行政公文概述

第六章行政公文概述一、行政公文的概念•《国家行政机关公文处理办法》（2001年1月1日起施行）第二条规定：行政机关的公文（包括电报，下同）是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。二、行政公文的特点和作用1.行政公文的特点•（1）政策性：对政治、经济、社会生活各个领域有指导作用，用以执行贯彻党和国家的有关政策，执行国家的法律法令。•（2）实用性：处理公务，根据现实需要、针对实际问题而制发，有明确的写作目的。•（3）可靠性：所涉及的材料、数据、事实必须真实可靠，不得有任何虚假错漏。二、行政公文的特点和作用1.行政公文的特点•（4）定向性：由特定机关制发，写给特定读者，针对特定事务。•（5）时间性：所针对的问题总是存在于特定时间范围之内的。•（6）规范性：写作格式和办理程序有一定的规范。二、行政公文的特点和作用2.行政公文的作用•1994年1月1日起施行的《办法》有如下表述：“是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。”二、行政公文的特点和作用2.行政公文的作用1.颁布法规：宪法、刑法、民法以及某些规定办法都要通过行政公文予以颁布实施。在法制完善的进程中起积极作用。2.指挥管理：大到国家机器运转、小到企事业单位运作，公文的主体是领导机构，很多公文的起草、定稿过程实质上就是管理过程。二、行政公文的特点和作用2.行政公文的作用3.交流信息：下行文中的公告、通告、公报等、上行文中的报告、请示，平行文的函，都具有交流信息的基本功能。4.宣传教育：决议、公报、公告、通报、会议纪要等文件。如《关于建国以来党的若干历史问题的决议》教育全党和全国人民正确认识毛泽东和毛泽东思想的历史功过。二、行政公文的特点和作用2.行政公文的作用5.商洽协调：某些工作需要若干单位合作完成，单位之间就要协调商议，主要文种是函。6.凭证依据：下行文是下级机关的工作依据，上行文是上级机关决策的依据。机关内部公文是开展工作的记录和凭证。三、行政公文分类《国家行政机关公文处理办法》规定了13种行政公文：令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要四、行政公文的行文规则•行文规则的定义：对公文的运行所作的规定。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，是各级行政机关之间的组织关系在公文运行秩序中的体现。四、行政公文的行文规则•1.隶属关系：包括隶属关系和非隶属关系，其中又包括上下级和平级关系。•机关行文一般不得越级行文•必要时可以多级行文，即同时向若干层级的上级机关或下级机关制发公文•特殊情况可以越级行文四、行政公文的行文规则•2.职权范围：是指各行政单位职责权力的范围•正确选择主送机关，除普发性公文外，通常一件公文只有一个主送机关•政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文•属于部门职权范围的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意四、行政公文的行文规则•3.联合行文：同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文单位不宜过多。四、行政公文的行文规则•4.协商原则：下行公文内容涉及其他机关的职权范围时，行文前必须就有关问题与这些机关协商一致，不得按照各自意见向下行文。《办法》十九条：“部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。”四、行政公文的行文规则•5.抄送规则：•A下行公文：《办法》二十条：“向下级机关或本系统的重要行文，应同时抄送直接上级机关。”一般是内容涉及撤换主要领导、增设机构、批准大型建设项目等的公文。•B“受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。”•C公文内容涉及有关机关的职权范围需要征得其配合时应当向其抄送。•D下列情况不得抄送：一是请示在上报同时不得向下级机关抄送；二是接受抄送的机关不得再向其他机关抄送；三是，凡与公文办理无关的机关一律不得抄送。四、行政公文的行文规则•6.党政分开原则：党政机关应在各自的系统内制发公文。行政机关不能迳向党的组织发布指令性公文，一般也不得以行政机关名义向党的组织报告工作或请求指示或批准。党政机关应尽量减少联合行文。•格式：•（一）指定项目（必须填写的项目）：发文机关版头、发文字号、公文标题、正文、生效标识、成文时间、页码•（二）选择项目（根据文种、规定选择填写）：签发人、题注、主送机关、附件说明、注释、抄送机关等。•（三）文件格式：公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首；置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。五、行政公文的格式眉首主体版记•（四）两个概念：对于公文的横向描述形式就是“字”，纵向描述就是“行”。字，指一个汉字所占空间；行，公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7／8倍的距离为一基准行；公文标题以2号字高度加2号字高度7／8倍的距离为一基准行。•各要素标识规则（印刷序号、秘密等级、紧急程度、收文处理标记等）每个项目都要按照《国家行政机关公文格式》的要求标写。本标准适用于国家各级行政机关的公文，其他机关、企事业单位的公文可参照执行。所谓参照执行的含义是可以结合自己的实际执行。排印格式•各个组成要素在文件版面上的标引格式，是文件的外观形式。•（一）用纸•1.国际标准A4幅面尺寸为210mm×297mm，并规定各裁边的误差为土3mm。•2.纸张定量为60g／m一80g／m2的胶版印刷纸或复印纸•3.纸张白度为85％一90，横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值为7．5—9．