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行政工作經驗分享傳播管理學系劉昱品資訊管理學系陳麗卿人文社會學院李立行報告大綱一、工作分配及角色扮演二、檔案管理（一）電子郵件（二）個人資料夾（三）紙本三、建立SOP流程四、其他小技巧分享2報告人：劉昱品一、工作分配及角色扮演組員、助理的工作分配原則工讀生的培訓（工作守則、工作交接本、簽到表）善用領弱勢獎助金之學生（32小時／位）善用今年短期人力（方案八、方案九）3報告人：劉昱品一、工作分配及角色扮演～組員、助理的工作分配原則～報告人：劉昱品4例：98學年度工作分配表（依大項區分）昱品佳莉昱君專兼任教師新續聘系課程會議卓越計畫成果撰寫各項請購與核銷（含卓越計畫）課程輸入及檢核新生宣傳活動經費申請新生始業式校外課程顧問系務會議系教評會議碩士口試、碩專口試媒體實習升等轉學生、陸生課程上網導師活動費98研討會系網最新消息更新甄選入學－學校推薦－個人申請共同課程大綱協辦系友聯誼會活動碩士甄試協辦系友聯誼會活動排課學制：專班、碩專班輔、雙、轉系、學程、雙聯學制：日間部、碩士班一、工作分配及角色扮演～組員、助理的工作分配原則～報告人：劉昱品5例：98學年度工作分配表（依大項區分）方案九-黑咩方案八-多啦方案八-信翰方案九-志良教學6小時/週專任TA負責「協同教學」和「業界師資」領據與經費、成果、問卷、拍照、演講資料收齊教學6小時/週課外輔導10小時/週強化升學與提升就業競爭力碩士班「專題研討」費用、照片、學生簽到課外輔導10小時/週學生學習地圖系網最新消息更新方案八、九每月資料彙整收齊電子報主辦系友聯誼會活動Elearn教材上網教師專業知能研習電子雜誌學生學術論文「教師整體成就系統」資料建置畢業典禮、運動會相關資料繳交協辦兩岸學術研討會協辦系友聯誼活動協辦系友聯誼會、兩岸學術研討會協辦兩岸研討會協助學制：第二部、碩專班二、檔案管理（一）電子郵件（二）個人資料夾（三）紙本6報告人：劉昱品二、檔案管理～電子郵件（收件夾）～報告人：劉昱品7二、檔案管理～電子郵件（各處室）～報告人：劉昱品8二、檔案管理～電子郵件（各處室－細項分類１）～報告人：劉昱品9二、檔案管理～電子郵件（待處理）～報告人：劉昱品10二、檔案管理～個人資料夾～報告人：劉昱品11報告人：劉昱品12二、檔案管理～紙本～13報告人：劉昱品二、檔案管理～紙本～需要翻閱或是只有紙本的資料才需歸檔依性質分類依學制分類（大學部、二年制專班、碩士班、碩專班）14報告人：劉昱品二、檔案管理～紙本～各單位人事室、教務處（課務組）、教務處（註冊組）、教務處（招生組）、教學卓越中心、終教院、會計室、學務處、總務處、財產請購單、財產增加單、財產保管單、財產移轉單、財產請修單、財產報廢單、研發處、國際學術交流中心、公共事務室、傳播學院15報告人：劉昱品二、檔案管理～紙本～學生碩士生資料、碩專生資料、碩士生發表審核、碩專生發表審核、畢業學分審核（日部）、畢業學分審核（碩士）、畢業學分審核（碩專）、畢業學分審核（專班）、轉學生抵免、延修生（復學生）、輔系雙主修、轉系（部）16報告人：劉昱品二、檔案管理～紙本～會議系所會議、傳院會議、行政會議、招生會議、校各處室會議系辦簽報、教師傳閱單、媒體實習、畢業專題、演講、學程資料、研討會、Honors課程、對外發文17報告人：劉昱品二、檔案管理～紙本～其他規章辦法、國科會、教育部來函、校外來函、校內來函、就業學程保存期限的判別（何時該丟棄）校內外來函歷年成績單（僅留最後版本）簽報（特殊）招生資訊三、建立SOP流程報告人：劉昱品18教師升等流程表及相關注意事項（如附件一）七月底八月初先行發信詢問老師升等意願調查表（約7～10天內回覆）附件資料包括：1.