行政公文的写法

1第二章行政公文学习目标：1、掌握行政公文的概念，理解公文的特点，掌握公文的格式。2、掌握行政公文的分类、行文规则，各文种的适用范围。3、熟悉各文种的结构、正文的写法和要求。4、体味各文种的例文。模拟写作，培养撰写行政公文的能力。2第二章行政公文第一节行政公文概述一、行政公文的概念国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》第二条给行政公文下了一个定义：“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”3公务指国家机关、社会组织和团体为办理社会公共事务而进行的有组织、有计划的活动。从事公务活动，是法律赋予行政机关的权力。行政公文就是依法行政工作和进行公务活动的重要工具。这是说，行政公文作为颁布法规、部署工作、传递信息、沟通情况、商洽工作的载体，具有指导作用、联系作用和凭证作用，从而体现了国家行政机关的管理职权。4二、行政公文的特点(一)公文由法定作者制发。公文的法定作者指依法成立并能以自己名义行使职权和担负义务的机关或组织。撰写和制发公文不是个人行为，所代表的是机关或组织。因此，它的内容受法律、工作需要和领导人指示的制约，其法定作者制发公文的权利和名义受法律的保护。《中华人民共和国刑法》第167条规定：伪造、变造国家机关、企业、事业、人民团体的公文，“处三年以下有期徒刑、拘役、管制或剥夺政治权利；情节严重的，处三年以上十年以下有期徒刑”。5(二)公文的制发具有程序性公文由法定作者制发，在撰写和制发的过程中，它要受公文处理程序的严格制约。比如：公文的制发，必须经过起草、核稿、签发等程序；对收文的办理，一般应包括签收、登记、分办、批办、承办、催办等程序。(三)公文具有法定效力指公文的权威性和约束性。当公文执行办理完毕，其现行效用消失后，将转化为档案文献，成为历史的凭证。（四）公文具有规范的体式。6三、行政公文的种类（一）按适用范围来分《办法》规定，我国行政机关现行的公文有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。7(1)命令(令)。适用于依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员。(2)决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更撤销下级机关不适当的决定事项。(3)公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。(4)通告。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。8(5)通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免人员。(6)通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。(7)议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。(8)报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。9(9)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。(10)批复。适用于答复下级机关的请示事项。(11)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。(12)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。(13)会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。10(二)按行文方向来划分可分为下行文、上行文和平行文。所谓隶属关系，指上下级机关具有直接管理和被管理的关系。实验小学和绵阳市教委实验小学和西南科技大学(三)按缓急程度来划分可分为特急、急件、一般文件三类。急件应当在接到来文后3天之内办理完毕，特急件应当在1天内办理完毕。11(四)按保密级别来划分可分为三个等级：绝密、机密和秘密。秘密等级简称秘级，应当在公文首页注明。“绝密文件”，指涉及党和国家最核心机密的文书；机密文件，指涉及党和国家重要机密的文书；秘密文件，指涉及党和国家一般秘密的文书。12四、行政公文的行文规则(一)下行文规则1、政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。132、部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。3、上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。4、向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。(二)上行文规则1、请示应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。142、“报告”不得夹带请示事项。3、一般不得越级请示和报告。4、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告。5、受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。(三)联合行文规则1、同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；2、政府与同级党委和军队机关可以联合行文；153、政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文。4、政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。(四)其他行文规则1、属于部门职权范围的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以部门行文，文中应注明经政府同意。2、属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。16五、行政公文的格式行政公文的格式体现了国家机关行政公文的权威性。(一)公文的书面格式公文的书面格式是指公文的数据项目在公文文面上所处的位置和书写的形式。按国家质量技术监督局1999年12月发布的《国家行政机关格式》规定，组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色线以上的各要素统称为眉首；置于公文首页红色线以下至主题词之间的各要素统称为主体；置于主题词以下的个要素统称版记。