳职业技术学院精细化工与材料系。（三）通知1、批转通知2、转发通知3、传达通知4、任免通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项，任免人员。使用最为广泛、最典型、指令性很强的公文。没有法规限制，只要是隶属下级机关，便可行文。发文通知例文（四）通报通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。表彰性通报批评性通报情况通报通报重在传达精神，一般不具备指令性而具有启示性深府〔2005〕143号深圳市人民政府文件深圳市人民政府关于表彰2005年深圳市科学技术奖获奖项目及获奖人员的通报各区政府、各直属单位：为深入实施创建自主创新型城市战略，奖励为发展我市科技事业、促进经济繁荣和社会进步做出突出贡献的科技人员，根据《国家科学技术奖励条例》和《深圳市科学技术奖励办法》的规定，经评审，市政府决定授予深圳迈瑞生物医疗电子股份有限公司徐航深圳市市长奖；授予“全网智能化”等17项科技成果深圳市科学技术进步一等奖，授予“GSM、CDMA两网互通网关”等31项科技成果深圳市科学技术进步二等奖，授予“地铁/轻轨无线通信系统”等40项科技成果深圳市科学技术进步三等奖。例文深地税〔2003〕745号深圳市地方税务局文件深圳市地方税务局关于房产税征收问题的批复涉外检查分局：你分局《关于房产税有关问题的请示》（深地税外发〔2002〕12号）收悉。根据《深圳市地方税务局关于印发〈房产税、车船使用税若干政策问题解答〉的通知》（深地税发〔1999〕374号）和《深圳市税务局关于房产税若干政策问题的通知》（（87）深税政三字第109号）的规定，现将有关房产税征收问题明确如下：一、如企业生产经营场所四周有围墙、且具有顶棚，则该场所符合“有屋面和围护结构（有墙或两边有柱），能够遮风避雨，可供人们在其中生产、营业、工作、学习、娱乐、居住或储藏物资”条件，应按有关规定征免房产税。例文(五)批复•批复适用于答复下级机关的请示事项。（六）意见—适用于对重要问题提出见解和处理办法。中共广东省委、广东省人民政府关于坚决扫除“黄赌毒”社会丑恶现象的意见（1999年6月7日）重在提出见解和解决的办法://changba.com/国务院三峡工程建设委员会第七次全体会议纪要国务院三峡工程建设委员会办公室（一九九八年十一月十三日）（七）会议纪要——适用于记载、传达会议情况和议定事项。使用会议纪要格式（八）报告报告，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。工作报告情况报告答复报告（九）请示请示，适用于向上级机关请求指示、批准。俗话说：“早请示，晚报告”，能否改为“早报告，晚请示”，为什么？不是隶属上下级不能用“请示”不能越级“报告”（十）公告公告适用于向国内外宣布重要事项和法定事项。如公布法律、法令、法规；公布重大国家事务活动，如国家领导人出访、任免、逝世；公布重大科技成果；公布有关重要决定等。公告通常由权力机关、行政机关、监督机关使用，人民团体、基层一般不用。（十一）通告适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。思考练习你能说出“公告”和“通告”这两个文种有什么异同吗？告知性通告和规定性通告二者的区别：•1、使用的范围不同。公告是向国内外发布，而通告多是限定在一个特定社区范围内。•2、发布的方式不同。公告多数要在《人民日报》上刊登，在中央人民广播电台广播；而通告可在地方新闻媒体刊登，还可以公开张贴。中华人民共和国农业部公告第453号近期，在我国广东省吴川市等部分地区发生一种新传入的有害生物--红火蚁(SolenopsisinvictaBuren)。根据《中华人民共和国进出境动植物检疫法》和《植物检疫条例》，现将红火蚁定为中华人民共和国进境植物检疫性有害生物和全国植物检疫性有害生物，并加以封锁控制。特此公告二○○五年一月十七日例文南山区后海大道施工通告2004年2月6日至5月31日，南山区后海大道将进行路面改造施工。为保证施工顺利进行，决定对南山区部分路段进行交通管制。现通告如下：一、2月6日至2月28日，后海大道南半幅进行封闭施工，相关车辆按民警指挥通行；二、3月1日至5月31日每天7时至19时，禁止各类货运车辆在AA路－AB路－BC路以北、CD阳路以东DE路以南（含以上路段）区域通行。