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会议管理技能公文写作技巧行政人员技能培训人事行政中心会议管理技巧第一讲课程提纲会议概要会议流程会议分类会议管理会议实施细则操作建议了解会议是个什么东东一、会议概要一、会议是个什么东东所谓会议，是指人们怀着各自相同或不同的目的，围绕一个共同的主题，进行信息交流或聚会、商讨的活动。集合三人以上相与议事，并遵循一定的议程，所举行的一种集会，如管理会议。商讨并处理重要事务的常设机构或组织，如中国人民政治协商会议。Conference基本概念分类举例说明工作例会、生产经营分析会、计划绩效评审会等中国共产党第*次全国代表大会、股东大会、工会等Conference宗教集会等习大大说你开会我开会大家都开会你发文我发文大家都发文谁来落实效率——在中央党校春季学期开学典礼上讲话这是对“文山会海”的讽刺。他强调，会议精神和文件再好，如果不落实，仍会劳而无功。各级领导机关和领导干部都要下个决心，坚决砍掉那些不必要的会议和文件，从“文山会海”中解脱出来，把精力投到抓落实中。《会议管理办法》的目的意义为规范建设集团会议管理工作，提升信息上传下达效率，提高执行力。今天的培训会也是会议一种一是要了解、学习办法；二是会用，落实到工作中去。开会开会，要会了才叫有意义的开会；如果不会真的不如不开会！二、会议流程会议筹备会议召开总结落实组织召开会议方案会议通知会议场地布置会议纪要会议签到会议纪律跟踪督办按层次分类VS按频次分类三、会议分类建设集团会议分类（一）按层级分类职能部门级会议集团级会议项目级会议分公司级会议注：项目部、分公司、职能部门均按照会议通知要求参加上级或平级会议年度（半年）工作总结大会、管理工作研讨会、经营班子碰头会、经营分析会、工作例会、计划/绩效评审会、财务分析会、资金计划会等。生产经营分析会、项目经理会、项目计划/绩效评审会、工作例会（可合并召开）等。工作例会，专业条线培训、总结会等。项目部周例会、生产调度会等。建设集团会议分类（二）按频次分类月度半年/年度半月季度经营分析会（集团）、财务分析会等生产经营分析会（分公司）、计划/绩效评审会（集团/分公司）、资金计划会等。职能部门/分公司工作例会、项目经理会等年中工作大会、年度工作大会。周临时会议集团工作例会、项目部工作周例会、生产调度会等。经营班子碰头会、管理研讨会、专业会议、专题会议、专项工作会等。四、会议管理组织与审批费用管理会议地址会议纪律会议管理之组织与审批一、原则上大型会议要求编制会议方案，根据权责要求报批后方可执行。（一）年度工作大会由人事行政中心牵头，方案由控股集团审批。（二）半年工作大会、建设集团管理研讨会等由人事行政中心牵头，方案由董事长审批。（三）专题会议、专业条线会议由牵头部门负责组织，牵头部门分管领导审批，涉及多个部门或公司，由总裁审批。注：如以上会议由控股公司组织，则牵头部门、会议方案及审批由控股公司安排确定。二、例行会议按照要求（第七条实施细则）执行，不单独编制会议方案。三、临时会议由发起部门组织，原则上最高参会领导审批。会议管理之费用管理一、会议费用申请（一）年度/半年工作会及管理工作研讨会由会议牵头部门负责，在会前根据会议方案结合年初管理费计划编制会议费用预算，按权责流程报领导审批同意后执行。（二）其余各类需发生费用的会议必须在EAS系统中进行事前审批（协同办公-费用报销-费用申请单-会议费）。由会议组织部门负责，填写会议事前审批单，会议事前审批单需明确申请费用、会议地点等内容，由部门经办人发起，经部门负责人审核，财务管理中心审核（确认有无费用预算），对于费用预算内的会议经分管领导审批同意后执行；对于无费用预算或超费用预算的会议需经总裁审批同意后方可执行。会议管理之费用管理二、会议费用报销（一）年度工作大会、年终工作会及管理工作研讨会所发生的一切会务费用，由会议牵头部门负责，凭相关票据及事前审批单，按权责规定完成审批后报销，会务相关费用计入集团公共部门。