171.眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项。(1)公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，应用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。(2)秘密等级和保密期限。涉及国家秘密的公文应当在首页右上角第1行标明密级和保密期限，其中绝密、机密级公文还应标明份数序号。如需同时标识秘密等级和保密期限，它们之间用“”号隔开。18(3)紧急程度。紧急程度表示对公文送达和办理的时间要求。分特急和急件。紧急程度要顶格标识在版心右上角第2行。(4)发文机关。发文机关指制发公文的机关。应当使用发文机关全称或规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。(5)发文字号。发文字号由机关代字、年份、序号组成。机关代字。指用1到2个汉字表示发文的机关。19例如：“国办发”表示国务院办公厅制发。年份表示制发文件的纪年，应标全称，用六角括号“[]”括入。例如：[2000]表示文件是2000年制发的。序号表示某年依次制发的文件的号码，不能编虚位，不能加“第”字。联合行文，只标明主办机关发文字号。0001第一(6)签发人。上报公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。202．主体部分公文主体部分包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注等项。(1)公文标题。一般由发文机关名称(作者)、文件的主题(事由)及文种(文件名称)三部分组成，位于文件首页发文字号之下，可分一行或多行居中书写。其结构如下：中共中央关于恢复沈雁冰同志党籍的决定L———』L—————————L—』作者介词+事由文种21在撰写标题时，发文机关的名称要写全称或规范化简称，如果文件首页具有制发机关的标志(文头)，其标题中可省略发文机关名称。事由是标题的主体部分，应准确、简要地加以概括。文种是公文文体的名称，用以概括揭示公文的性质与制发的目的。正确使用文种，有利于及时、准确地处理文件。发文机关名称之后用介词“关于”引出文件主题，用助词“的”与文种相连接，以文种为中心词构成偏正词组。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。22公文标题的三个组成部分一般要写完整，也有部分省略的情况：一是法规类、单位内部使用的公文，标题中可省略发文单位；二是省略事由，有些公文内容单一，正文较简单，就可以在标题中省略事由，如《中华人民共和国主席令》。文件标题应当准确、概括、简要，以便于公文的检索与处理，便于读者理解公文的内容与行文的目的。23(2)主送机关。指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。其位于标题之下、正文之上，要求左顶格书写。(3)公文正文。这是公文的主体或中心，用来表达公文的具体内容。正文结构一般包括导语、正文主体和结尾三部分。导语部分用来表明制发公文的依据、目的或原因。主体是公文的核心部分，其结构安排要有逻辑性、条理性。因各文种的发文目的等方面不同，其写作要求也不同。结尾，各种公文一般有与文种相适应的习惯结束语。24(4)附件。指与公文内容有关的随文发送的文件、材料等。如有附件，在正文下空1行、空2格标识“附件”字样，说明所附材料名称及份数。(5)成文时间。一般文件，以负责人签发日期为准；经会议讨论通过的文件，以通过日期为准；法规性文件以批准日期为准；联合发文，以最后签发机关(部门)的负责人签发日期为准；电报以发出的日期为准。行政公文的成文时间用汉字书写，要将年、月、日标全，“零”写为“O”。25(6)公文生效标识——印章。单一机关制发公文时，也可不签署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间距离右边沿空4个字，加盖印章；当联合行文需加盖2个印章时，应将成文时间拉开，主办机关印章在前，2个印章均压成文时间；当联合发文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间与正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心，最后一排如余1个或2个印章，均居中排布。印章之间互不相交相切。署名。以国家领导人名义发布的公文还需有领导人署名。26(7)附注。指与文件有关的简要说明。如有附注，应当加括号标注，标识在成文时间下一行。3．版记版记包括主题词、抄送单位、印发机关和印发时间等项。(1)主题词。是指标识公文主题、文件类别的并经过规范化处理的名词或名词性词组。标引主题词必须从有关主题词表中选用，如《国务院主题词表》、《教育类公文主题词表》等。主题词的位置在附注下方、文尾横线上端。一份文件选用2至3个主题词，最多不超过5个，词与词之间各有1个字的间距。27(2)抄送单位(抄送机关)。指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。公文如需抄送，则在主题词下一行写明抄送单位。抄送机关之间用逗号隔开。(3)印发机关和印发时间。印发机关指负责把公文文稿印成正式公文的机关。印发时间是指把公文文稿送往印刷的日期。这两项位于抄送机关之下(无抄送机关位于文题词之下)占1行位置，印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间用阿拉伯数码标识。28(二)公文的排版规格与印制装订要求根据国家技术质量监督局规定：（一）排版规格：正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。发文字号用3号仿宋体字，标题用2号黑体。（二）制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。（三）印刷要求：双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BI．100％。红色油墨应达到色谱所标Y80％、M80％。印品着墨实，均匀。字面不花，不白，无断划。29（四）用纸要求公文用纸采用A4型，幅面尺寸为210mmX297mm。（五）装订要求公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书心不脱落，两页页码之间误差不超过4mm。30练习：下文有多处（不少于10处）格式和语言上的毛病，请一一指出：红石乡政府文件金红（07）第08号关于申请拨款修建马岭至牛洞公路的请示县人民政府：马岭、五坪、中峰、牛洞是我乡的贫