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费用管理关于规范集团办加签费用的通知...................................................................................................2关于员工食堂费报销的管理规定...............................................................................................3员工食堂费报销流程............................................................................................................4租房屋及租金报销的管理规定...................................................................................................5非卖场外租房屋租金报销管理流程.....................................................................................6卖场外租房屋租金报销管理流程........................................................................................7标配费用（工位使用费）及相关费用报销工作流程...................................................................8标配费用（工位使用费）分摊流程...............................................................................................9制做部门费用,行政统收统支费用预算流程................................................................................10费用报告制作流程.........................................................................................................................11费用公示（上网）流程.................................................................................................................12费用收集核对流程.........................................................................................................................13分摊表模板制作及下发工作流程.................................................................................................14分摊表上交及余额清理工作流程.................................................................................................15工位确认工作流程.........................................................................................................................16项目费用预算流程.........................................................................................................................17关于规范集团办加签费用的通知为规范集团办加签费用的报销，正确归集公司运营成本及费用，经与财务部共同协商，重新梳理集团办加签的相关费用审批流程，规范如下：一、印刷品及消耗：指各部门发生的各种印刷品消耗，包括信封、信纸、卡片、名信片、名片、标书等费用。其中：1、宣传材料（手册）：不在“印刷品及消耗”科目中报销，入“市场活动费”科目；2、培训材料（手册）：不在“印刷品及消耗”科目中报销，入“培训费”科目。二、低值易耗品及摊销：指价值在5,000元以下的机器、设备、家俱、工具等支出，包括电话初装费。其中500-5000元的低值易耗品作为资产管理，但在购置当期一次性进费用。1、项目组发生的500元以下的低值易耗品：报销时，需注明项目的WBS元素；2、客户配套材料需求（如服务器配线等）：入“采购成本”；3、工作服及防护用品：入“劳保费”科目。三、员工食堂费：指员工正常工作日发生的午餐费用。每人每天10元标准。参照《员工食堂费报销的管理规定》。四、房屋租金：指公司办公租用房屋（包括酒店）所支付的房租及差饷（不包括仓库发生的租赁费）。参照《外租房屋租金报销管理规定》。凡在本通知发布前，已签订合同的，请到集团办行政部备案；通知发布后，新签订租用合同的，需按集团办相关管理制度进行报备或审批。报备审批流程参照《外租房屋租金报销管理规定》本通知自下发之日开始执行。附：1、《员工食堂费报销的管理规定》2、《外租房屋租金报销管理规定》集团办2005年8月2日关于员工食堂费报销的管理规定为了规范公司员工餐费的管理，严格进行费用控制，特制定本规定。