何谓会议

会议主要是为了解决问题、分享资讯、统一意见等目的而召开的。答案基本会议的四大目的1234统一组织内部的意见，形成相互协助合作的态势。交换资讯并分享资讯赋予出席者责任感，并期许其提升能力借由交换意见解决职务的问题一般的过程是由提出议题开始，经过意见发表、讨论，然后做出结论会议是如何进行的会议四个程序341开始2讨论意见发表结论会议开始阶段，会议的目的及议题相关说明，掌握会议现况。在参加者间建立良好的人际关系，营造出进行意见交换的气氛围参加会议人员，尽可能集中目的在提供多数意见。为了让会议讨论内容更广泛，须注意不要拘泥在细项的讨论充分交换意见后，进入议师讨论，对各种意见进行检讨。对于意见进行取舍选择，直接切入问题解决的核心经过讨论后，会议在找出目标议题的解决方案时，导出依此为基准的结论，展开达成共同意见的协议会议的登场人物（掌握会议成功的关键人物）会议领导者决定讨论的主师，确保必要出席的人物支援意见交换，决定最终的意见担负决定事项的实际执行责任，对于最终结果负有责任职责会议的登场人物（掌握会议成功的关键人物）会议主持人职责从中立的立场指导立意见交换的进行引导参加者提出构想，并朝向具有建设性结论的发展方向归纳整理议题内容，并提出让会体参加者都能接受的结论会议的登场人物（掌握会议成功的关键人物）记录者职责记录议题内容并支援协助会议主持人制作记载结论或决议事项的会议报告书、议事记录会议的登场人物（掌握会议成功的关键人物）计时人员职责能够于时间内结束意见交换，一旁对于时间进行管理，也同理支援协助会议主持人会议的登场人物（掌握会议成功的关键人物）简报者职责对于会议的参加者进行简报说明，努力朝着自己期望的结果方向进行解说。会议的登场人物（掌握会议成功的关键人物）参加者（听众）职责参加会议，根据主持人的会议进行步调提出意见，协助能够引导出具有建设性的结论参加会议的准备事项搜集会议相关资料，并且事前听取部门内的意见会议的种类与要点报告会议资讯交换会议为了整合每个人拥有的资讯的会议，因此要确实记录以防止重要资讯漏失。客诉报告会议确实记录来自顾客的投诉内容。在最短的时候时内，让上司掌握客诉的应对方法。会议的种类与要点协调会议问题解决会议掌握问题及原因，寻求解决策略。职取各种不同的意见并与自己的意见进行比较，找出最佳方案。紧急会议确实记录来自顾客的投诉内容。在最短的时候时内，让上司掌握客诉的应对方法。发言时注意事项为何？发言的种类对于议题的问题点，或是现在发生了怎样的问题等提出质疑。2、提供资讯对于与议题相关的资料或资讯等进行报告1、提出问题3、提案关于议题的解决方案或改善方法等进行提案发言的种类对于其他参加者发言的感想5、提出疑问对于其他参加者发言的疑问点进行确认4、提出问题6、应答针对自己发言的疑问进行回答7、反对意见无法赞同其他参加者提出的意见时，进行其他意见的提案发言的种类赞同其他参加者提出的意见，对于自己也持相同看法表明共同立场9、意见整理将所有被提出的意见进行整理，明确找出对立的不同意见8、赞成意见10、确认达成共识充分议题讨论之后，确认达成共识•订定能够引导出会议的目的与目标，并以目标达成的过程为议题的会议！目的为什么要召开会议？主办者是否能够掌握现状和目的？参加者是否能够掌握现状和目的？参加者参加者的人数是否适当？参加者是否准备万全？是否从各单位部门选择参加者方法司仪与会议主持人是否已经决定？会议领导者参与会议的程度为何？费用会议的所需花费是否控制在预算内？对于临时的花费支出是否有预先准备？场所是否是参加者容易聚集的场所？是否选择符合参加人数的会议场所？是否有没有噪音干扰的环境？目标主办者是否能够掌握目标？参加者是否能够掌握目标？内容议题是否有经过适当地筛选？必要的资料是否自己经送达各参加者的手上？时间是否参加者容易聚集的日期？议题是否符合开会的时机？能控制在二个小时之内结束会议吗？召开会议时，首先应该要做什么？如何预测会议所需花费的时间？需要花费长时间的会议与短时间就能结束的会议冗长的会议简短的会议出席者的情况出席者人数众多由多个部门参加者共同出席参与的会议司仪的经验较浅存在蓄意试图破坏会议的人出席者人数较少参加者只限与单一的部门内多数人的意见一致已进行过私下协商司仪的经验丰富与主题相关的情况有进行讨论的必要主办单位的准备不充分交易条件的差距过大参加者之间存在利害关系为对立的主题只是资讯传达的会议主办单位的准备万全交易条件的差距较少参加者之间存在利害关系一致的主题以最少的成本和时间能够聚集的场地，选择出配合人数的会议场所。必备用品必须事先大量准备，以避免会议进行中有不足够的情形发生。ＰＰＴ的操作等成为现代会议中不可或缺的工俱。视觉化处理简单且美观，也可以加入照片将影带或电脑画面扩大播放时所必须的工具。影带国为是利用动画作为资料使用的关系，除了视觉上的效果，听觉上也都更有助于听众的理解当会议不只是单纯为了传达资讯就结束时，有可能需要使用到各种的AV机器。