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第一章行政公文概论第二章行政公文格式第一章行政公文概论一、什么是行政公文行政公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。二、行政公文的特点1、作者的法定性继续2、体式的规范性国务院2000年8月24日发布，2001年1月1日起实施的《国家行政机关公文处理办法》对公文种类、公文格式、发文收文的办理都作了明确规定，各单位都要遵照执行。公文体式的规范性主要体现在两个方面：（1）程序规范（2）格式规范继续3、功能的权威性三、行政公文的作用1、凭证作用2、指导作用3、规范作用4、沟通作用5、教育作用继续四、行政公文的类别1、按行文方向分类，行政公文分三类：上行文下行文平行文2、按《办法》规定，行政公文包括13个文种：命令（令）决定公告通告通知通报议案报告请示批复意见函会议纪要行政公文与党务公文种类的对比：通用文种9个:决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。另有9个不通用的文种：行政公文：命令、公告、通告、议案。党务公文：决议、指示、公报、条例、规定。继续五、行政公文处理的原则准确：文种选用，文意，公文传送。及时：制发，传送，办理。安全：不损坏，不丢失，不泄密。规范：发、收文办理,公文归档与管理。继续六、公文处理的程序1、发文办理1）草拟：把机关（机关领导人）的发文意图书面化、条理化。2）审核：秘书部门负责人或机关领导人对草拟公文稿进行审核、修改。审核是否确需行文，行文方式、公文格式是否符合《办法》的规定。3）签发：机关领导人在审核过的公文稿上签署发文意见。4）复核：公文正式印制前，文秘部门应进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范。继续5）缮印、用印：把经复核的文稿打印后加盖公章（或首长签字章）。6）登记、分发：对待发公文登记造册，然后分发、传送给收文单位。2、收文办理1）签收：收到公文的人签字表示收到。2）登记：对收到的公文登记注册。3）审核收到下级机关上报的需办理的公文，文秘部门应进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理，是否符合行文规则，内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定，公文格式、文种使用是否规范等。（下行文无此环节）继续4）拟办：经审核，对符合《办法》规定的公文，文秘部门应及时提出办理意见送负责人批示或者交有关部门办理。对不符合《办法》规定的公文，经办公厅（室）负责人批准后，可退回呈报单位并说明理由。（针对上行文）5）批办：领导对收到的公文签写指示性的办理意见。6）承办：按照领导人的批办意见，由相关部门及时办理公文中的事项。7）催办：送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办。8）公文归档与管理公文办理完毕后，应根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理、归档。公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。继续七、行文规则1、行文应当确有必要，注重效用。2、一般不得越级请示和报告。遇到下列特殊情况时，可越级行文：1）情况异常紧急，如突发严重自然灾害。2）上级机关指定要越级上报的事项。3）检举、控告直接上级。4）与直接上级机关有争议而无法解决的事项。3、政府各部门之间可以相互行文，可以向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式之外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。继续4、同级别的政府、部门、机关、单位可以联合行文。5、联合行文应明确主办部门。6、部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。7、重要的下行文，应同时抄送直接上级机关。8、请示应当一文一事，只写一个主送机关，需同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。报告不得夹带请示事项。9、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得向上级机关负责人报送请示、意见、报告。10、受双重领导的机关向上级机关行文，应写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应抄送其另一上级机关。继续第二章行政公文格式第一节眉首眉首，即我们通常所说的文件头、文头。它包括发文机关标识、发文字号、签发人、公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、红色反线等要素。继续眉首的样式如下：000001机密★5年特急河南省人民政府文件豫政〔2003〕18号签发人：×××继续发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成。对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。如“函”的发文机关标识：唐山县人民政府联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。例：1、发文机关标识××市教育局××市公安局××市司法局××市卫生局签发人：××××××××××教﹝2003﹞48号×××文件继续发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号中年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“﹝﹞”括入。例：汴政﹝2003﹞99号如系多个机关联合行文，只标主办机关的发文字号。2、发文字号3、签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧,如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第2行起按发文机关顺序依次往下排。发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。4、公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。5、秘密等级和保密期限公文如需标识秘密等级，顶格标在文头右上角第1行。如需同时标识秘密等级和保密期限，秘密等级和保密期限间用“★”隔开。如：机密★6个月机密★3年绝密★长期绝密、机密级公文应标明份数序号。