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函、会议纪要函作为公文种类之一，与其他文种一样具有由制发公文机关权限决定的法定效力。函的使用范围比较广泛，涉及公务活动各方面的联系事宜。在不适合采用某些文种如请示、报告、通知、批复的的情况下，往往可以用函替代。（一）函的由来及演变函，本意为舌、含、包含、包容，引申为匣、盒子，再引申为封套、书套。因信件有封套，故把信件称为函。函作为正式公文是在辛亥革命之后。新中国成立后，“函”一直被列为公文的一个文种，起初有“公函”与“便函”之分。1981年国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》取消了“公函”与“便函”，把“函”单列为一个文种。2012年党政机关公文处理工作条例(中办发〔2012〕14号)第二章公文种类第八条（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。不相隶属机关：在行政组织系统上，没有领导与被领导；在业务系统上，没有管辖与被管辖。不能因为主送机关的行政级别高于发文机关、或为了“尊重”主送机关而将应当用函的公文改用“请示”。具体来说，函的适用范围包括四个方面：1．平级机关或不相隶属机关单位之间的商洽性、询问性和答复性公务联系。2．向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项。3．业务主管部门答复或审批无隶属关系的机关请示批准的事项。4．机关单位对个人的公务联系，如复群众来信等。正确使用“函”向上级机关请求指示、批准时用“请示”、向不相隶属的有关主管机关、部门请求批准时，用“函”（求批函）。答复下级机关、单位的请示，用“批复”、答复平级机关或不相隶属机关、单位的求批事项，用“函”（审批函）（不论对方来文是“请示”还是“函”。向平级机关或是不相隶属机关、单位告知具体事项，用“函”（告知函），不用“通知”。（一）广泛性函的行文对象具有广泛性。函可以是任何不相录属机关之间的单一行文。函是不相隶属机关、社会团体和企事业单位之间广泛开展公务活动的纽带和桥梁。（二）多重性函的行文关系具有多重性，主要用于平行文，也可用于上行文，还可用于下行文，具体行文关系的选择，可以根据实际需要而定。有隶属关系的上下级机关之间一般不使用函。函的特点（三）多样性函的文体形态多种多样，格式比较特殊。有的采用正式公文的标准格式,有的不受正式公文的标准格式的拘束。函的功能多种多样:商洽工作、传递信息、交流情况、询问事项、请求帮助解决困难、支持协助工作、催办公务、答复问题等等，都可以。（四）灵活性函作为沟通上下、联系左右、关照今昔的一个重要文种，注重务实。函的内容大多简约直接，一般都是一函一事,形式精短，因而在商洽工作、联系有关事项时十分灵活、便捷。凡是其它文种不宜涉及的事项，都可以采用函来表述和传递。运用函的形式，显得比较平和委婉，可以使不相隶属机关之间相处更加融洽。函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或向有关主管部门请求批准事项。按发文目的可以分为发函和复函两种。发函即主动提出公事事项所发出的函；复函则是为回复对方所发出的函。按内容的不同，划分为知照函、催办函、邀请函等。1、【标题】公函的标题一般有两种形式。一种是由发文单位名称、事由和文种构成，如：《泰德集团关于×××的函》。另一种是由事由和文种构成，如：《关于×××的函》。2、【主送机关】即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。3、【正文】其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。1）开头。主要说明发函缘由。要求概括发函目的、根据、原因等，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。2）主体。主要说明致函事项。一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。4、【结尾落款】一般包括署名和成文时间两项内容。署名单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。3）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。4）结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。函的种类一、请批函请批函是指向无隶属关系的平级机关或者有关主管部门请求批准事项的函。二、商洽函商洽函是指用于请求无隶属关系的有关单位协助、商洽解决办理某一问题的函。三、告知函告知函是指不相隶属平级机关或者单位之间相互交流传递信息时使用的函。四、询问函询问函是指无隶属关系的单位之间相互咨询有关事项时使用的函。五、答复函答复函是指无隶属关系的单位之间相互答复有关询问事项时使用的函。此外，按行文方向不同，可将函划分为去函和复函。(一)商洽函［例文1］关于商请派车运送民工的函×××省交通厅：为做好今年的春运工作，及时运送在我省工作的外省民工回家过年，我们组织了民工运送专门车队，但由于我们运力不足，车辆不够，估计不能满足民工的要求，特请贵省派出大型客车20辆，与我省组成运送民工车队，负责运送贵省在我省工作的民工。妥否？请尽快函复，以便办理有关手续。××省交通厅××××年×月×日［析评］这是一则商洽函。正文的原由部分，开门见山，即陈要旨，继而提出要求。文末一句，语言得体，又暗含催促对方办理的压力。［例文2］广东省商业储运公司(粤商储［1987］06号)关于日野FC16SA大卡车存在严重质量问题要求赔偿损失的函广东省汽车贸易中心：我公司于一九八七年六月六日向贵公司原业务一科购买附有商检合格证的日FC16SA型六吨卡车15辆，发票两张，号码为0671012，0671022，于一九八七年六月二十三日交货，九月中旬正式投入营运使用。