为了因应这样的需求，必须事前调度备妥所需的机器。除了召开会议者、会议的目的、时间与场所、议题和目标之外，准备事项也务必加以注明。会议的概要目的、目标、议题、时间和场所..................................................................................议程的制作•参加者的准备项目务必加以注明•对于会议的关键人物，在议程制作完成前以及发布后到会议召开的几天前，一定要事先确认出席。参加者的决定•选择富有变化的成员构成•避免人数过多，以必要的最少人数为原则收到议程的参加者，依照议程内容针对会议进行准备于一周前发布通知：1.口头2.电话3.传真4.电子邮件书类的传阅、亲自送达、邮寄可以选择对专业用语具有某种程度理解、字体工整的人做会议记录。由会议主持人担任主导者，以中立的立场主持，由全体成员参加的会议。通常在会议领导者所负责执行的会议中决定事项多半会以领导者的个人意思为基准。参加者会有受限的感受，绝大部分这类型的会议会发生信服或满意度偏低的情形。一方面诱导全体参加者提出意见，另一方面要掌控管理会议进行。会议的进行进间的控制促使目标达成的议论进行受到控制诱导全体参加从中立的立场引导出参加者的意见让参加者没有上下位阶关系的意识首先会议主持人必须做的事情是什么？首先将期待的事项传达给知参加者，试图提升参加者的动机答案自我介绍经营管理者方面在进行自我介绍的同时，也进行参加者的介绍。介绍包括由会议主持人逐一介绍所有参加者，以及由参加者自行自我介绍这两种方法。议程的确认反覆阅读分发的议程概要，事先清楚确认会议的目的、目标及议题。分发的议程并非最终决定的内容，因此若是有所变更，必须确实传达清楚。这个时候，针对议题必须尽量做出具体的说明。时间分配对于大致的时间表及会议结束时间事先做出明确有传达，促使参加者在时间管理上给予协助。对参加者的期待希望参加者能够积极表达意见等，叙述对参加者的期待。为了让参加者了解该以怎样的姿态去面对会议，会议主持人可以借此明确表示出对参加者的期待。暖场例如让参加者两人一组进行自我介绍、进行简短谈话，或是进行简单的游戏等，以消除参加者之间的紧张气氛。会议规则的设定为了召开具有建设性的会议，在一开始就订定会议规则是非常重要的。规则当中必须制定发言的方式以及发言时间等。对于发言内容，类似[反正都是不会成功的]、[一直以来都是这么做的]等否定性言语或只想维持现状的言语，都是禁止的事项。跳脱上下位阶关系及部属的利益等藩离，设定包括能够自由提出相反言论等的规则，是绝对有必要的。严禁否定性发言如何使偏离方向的讨论回到主题？在会议的过程中进行整理与归纳，针对整体观念进行再确认。答案•情绪逐渐高涨而演变成激烈辨论的开始•出现许多意见后，忘记之前已经提出过什么意见•忘记本来的目标，失去会议的方向•只在意细部问题，而忽视整体的样貌似会议的归纳方法1.讨论中断时2.持续不断提出意见时3.对立的意见发展成激烈辩论时4.讨论冗长时5.休息之后6.讨论的方向性已经偏离本来的目标时7.不再有意见被提出时归纳整理意见的行为，可以让发生纠纷或演变成激烈辩论的会议稍微冷静下来，也具有让陷于膠者状态的讨论重新活络化的功能。担任会议主持人，这是一项必须具备的技巧。•制作能够书写会议形式及内容的表格模式，•并制作报告书。•会议结束后。。。制作会议报告书会议报告书的效果明确表示会议的结论及实际项目成为作为会议评价和反省用的资料可以参加者之间形成共识防止不必要误解的产生保存文化部会议记录，并能在日后加以活用浅显易懂的会议报告书的7大原则以公正的立场书写不加入个人的意见或评价，依照事实记当内容。严禁偏向于特定参加者的立场，或是迎合上司或前辈的书写方式简短书写条列式书写，注意写一条项目的文字要简短扼要，不要变成长篇文章。图表另行整理在其他纸上，作为参考图表明确写出反对意见的否决理由确认被否认掉反对意见的否决理由，以防止日后有疑问发生以具体的表面书写避名暖昧的表现，将决定事项和实施项目清楚明了加以记录书写明确写出会议会该做些什么会议后参加者的实施项目，应明确记载到什么时候止、由谁必须做些什么事情明确提出决定方案的根据明确提出被用意见的采用理由，以防止日后有疑问发生。写出达成决定之前的中间过程出现什么的意见、经过什么的过程，以及达成什么的结论等，都应正确加以记录书写。根据七项重要原则为基楚，制作简单易懂的报告书。分发明确记载由谁、该在什么时候为止、完成什么事情的实施计划书。实施项止担当负责人时间表备注本公司新商品的销售量资料化张先生5/22-6/30和宣传课王先生完成明确记录由谁负责什么项目，具体载明负责的范围及期限具体表示实施方法，包括报告对象单位是哪里都应该要明确记载会议中的决定事项整理成报告书之后，再以此为基准制作决定事项的实施计划书。实施计划书分发后，参加者也能够知道会议后自已应该做些什么，如此一来，实施项目就得以确实被实行。