本规定适用神州数码集团京区各部门。1、京区集中办公区人员员工食堂费京区集中办公区（上地、苏州街、中海等）人员的员工食堂费由集团办对各部门每月发生的员工食堂费进行统一审核、汇总、分摊、支付。公司按照员工实际工作日发生费用与供应商统一结算，标准10元/人次。2、京区非集中办公区人员各部门有在非集中办公区办公员工，部门行政接口人须汇总相关人员名单并说明原因，经部门总经理签字后，到集团办餐管员处备案；标准10元/人次，按照实际工作日报销员工食堂费。3、需要说明的问题：1)、京区出差员工，不予另行报销员工食堂费。2)、各部门负责人在申请报销前请核实员工的实际工作日，如发现重复报销，则取消其当月员工食堂费的报销资格。3)、费用控制需要广大员工的理解和支持，员工应自觉遵守公司制定的各项费用管理制度，共同维护公司利益。集团办2005年7月27日附件：员工食堂费报销流程员工食堂费报销流程关系在京区员工集中办公地点用餐集团办审核费用与部门接口人沟通解决存在问题汇总、分摊、报销、加签YYYYYN非集中办公地点用餐各负责人汇总人员名单并说明报销原因部门总经理签字确认N集团办负责人将集中办公区的员工食堂费进行汇总、分摊、支付；对审核无误的非集中区办公人员餐费加签后，各部门接口人报销结束YY各部门负责人汇总相关人员名单，并说明工作日、标准及餐费报销原因,提前在餐管员处备案。开始租房屋及租金报销的管理规定—2005年7月27日为了规范公司外租房屋的管理，整合资源，有效达成公司运营成本控制，特颁发外租房屋及租金报销的管理规定。本规定适用于神州数码集团京区各部门。一、非卖场房屋租赁的管理及租金报销的审批流程：1、申请条件：业务需要且集中办公区不能满足其需求。2、申请流程：业务部门提交资源需求申请，由所在事业部总经理及本部业务管理部总经理审批后报集团办，职能部门提交资源需求申请，由职能一级部门总经理审批后报集团办，由集团办对房屋租赁的合理性及性价比进行合理评估，审批同意后方可租赁；3、申请房源：1)、集团办提供满足业务部门合理需求的房源，供需求部门选择；2）、业务部门提供备选房源，报集团办对合理性和性价比进行评估，审批后方可租赁。4、后续工作：需求部门在租赁协议签订后两日内带原件到集团办备案；5、租金报销：需求部门提交房屋租金报销申请单，业务管理部总经理（职能审批流程同上）审批同意，集团办根据备案协议金额审批费用。二、卖场房屋租赁的管理及租金报销流程：1、业务部门可按业务需求自行寻找并租赁用房；2、业务需求部门签署好租房协议后，须在三日内提交集团办备案；3、租金报销：业务需求部门提交房屋租金报销申请，业务管理部总经理审批同意（职能审批流程同上），集团办根据备案协议金额，进行加签。附：1、非卖场外租房屋租金报销管理流程2、卖场外租房屋租金报销管理流程非卖场外租房屋租金报销管理流程开始经办人提交申请单所在部门总经理审批所在部门业务管理部总经理审批集团办审批是否符合条件租赁部门确定房源租赁部门出具租房协议NOYESNO集团办返回租赁部门正式签署协议YES租赁部门提交正签协议到集团办集团办备案存档正签协议结束集团办推荐房源及选择房源集团办审批协议租赁部门报销房租费用所在部门业务管理部总经理审批同意集团办根据协议金额审批同意卖场外租房屋租金报销管理流程开始经办人提交申请单所在部门总经理审批所在部门业务管理部总经理审批租赁部门确定房源租赁部门提交正签协议到集团办集团办备案存档正签协议结束租赁部门报销房租费用所在部门业务管理部总经理审批同意集团办根据协议金额加签同意标配费用（工位使用费）及相关费用报销工作流程序号步骤名行政管理员费用管理员规范与说明1开发票1、按费用管理员提供的《费用支付通知单》各法人公司开票金额要求供应商开具发票2、需在约定日期之前向费用管理员交付发票，交付的发票必须是符合财务规定2提供发票3报销4收支票行政管理员收到支票后，需在《费用支付通知单》上行政管理员收到支票处签字向费用管理员提供发票报销费用、到财务前台领取支票制定日期:2005.3.15行政管理员收取支票1.如行政管理员当期未能按时提供发票的，则当期费用管理员不报销此费用，但行政管理员需负责做费用预提2、对于有财务有特殊要求的其他单据（如材料费的明细清单等）需在提拱发票时，一并提供单笔超过5万元以上的费用，填写完报销单，并经过审批通过后，在领取支票的当天9：30以前向财务提出约款申请，约款申请中要写明业务范围、成本中心号、提取的方式、金额标配费用（工位使用费）及相关费用报销工作流程通知供应商开具发票标配费用（工位使用费）分摊流程序号步骤供应商行政管理员财务（费用分摊接口人）费用管理员规范和说明1提交通知单按约定日期提交费用结算通知单21、审核的内容：合同、单价、数量等。2、行政管理员上级负责审批费用的合理性。3计算并通知1、根据每月《费用分摊模板》中各法人公司总工位数计算应报销金额。2、各项费用需在约定日期之前，制做《标配费用月报销汇总表》，通知费用管理员当期应分摊金额。4制表1、对于分法人体公司报销的费用需制做《分公司报销工位使用费分摊表》；不分法人体公司报销的费用需制做《有往来工位使用费分摊表》，2、每月27号前将《标配费用（工位使用费）分摊表》提交到财务。3、费用管理员上级负责审批费用的正确性。财务按费用管理员提交的数据，倒入ERP中制做《标配费用（工位使用费）分摊表》将数据入ERP制定日期:2005.3.15审核YN入ERP审核合理性5计算,制表并通知标配费用（工位使用费）分摊工作流程提交费用结算通知单制做部门费用,行政统收统支费用预算流程序号步骤费用管理员财务部门负责人规范和说明1收集数据23初稿4审核制做新财年费用预算初稿财务审核、下达新财年预算制定日期:2005.3.15收集数据YN财务处理审核5收集新财年费用变化因素制做部门费用、行政统收统支费用预算流程收集上财年费用数据费用报告制作流程序号步骤名费用管理员行政管理员规范与说明1收集数据1、费用