行政公文处理办法

*****公司行政公文处理办法第一章总则第一条为加强*****行政公文处理工作，使之规范化、制度化，依据国务院新颁规定，结合****实际，制定本办法。第二条****行政公文是****行政机关在企业管理过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书，是进行企业管理和商务活动的重要工具。第三条公文处理指公文办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接的工作。第四条公文处理必须坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全；必须严格执行有关保密规定，确保国家、企业机密安全。第五条****公司办公室是****行政公文处理的管理机构，主管并负责指导全港行政公文处理工作。第六条****公司办公室和各单位办公室（综合科、下同）应当设立文秘职能，配备专职人员负责公文处理工作。第二章公文种类第七条****公文种类主要包括：（一）令（命令）适用于****公司宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。（二）决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）公告适用于向国内外宣布重要事项。（四）通告适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。（五）通知适用于发布行政规章，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，传达要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，任免人员。（六）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（七）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（八）请示适用于向上级机关请求指示、批准。（九）批复适用于答复下级机关请示事项。（十）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。可用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。（十一）函适用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（十二）会议纪要适用于记载和传达会议情况及议定事项。第八条****其他常用文种包括：（一）签报机关内部各部门负责人向分管领导人书面请示工作，用“签报”。“签报”必须由主办单位负责人亲笔签字，送分管领导人。“签报”不盖章，原件批回。（二）简报是反映情况，指导工作或单位间沟通消息时常用的一种简便的文字材料。（三）工作总结是对前一段时间内的工作进行综合、归纳、分析，从中找出经验、教训，并使之条理化、系统化，以便指导今后工作的文字材料。（四）调查报告是对客观事物进行实地调查研究、综合分析后形成的书面材料，是了解情况、掌握政策的基本工具。第三章公文格式第九条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文时间、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。（一）涉及国家及企业秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中“绝密”、“机密”公文应标明份数序号。（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。（三）发文机关应写全称或者规范简称；联合行文，主办机关排列在前。（四）发文字号包括机关代字、年份、序号。联合行文，可只标主办机关发文字号。（五）上行文，应在发文字号右侧注明签发人姓名，其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（六）公文标题应简要准确地概括公文的主要内容和公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。（八）公文如有附件（不包括被转发、报送、发布件），应在正文之后、年月日之前注明附件的顺序和名称。（九）公文除会议纪要和以电子公文形式发出的外，应加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。（十）成文日期，以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。（十二）公文应当按照要求标注主题词，上行文按照上级机关的要求标注主题词。（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。抄送机关应按先上级后下级顺序排列。第十条公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。第十一条公文用纸一般采用国际A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴公文用纸大小，根据实际需要确定。公文文字从左至右横排。第四章行文规则第十二条行文应当确有必要，注重效用。第十三条****公司及****公司所属各单位的行文关系应根据各自的隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和汇报。第十四条****公司所属各单位职权范围的事项应自行发文。****公司所属各单位要求解决具体问题时，需****公司决定的应用请示，直接向****公司行文，送****公司办公室；需有关部室办理的，用请求批准和答复类函，直接向有关部室行文。第十五条****公司机关各行政部室，除办公室外不得对外正式行文。在业务范围内与****公司下属单位商洽工作、询问和答复问题等，可以用部室函的形式处理。第十六条“请示”应一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”、“简报”中不得夹带请示事项。第十七条除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。第五章发文办理第十八条发文办理指以机关名义制发公文的过程，一般包括草拟、会签、审核、签发、复核、缮印、用印、分发等程序。第十九条草拟各业务主管部门根据工作需要草拟公文。问题比较复杂的，有关领导应亲自草拟，或经集体研究提出方案后，指定专人草拟。草拟公文应当做到：（一）符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅要力求简短。（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（五）人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“⑴”。（七）应当使用国家法定计量单位。（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（十）公文文稿第一页应用发文稿纸誊写，按规定格式写明文件标题、拟稿单位、拟稿人以及文稿正文等。主办部门负责人应对草拟文稿进行认真审核，并在发文稿纸上签字。第二十条会签拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商、会签，取得一致意见后方可行文。会签文稿以会签部门负责人签字为有效。第二十一条审核公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核，未经审核，不得送领导人签发。审核的重点是：是否需要行文、行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。在不改变原意的情况下，审核人员有权对文稿进行删节和文字加工。内容紊乱、文字冗长、需做较大修改的文稿，可提出修改意见，由拟稿人进行修改。勾划较乱的文稿应由拟稿人誊清后再送领导人签发。第二十二条签发以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发。以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人、分管负责人或经授权的办公室主任签发。第二十三条复核公文缮印前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。第二十四条缮印、用印、分发（一）签发后的文稿由文秘部门编号、缮印。缮印必须符合规定格式，字迹清楚无误，整洁美观，份数准确。（二）缮印文件均由拟稿人负责校对。重要文件应进行两次或多次校对，以确保质量。（三）公文盖章只限于发出和存档的公文，留作他用的公文不盖章，印章要盖得端正、清晰，严防错盖、漏盖。（四）上报的文件一定要严密装封，并严格执行文件传递签收手续。凡属重要文件，一律不得托人代捎。（五）以****公司名义发出的公文，底稿与正本3份由****公司办公室收存备查。第六章收文办理第二十五条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。第二十六条签收收文人在送文本上签字，表示文件收到。收文人要对收进的文件进行认真清点，检查有无错收、缺页等现象，发现问题及时联系解决。第二十七条登记收到的公文要加盖收文章，编写收文流水号，并逐项登记公文的收文机关、制发机关、发文字号、标题等内容。第二十八条审核收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应进行审核。审核重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他规定；涉及其他部门或单位职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。不符合本办法规定的公文，可退回呈报单位并说明理由。第二十九条拟办经审核，对符合本办法规定的公文，办公室应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。第三十条批办审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。第三十一条承办承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应立即退回文秘部门，并说明理由，不得横向传递。公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级协调或裁定。办理完毕的文件应及时交还文秘部门。第三十二条催办送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。第三十三条公文传递要以文秘部门为中心点，各承办部门收、还文件均直接与文秘部门交接，不得横向传递。第七章公文归档第三十四条公文办完后，应按照****公司有关文书立卷归档规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。第三十五条归档的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。第三十六条联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。第三十七条本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。第三十八条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。第三十九条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。第八章公文管理第四十条公文由文秘部门统一审核、用印、归档和销毁。第四十一条文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。第四十二条上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或办公室主任同意，可以翻印。翻印时应注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。第四十三条公开发布行政公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。第四十四条公文复制件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。第四十五条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。第四十六条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。第四十七条销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失，不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。第四十八条机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、