三、2月6日起，原发放的各类货运车辆通行证停止使用。南山区公安局二○○四年二月一日例文函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。商洽函询答函告知函（十二）函(Letter)请批函复批函（十三）议案议案，适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。作为国家行政机关公文，议案的使用范围很小，仅限于各级人民政府和政府的首脑。拓展训练——行政公文的写作要求公文的写作要求1.明确行文目的。2.要符合政策。3.正确选用文种。公文的文种应当根据行文目的、发文机关的权限和与主送机关的行文关系确定。4.遵守公文格式，注意行文关系，掌握公文语言特点。5.认真起草关于举办财会业务培训班的请示报告县委：目前我县团干部队伍的现状与形势和任务的要求极不适应。从文化水平来看，大专文化的仅占6％。而且近年来，团干部更新较快，每年平均30％左右。在新老交替过程中青黄不接的现象也较为突出。为了改变这种状况，我们曾办过几期团干部培训班，很受欢迎。现在根据我们的师资能力，拟于今年10月至明年4月再办一至二期团干部培训班。具体意见如下：(一)培养目标：培养具有一定理论水平和党的政策思想水平，较全面地掌握青年工作理论和团的业务知识，热爱团的工作，思想正派的团委书记和专职团干部。(二)培训时间：3个月左右。(三)内容和安排：①毛泽东思想基础理论，约占总课时的65％；②团的工作理论，约占总课时的30％；③其他方面知识，约占总课时的5％。考试及格者，发给毕业证书，承认学历。(四)学员条件:……身体强健。病文(五)招收人数和报名办法：本次共招收40名，由各乡、直属单位、各系统的党委(组)和团委推荐，报县团委批准，填写一式两份的报名表。报名7月20日截止。为了适应飞速发展的新形势之需要，加强团干部队伍的政治素质，完成培养有理想、有道德、有文化、守纪律的一代共产主义新人的使命，关键是建设一支符合四化要求的团干部队伍。办这个培训班就是为了这个目的以上意见，如无不妥，请转发有关单位。××县团委一九××年×月×日1.文种不规范——请示和报告是两个不同的文种。凡有请求事项，需要指示、批准的，均为请示，不得写成“报告”，也不得写为“请示报告”。这篇公文应该是“请示”，须将标题中的“报告”二字删去。2、违反有关法规——不经国家正规的学历教育，不能获得毕业证书。学校之外的任何单位，都无权发毕业证书。否则，即使有所谓的证书，也不会被承认学历。而仅经县级团委三个月的短期培训，就“发给毕业证书，承认学历”的说法，明显违法。3、内容含混，分寸失当——文中“拟举办一至二期团干部培训班”的话，含混、不确定。应该在有了明确的计划和安排之后，再向上级请示，否则上级不好批复。另外，从本文的前几段的内容和口气看，办培训班的事还有待县委同意，可是后面居然说“报名7月20日截止”，要求“转发有关单位”，似乎不容置疑，显然分寸失当。只有办理上级批准了的或者上级交办的事项，才能写入上述内容。主要问题4、结构紊乱——本文主体的最后一段是行文的目的，应该在开头出现。出现在主体的最后很不合理，造成了结构的紊乱。5、语言不够准确——“我们曾办过几期团干部培训班，很受欢迎”，“很受欢迎”应改为“效果很好，培养了多名称职的团干部”。第一条的“培养目标”跟培训对象相混淆，与后文搭配不当。第四条最后的“身体强健”，应为身体健康。6、层次标序有误——《公文处理办法》规定：结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。本文只有第一层，应标为“一”。拓展训练——行政公文写作的注意事项结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”，第三层为“１.”，第四层为“（１）”。一、（一）1.（1）1、结构层次序数2、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。如：根据广东省人事厅《关于选派优秀专业技术人出国培训的通知》（粤人发〔2002〕25号）的文件精神……3、应当使用国家法定计量单位。长度