该批车使用后，陆续发现前、后轮内侧胎不规则锯齿形磨损，以内侧内边缘为甚。经有关技术专家及广州市公安局第七检测站检验，认定此批车存在严重质量问题，与原供货资料标准不符。我公司已于十一月初暂停止使用。为此，特向贵单位请求：一、于本月三十日前，派员前来检验质量鉴证等问题；二、重新按质论价，赔偿经济损失，或退货。希贵公司讲求信用，按国家有关法律、规定与我公司共同协商解决上述商品的质量问题。附件：1.购车发票两张2.广州市公安局检测站检验书。一九八七年十一月十二日(公章)联系人：×××、×××电话：××××××联系地址：广州市××路××号广东省××公司汽车队。［析评］这是一则商洽索赔的函。正文的事由部分简明扼要地交代了事情的原委、发现的情况、检验认定、采取的措施等，为提出商洽的要求提供了有力证据；要求部分写得有礼有节，要求合理，并提出希望。最后附上附件作为证明材料，写上联系方法，以便联系。此函行文得体，表意明确、周密。(二)询问、答复函［例文3］关于商请报价的函×××茶厂：我公司对贵厂生产的绿茶感兴趣，拟定购君山毛尖茶。我公司要求该茶叶品质一级，规格为每包100克，望贵厂能就单价报表和交货日期、结算方式等给予回复。如果贵厂报价合理，且能给予最惠折扣，我公司将考虑大批量订货。××××副食品公司××××年×月×日[评析]这是一则询问函。开头提出对对方产品有定购的意图，接着提出请对方报价及有关事宜作出回复的要求。一般来说，正文至此也可以结束了，然作者继而又强调若对方报价合理，将考虑大批量订货，这样写，可以促使对方给出较低价，可谓匠心独运，棋高一招，这种写法值得借鉴。［例文4］关于我市代表团出访波塞雄市和路易港市问题的复函中华人民共和国驻毛里求斯大使馆：贵馆陈添进领事一九九○年八月三日给我市外事办的信函收悉。关于我市代表团出访波塞雄市和路易港市一事，由于时间太急，来不及办理各种手续，无法在九月下旬成行，届时拟以市长名义发一贺电，祝贺波塞雄市建市一百周年。访毛里求斯一事，推迟到年底待牌楼设计方案定下来才出访，届时是否顺访波塞雄市，请贵馆酌定。佛山市人民政府一九九○年八月二十日［析评］这是一则答复函。行文针对来函询问的问题，谈了困难和处理办法，明确、具体地作了答复，措词得当，言简意赅。(三)请批、批准函1．请批函例文［例文5］关于拟录用1996届大中专毕业生的函省人事厅：根据中共××省委组织部、××省人事厅《关于1996年省级机关录用应届高校、中专学校优秀毕业生的通知》规定，我们对拟录用到我厅机关工作的大中专毕业生按规定程序进行了统一考试、面试、体检、政审。经厅党组研究，拟录用大中专毕业生24名。现将有关录用审批材料报上，请审批。附件：录用审批材料24份××省安全厅一九九六年三月二十五日2.批准函例文［例文6］关于批准录用×××等××名同志为国家公务员的函省安全厅：你厅《关于拟录用1996届大中专毕业生的函》(国安政﹝1996﹞18号)收悉。根据中共××省委组织部、××省人事厅《关于部分省级机关从1996年应届高校、中专毕业生中考试录用国家公务员和机关工作人员的通知》的规定，经考试、考核合格，批准录用×××等××名同志为国家公务员。特此函复。附：录用人员名单××省人事厅一九九六年三月二十九日［析评］例文5和例文6是请批函和批准函例文。请批函正文，语态得体，文字简洁，先写发函的背景、依据，继而写做法、态度，然后结语提出请求。以附件24份，节约正文篇幅，是个巧妙的处理。批准函正文，引叙来函，作为复函背景、依据。批准项作为复函重点，依据明确，态度鲜明。文章以“特此函复”作结。此函行文简练准确，文字语气合乎批准机关身份。“附”字后应加“件”字构成“附件”。写作函的注意事项第一、内容单一，主旨集中，一函一事。第二、措辞要掌握分寸，语言要简洁得体，语气要坦诚谦和，要摒弃套话空话。对上级机关应该尊重，对下级机关应该谦逊，对平级机关或不相隶属机关应以礼相待。要体现平等精神。第三、恰当使用习惯用语即结语。例文:关于建立XXX贸易公司的函XX函[2006]XX号XX省计划经济委员会：为促进我省民政工业发展，拓宽福利生产市场，积极发展外向经济研究，决定建立XXX贸易公司。该公司为集体所有制，实行独立核算，自负盈亏.经营范围：主营民政福利企业产品及出口创汇产品外贸经营。兼营各类生产资料，经济技术咨询，产品开发有偿服务及其他民用商品。经营方式：零售、批发、代购、代销及调拨。当否，请批复。XX省民政厅二OO六年一月六日一般包括开头、主体、结尾三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求。（5）发文机关和日期。发函和复函均需要写明发文机关和日期，并加盖公章；有的函还写明抄送单位机关名称。函与请示的区别1．行文方向不同。函可以是平行文，也可以是上行文或者下行文。在向不相隶属的主管部门请求批准时，不管其级别与本单位平行还是高于本单位，都一律用函。请示是上行文，必须是下级向上级行文。它可以是直属上下级机关的关系，也可以是业务部门和业务主管部门之间的关系。2．收文处理方式不同。回答请示的公文是批复，回答请求批准函的公文则是复函。值得特别注意的是政府的内设机构办公厅（室），经授权或征得政府部门同意，可代替政府向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，如果经政府同意或授权代替政府审批下达应当由政府审批下达的事项，只能用函的形式行文，并在文中说明经政府同意。3．发文字号不同。函的发文字号在发文字号的机关代字后常常需要加一个“函”字，而请示则按机关发文的顺序编号。复函与批复的区别复函即答复性函，是专为答复问题而制发的函。批复同复函虽然都属于回复性公文，但毕竟是完全不同的两个文种。以下两点区别较为突出：1．行文方向有所不同。复函可以是平行文，也可以是上行文或者下行文。批复属于下行文。2．重要程度有所不同。复函针对的事项相对比较一般。批复针对的事项相对比较重要。一、会议纪要的含义和特点会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项的公文。它是根据会议