世新大學教師聘任暨升等辦法【98.3.25修訂】2.各系（所）教師評審委員會設置通則3.本系系教評會作業要點4.本系教師升等審查項目評分指標與通過門檻5.教師以著作（作品）送審教師資格檢覈表【97.8.20修改】6.教師著作升等審查履歷表【從山洞口輸入並列印出來】7.教師之代表著作、參考著作、參考資料檢覈表8.代表作合著人證明9.著作、作品審查迴避參考名單10.升等應繳至院資料檢核表【傳院】11.教師升等著作（作品）自評表【傳院】↓收件截止日-9月15日（一式三份）【9/15係本系作業要點中規定，若前一學期之教師評鑑仍無法有結果，則人事室會訂定截止收件時間】↓擬審查職級：教授因本系教授人數不足，故主要及參考著作擬送請院審查擬審查職級：教授以下↓↓院開畢「審查小組」會議後，系即可召開系教評會議可直接召開系教評會議三、建立SOP流程報告人：劉昱品19碩士甄試考試流程及相關注意事項（如附件二）※約9月底時已詢問主任整年所有考試委員收到學生甄試資料（此時招生組已經審核該生基本資格和繳費）↓招生組會寄○1「碩甄報名人數」○2「書面審查注意事項及圖解」至招生系統輸入委員名單，及列印學生名單，做成：○1『甄試資料9*』○2「書面審查名單--貼在牆上」↓詢問主任是否召開會前會準備資料○1各系所招生報名人數○2簡章○3前一年度口試通知書【是否修改口試進行方式規定】↓書面資料審查＜約三天（二天也ok）＞※○1書面審查名單（張貼在C203會議室）○2請工讀生將寄來的學生資料整理好放置資料之注意事項1.有附光碟片的先放到筆電中2.請工讀生檢查，有推薦信者要拆開3.準備茶包、咖啡包、零食供委員們翻閱資料時使用給口試委員：○1口試通知書（分別寄E-mail給各師）○2評分成績（印一式兩份（正反面印在一起），且提醒老師「書面審查」與「總成績」兩欄成績均相同，即兩欄都填一樣）↓三、建立SOP流程報告人：劉昱品20排課流程表及相關注意事項（如附件三）【上學期】步驟一：給全系專任老師「排課原則及考量」、「各學制新的學年度開課表」、「授課意願排序表（內含課程相關需求）」（約7-10天回覆）↓步驟二：將老師們回覆的資料整理成excel檔（約2-3個工作天）↓步驟三：將整理完畢的資料給主任排定（約7-14天可完成）↓步驟四：將主任初排好的課程給老師們確認並同時調查不排課時段（３天）↓步驟五：專任教師課程確認完畢後，才開始聯絡兼任老師（此時列印空白的各班班表），除告知排定課程外，並同時調查需排課時段、教室或課程需求等資料↓在步驟四、五時就可以開始輸入新學年課程資料（建議一次輸入全學年）↓待教務處排定時段後，先做初步的課程檢核，較明顯的問題，如選修和必修衝堂、兩門選修衝堂、教師課程時間天地課、教室太小等，一發現時就先請課務組窗口幫忙調整↓最後等教務處通知，要將檢核結果簽名確認繳交回去時，再分別列印給各老師授課課程表（CA0316），請老師們確認時段和教室等資料四、其他小技巧分享學生狀況發文本、簽收本表單總表、記帳、年度預算待處理事項行事曆21報告人：劉昱品22報告人：劉昱品四、其他小技巧分享～發文本、簽收本（系辦、教師）～報告人：劉昱品23四、其他小技巧分享～發文本、簽收本（系辦、教師）～輔導個案經驗分享資訊管理學系陳麗卿人在世新人文社會學院李立行報告完畢～敬請指教～Ｑ＆Ａ時間～歡迎踴躍提問～