6、紧急程度公文的紧急程度分为“特急”和“急件”。如需标识紧急程度，顶格标在文头右上角第1行。如需同时标识密级和紧急程度，密级在第1行，紧急程度标在第2行。————————————（政）——————★—————（党）7、红色反线红色反线，是眉首和主体的分界线。行政公文的红色反线与党务公文的红色反线不同：第二节主体第三节版记第四节特定格式第五节其他问题返回第二节主体主体部分包含的要素有：标题、主送机关、正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注。一、公文标题公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点。公文标题可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称。公文标题有如下几种标识方法：1、发文机关+事由（公文内容概要）+文种2、事由+文种有眉首的公文或是作为发布对象的公文，标题中可省略发文机关名称。关于进一步加强残疾人康复工作的意见3、发文机关+文种中华人民共和国国务院令国家环境保护总局公告4、文种通告通知二、主送机关又叫受文机关，指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。主送机关的标识方法是：标题下空一行，左侧顶格标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。主送机关较多时，常常使用约定俗成的泛称。如：各县、市、区人民政府，各局、委，市属各机构：当主送机关级别不同时，级别高的排在前面。三、公文正文1、正文中引用公文应当先引标题，后引发文字号。2、引用外文应当注明中文含义。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。3、应当使用国家法定计量单位。4、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。5、结构层次序数标为“一、”“（二）”“3.”“（4）”6、日期应当写明具体的年、月、日。7、正文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。8、公文中的数字、年份不能回行。四、附件公文如有附件，在正文下空一行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。如：附件：××××××如有两个以上附件，应使用阿拉伯数码标识序号。如：附件：1、××××××2、××××××附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件。如：×政﹝2003﹞57号附件×政﹝2003﹞38号附件1成文日期以负责人签发日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。如：二○○三年七月三十一日五、成文日期公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。1、单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字。六、公文生效标识当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上。如下图：二○○三年七月六日当印章下弧有文字时，采用套中方式，即印章中心线压在成文时间上。如下图：二○○三年七月八日2、联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间。当联合行文需要加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称排在成文日期和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章。最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。各印章之间互不相交或相切。3、加盖印章页必须有正文，不得标识“此页无正文”。七、附注公文如有附注（需要说明的其他事项），在成文日期下一行居左空2字加圆括号标识。第三节版记一、主题词公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”居左顶格标识，后标全角冒号。词目之间空一字，不加标点符号。主题词一般不超过5个。国务院于1997年修订并发布了《国务院公文主题词表》。主题词标注方法可参阅《国务院公文主题词表》的《使用说明》。二、抄送抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。公文如有抄送，在主题词下一行，左空1字标识“抄送”，后标全角冒号。回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关需移至主题词之下，标识方法同抄送机关。三、印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置。印发机关左空一字，印发时间右空一字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。四、版记中的反线版记中各要素之下均加一条反线。五、版记的位置版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。第四节行政公文的特定格式一、信函式格式发文机关标识只标发文机关名称，不加“文件”字样。发文机关名称用全称。发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm。在发文机关名称下4㎜处为一条武文线（上粗下细），距下页边20㎜处为一条文武线（上细下粗）。两条线长均为170mm。信函式公文的发文字号在武文线之下第一行右顶格，发文字号下空1行标识公文标题。份数序号、密级、紧急程度在武文线下左顶格分行标识。如图示：××市人民政府000001秘密急件×政函〔2004〕×号继续二、命令格式命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下一行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下一行右空2字标识成文时间。令号标为“第×号”。令号不受年度限制。命令（令）由机关负责人用签名章而不需加盖机关印章。命令正文之前不标主送机关，版记处“抄送”改为“分送”，分送机关的标识方法与抄送机关标识方法相同。命令格式式样：郑州市人民政府令第131号«郑州市燃气管理条理实施细则»业经2003年9月29日市人民政府常务会议审议通过，现予公布，自2003年12月1日起施行。市长王文超二○○三年十月三日继续三、会议纪要格式会议纪要标识由“××××会议纪要”组成。会议纪要不加盖印章会议纪要的