5排印格式•（二）公文页边与版心•公文用纸天头(上白边)为：37mm±lmm•公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm•版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)排印格式•（三）公文中的颜色：一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。•（四）排版规格•正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。排印格式•（五）印刷：•双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BLl00％，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。•（六）装订•公文应左侧装订，不掉页。订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各l／4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm一5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±lmm，四角成90度，无毛茬或缺损。眉首部分•份号、保密等级和期限、紧急程度、发文机关标示、发文字号、签发人，位于公文首页间隔线上方•（一）份号：将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。眉首部分•（二）秘密等级和保密期限•3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，两字之间空l字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。份号秘密等级和保密期限空一字“★”眉首部分•（三）紧急程度•如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。眉首部分•（四）发文机关标识•发文机关用来制发正式文件时使用的具有固定版式的标识。发文机关即制发公文的单位，必须标注。发文机关常用红色字体印刷，俗称“红头”，字体为长宋体。字体为长宋体。大小：22mm×55mm约为初号字平行文和下行文发文机关标识位置上行文发文机关标识位置上下居中公文首页必须显示正文，发文机关过多只能挤发文机关，不能挤正文，可将发文机关字号缩小，行距缩小，直至保证公文首页显示正文为止眉首部分•（五）发文字号：位于版头正下方，机关标识下方，党的公文可以在版头的左下方，报纸上公布文件时将发文字号标注在标题下面。居中机关代字年份序号〔〕六角括号眉首部分•（六）签发人：代表发文机关核准并签发公文文稿的领导人姓名，签发人和会签人（联合行文）的姓名，是公文生效并对其内容负责的标志。一般公文不必有签发人，上行文中要标明，请示应当在附注处注明联系人姓名和电话。平行排列于发文字号右侧签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。居左空1字居右空1字主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。主体部分•（一）标题：•公文名称，由发文机关名称、发文事由和公文种类组成，可省略机关名称或事由或这两项。事由前常加“关于”。它是一个偏正词组，以文种为中心词。•红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。•标题中除法规条文、规章名称加《》外，一般不加标点符号，还可以在并列的词或词组中间用顿号。主体部分•（二）题注：对文件标题的注释说明，用以说明法规性文件或经会议讨论通过的文件的产生的法定程序和时间，使用（）标注，不用其他符号如句号等。位于标题正下方，一行或多行。如《中共中央关于进一步加强农业和农村工作的决定》题注为“（中国共产党第十三届中央委员会第八次全体会议1991年11月29日通过）”主体部分•（三）主送机关：负责处理公文的主要受理机关。面向全社会或普发性公文以及规章条例外，一般应注明主送机关。上行文、平行文一般只有一个主送机关，下行文可有多个主送机关。上行文的主送机关应是直接上级机关，一般不得越级行文，不得将领导人作为主送机关。主送机关名称应为全称或规范简称、统称。标题主送机关标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋体，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。不同类且非并列关系的机关中间用逗号隔开，同类中间用顿号隔开，末尾加冒号，如“各省、自治区直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：”主体部分•（四）正文：公文的核心和主体部分，表述文件的具体内容，体现发文机关的意图。一般而言，主送机关之下、落款之上都是正文，一般包括缘由、事项、结尾三部分。不同文种写法不同。主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。3号或4号仿宋体印刷。带附件的公文：附件可能是被转发的上级文件、报告、意见、会议纪要等，不会被全文印在正文部分，正文只是转发的说明和要求，这种“附件”其实也是正件、正文。主体部分•（五）附件：附在正文之后的一些补充材料，有的公文没有附件。公文如有附件，在正文下空l行左空2字，文件印章等生效标志之上正文下空一行左空2字，文件印章等生效标志之上用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。主体部分•（六）发文机关：如文件头或文件标题已经标明发文机关，文末可以不标；但大多文件需标注发文机关，尤其是无文头的普发性公文且标题中无发文机关的文件。联合行文的，主办机关排在前面，其他机关在下依次独行排列。使用全称或规范简称，不可滥用简称。位置在正文或附件标注的右下方，另起一行书写，和上面的内容空出一定距离，以便加盖印章。主体部分•（七）印章：是发文机关对文件生效负责的凭证，除会议纪要和电报形式发出的公文外，正式行文都应加盖印章。上不压正文、下不离日期、骑年盖月，上距正文l行之内，也就是不到一行的空白。主体部分•（八）发文时间