（二）其他会议费用，由会议牵头部门负责，凭相关票据及事前审批单，按权责规定完成审批后报销，根据费用预算口径或领导批示意见计入相应部门。凡属需计入公共部门的会议费，必须经总裁审批同意。（三）未经事前审批或审批手续不完善所发生的会议费用，一律不得报销，相关费用由会议牵头部门自行承担，计入牵头部门年度管理费。会议管理之会址选择一、本着从“费用控制、例行节约”的角度出发，原则上各类例行会议或临时会议在集团会议室召开，分公司层面会议可在项目部会议室召开。年度工作会及年中工作会根据会议方案确定会议地点，其他重要会议（管理工作研讨会、专业条线会等）若需对外租赁会议室时，需在会议申请中予以明确。二、集团会议室申请，根据会议时间安排，由会议牵头部门提前一天在EAS系统中发起会议申请，经审批同意后方可使用集团会议室。会议管理之会议纪律一、着装及工作牌要求：（一）工作例会，生产/经营分析会，专业总结、培训会等必须佩戴工作牌，穿工作服（无工作服员工着颜色相近的正装）。（二）其余会议参会人员必须佩戴工作牌，着装按照会议通知要求执行，通知未予以明确的，着装不做强制要求。（三）座谈会、碰头会、管理研讨会等如未明确具体要求，着装及工作牌佩戴等不做强制要求。二、会议请假：通知已明确的，按照通知要求向领导请假，且完善书面请假手续交会议组织部门备案；如未明确准假领导，则需报会议主持人审批同意方可请假，且要完善书面手续交会议组织部门备案，并根据会议要求安排他人代为参会。会议管理之纪律处罚一、迟到、早退、未佩戴工作牌、未按要求穿工作服、随意接打电话等，每发生一次处罚50元，由会议记录人员负责，将会议纪律考核情况记入会议纪要，并于纪要发布2日内抄送人事行政中心兑现扣款。二、请假未获批准或无故未参会的，对应参会单位负责人处200-500元罚款。三、工作会议要求严肃、高效，会议主持人对会议的整体纪律负责，并有权当场给予50-200元纪律处罚。五、会议组织实施细则集团经营分析会集团工作例会集团计划/绩效评审会分公司生产经营分析会/工作例会/项目经理会分公司计划绩效评审会/工作例会/项目经理会职能部门工作例会项目部工作例会/生产调度会一、集团经营分析会（一）召开时间：原则上每年4月、7月、10月、次年1月的20日前。（注：时间、地点及议题要求等每次会议前5日，人事行政中心负责下发通知予以明确。）（二）召开地点：暂定集团31楼中会议室。（三）会议主持人：分管成本的副总裁。（四）会议组织部门：人事行政中心。（五）主要议题：1.建设集团季度运营分析；2.季度生产经营指标完成情况通报及分析；3.分公司季度生产经营情况通报，其中，排序第一的重点作经验交流分享，排序最后一名的重点作总结分析及整改报告；4.经营班子领导点评、总结，部署安排工作。会议\集团经营分析会材料模版.doc二、集团工作例会（一）召开时间：周一下午14：00。（二）召开地点：集团31楼中会议室。（三）主持人：总裁。（四）会议组织部门：人事行政中心。（五）会议主要议题：总结上周工作完成情况，制定下周工作计划，口头汇报工作中存在的问题和解决建议，分公司重点汇报所辖项目回款及生产经营情况；相关领导对所提问题给予答复并布置近期重点工作。（六）会议准备及组织1.材料准备：各公司、各职能部门负责于每周最后一个工作日（大周周五、下周周六）下班前由部门负责人签字确认后，将纸质版与电子版材料发送给人事行政中心运营处汇总（材料模板详见附件2）。延迟提交材料的不予汇总到上会材料中，且对于分公司综合处季度排序中处以2分/次的考核。对于材料不符合要求的，如回款数据不准确，反复提出问题没有提出解决建议的，总裁可以对提交材料单位处以100-1000元罚款。2.会前准备：人事行政中心负责会议通知、材料准备、会议室申请、视频调试、会议签到、会议材料分发、会议到位人员确认及会议纪律考勤等工作。3.会议纪要：人事行政中心负责于会后36小时内将纪要整理交至主持人审阅签发，并挂网公示，并按照会议纪要开展督办工作。