行政机关公文格式各要素标识规则

行政机关公文格式各要素标识规则一、公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。(一)秘密等级和保密期限。涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用★隔开。绝密、机密级公文应当在版心左上角第1行标明份数序号。(二)紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度，用3号黑体字顶格在版心右上角第1行标识特急或急件，两字之间空1字。其中电报应当分别标明特提、特急、加急、平急。同一公文既是密件又是急件的，秘密等级标于紧急程度之上。(三)发文机关标识。发文机关标识一般由发文机关全称或者规范的简称后加文件组成，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。发文机关标识推荐使用文星简美黑体字，用红色标识。字号应小于22mm×l5mm(高×宽)。联合行文，应当列明联合行文的各机关名称。同级行政机关联合行文，主办机关应当排前，文件置于发文机关名称右侧，上下居中排布；行政机关与其他机关联合行文，应当以党、政、军、群次序排列。(四)发文字号。发文字号一般由行政区域代字、机关代字、年份、序号组成，必要时可根据需要加入专业职能代字。联合行文只标明主办机关发文字号。行政区域代字、机关代字应当使用规范的简称。本机关简称可能与其他机关简称相混淆的单位，由双方商定各自机关代字并报上级机关办公室备案。-新设行政机关启用发文字号前要向上级机关办公部门备案。公文年号、序号一律用阿拉伯数码标识；年份应当标全称，用六角括号〔〕括入，置机关代字或专业职能代字之后、序号之前。序号不编虚位(即1不编为001)，不加第字。发文字号用3号仿宋体，居中排布。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。(五)签发人。上行公文应当注明签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号距版心左边空1字，签发人姓名距版心右边空1字。联合上报的公文主办机关签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名下按发文机关顺序依次排列。其中，请示应当在附注处注明联系人姓名和电话。签发人用3号仿宋体字，其后标全角冒号，签发人姓名用3号楷体字。(六)标题。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关全称或规范的简称、公文主题、公文种类三部分组成，转发类公文标题，应当避免冗长。在标题中除法规、规章和规范性公文名称加书名号外，一般不加标点符号。公文标题置红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，应当词意完整，排列对称，间距恰当。(七)主送机关。公文的主送机关应当使用全称或规范化简称、统称，置于标题之下、正文之前，顶格并加冒号。会议纪要等文种，可将主送机关置于版记首行。(八)附件。公文如有附件，居正文空1行，左空2字用3号仿宋体字标识附件，后标全角冒号和名称，附件序号使用阿拉伯数码(如附件：1．××××)；附件名称后不加标点符号。附件应当与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识附件，附件序号和名称前后应当标识一致。附件与正文不能一起装订的，应当在附件左上角第1行顶格标识公文发文字号并在其后标识附件。(九)印章。公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，均应当加盖发文机关印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。印章应当上距正文l行之内，端正、居中下压成文时间。当印章下弧无文字时，采取下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上，不再落款。两个机关联合下发公文时，应当将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，互不相交或相切，相距不超过3mm。3个以上机关联合行文需加盖3个以上印章时，应当将各发文机关名称按印章顺序排列在相应位置，印章居中加盖或套印在其上。每排最多排3个印章，两端不超出版心；最后一排如余下一个或两个印章的，均居中排布；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。当空白处不能空下印章的位置时，应当采取调整行距、字距解决，印章与正文必须同处一面，不得采取加页标识此页无正文的方法。(十)成文日期。公文的成文日期，以负责人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报，以发出日期为准，成文日期右空4字标注于正文之后。(十一)附注。公文如有附注，应当列于印章、成文日期下一行，用3号仿宋体字，居左空2字标识在圆括号内。(十二)主题词。公文应当标注主题词。上报公文应当按照上级机关要求标注主题词，主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1宇。主题词标注于抄送机关之上。(十三)抄送机关。抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。抄送机关应当使用全称或规范化简称、统称。位于主题词下l行，左右各空l字，用3号仿宋体字标识抄送，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开。抄送机关次序以党、政、军、群排列。主送机关移后的，标识方法同抄送机关。(十四)印发机关、印发日期和份数。印发机关列抄送机关之下，用3号仿宋体字。印发机关距版心左边空1字，印发日期距版心右边空1字。印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数码标识。二、公文文字一律从左至右横写、横排。标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字，每页22行，每行28个字(不含页码)。公文中小标题可用3号小标宋体字或黑体字。公文版心尺寸为：156mm－225mm(不含页码)。公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首，红色反线距版心上边缘不超过72mm±lmm，版心上边缘至天头(上白边)为37mm±lmm，公文用纸订口(左白边)为28mm±lmm。置于红色反线以下至主题词(不含)之间各要素为主体；置于主题词以下的各要素统称版记。三、局属单位向局行文的其他要求１.各单位向局行文，请示事项应已正式公文上报。其他事宜需报局的,应参照领导批办件办理格式(与单位文件稿头类似，冠以单位名称，名称后不加文件两字，详见附件)报局，一律不得以白头纸打印上报。２.上报公文要标注联系人和联系电话、联系人，一般应为办公室负责人。涉及专业性问题的，应标注本单位承办部门负责人。３.局属各单位、机关各处室办理市领导批办件、督查件，需向市委、市政府上报办理情况的，可直接代局拟文或提供磁盘给局办公室。办理局领导批办件，需对有关事项批复、转发、转报的，要直接代局拟文并提供磁盘。代拟公文应填写发文稿纸，代拟稿（底稿）版心首行为代拟公文标题，其他打印、排版格式要求与正式公文相同。代拟稿（并附电子文件）送局办公室统一审核呈报领导审签。