会议\集团例会会议纪要模板.doc三、集团计划/绩效评审会（一）召开时间：每月5日前（节假日顺延，以通知为准）。（二）召开地点：集团31楼中会议室。（三）主持人：总裁。（四）会议组织部门：人事行政中心。（五）会议主要议题：评审上月绩效考核结果，评审当月工作计划。（六）参会人员：经营班子领导、各职能部门负责人及各分公司总经理，人事行政中心绩效考核人员。四、分公司生产经营分析会/工作例会/项目经理会（一）召开时间：每月16日前（原则上与项目经理会合并召开）。（注：时间、地点及议题要求等每次会议前5日，分公司综合处负责下发通知予以明确。）（二）召开地点：集团会议室或项目部会议室（通知为准）。（三）会议主持人：分公司总经理。（四）会议组织部门：分公司综合处。（五）主要议题：1.分公司月度运营分析；2.月度生产经营指标完成情况通报及分析；3.安排分公司工作及协调解决项目部问题。4.分公司经营班子领导点评、总结，部署安排工作。（六）参会人员：1.通知邀请联系分公司工作的经营班子领导、职能部门负责人参会。2.分公司经营班子，工程处、成本处、综合处负责人，所辖自营项目项目经理，所辖联营项目外派人员。3.建议分公司本部主管级以上人员参会，具体范围由分公司总经理确定。四、分公司生产经营分析会/工作例会/项目经理会（七）会议准备及组织1.材料准备：分公司综合处负责会前5日下发通知，并拟定分公司生产经营分析报告，工程处、成本处及所辖项目部按照通知要求提交会议材料（材料模版详见附件3，具体要求以通知为准）。2.会议组织：综合处负责会议通知、会场布置，并组织会议召开。3.纪要拟写：综合处负责，会后2个工作日内完成会议纪要并发起审批，同时将会议部署安排任务通过督办单或电话通知等方式通知到责任部门，会议纪要抄送集团人事行政中心。会议\分公司生产经营分析会模版.docx五、分公司计划绩效评审会/工作例会/项目经理会（一）召开时间：每月31日前（节假日顺延，以通知为准）。（二）召开地点：分公司申请会议室。（三）主持人：分公司总经理。（四）会议组织部门：分公司综合处。（五）会议主要议题：评审项目部当月绩效考核结果，评审项目部下月工作计划；安排部署分公司、项目部工作，协调解决问题。（六）参会人员：分公司经营班子领导、主管级以上人员、所辖自营项目项目经理、综合处绩效考核人员。（七）会议准备及组织1.综合处负责每月30日前检查当月工作完成情况，31日组织完成绩效考核及计划初审。2.综合处负责会议通知、材料准备、会议室申请、视频调试、会议签到、会议组织及会议纪律考勤等工作。3.综合处负责于每月5日前挂发当月计划，每月17日前挂发绩效考核结果。六、职能部门工作例会（一）召开时间：半月召开一次，时间由职能部门负责人确定。（二）召开地点：部门负责人办公室或集团会议室（三）主持人：职能部门负责人（四）会议主要议题1.由职能部门内业负责通报近期重点督办工作情况（到期未完工作和即将到期工作）。2.由内业负责通报集团近期重要动态信息。3.参会人员汇报上周工作完成情况及本周工作计划，需协调的重要事宜。4.部门负责人进行总结和问题回复，安排部署重点工作。（五）参会人员：职能部门负责人，处室经理，内业人员，会议记录人员（综合部人员），部门负责人安排参会的其他人员。（六）会议准备及组织1.内业提前一天准备好职能部门督办工作，根据月度计划、近期会议纪要、工作督办通报跟进完成情况，列成表格交部门负责人审核后会上通报，并根据会上情况及时整理更新。2.会议行政人员提前一天根据集团EAS发文或集团层面会议精神，进行信息筛选，包括即将召开的重要会议，即将启动的重大工作或下发的新制度办法主要精神等，汇总形成集团近期动态进行会上通报。3.部门负责人总结及部署安排工作。4.会议记录员做好记录，提交人事行政中心备案。七、项目部工作例会/生产调度会（一）召开时间：每周一次（抢工项目每天召开），具体由项目经理确定，会议时间控制在2小时内。（二）召开地点：项目部会议室。（三）主持人：项目经理