行政管理实务与优化

行政管理实务与优化办公室:陈燕2013.7.4前言：为什么要管理负责行政事务和办公事务。相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、会议管理、出差、财产设备、生活福利、车辆、安全卫生等什么是行政工作？提供服务是一回事提供周全到位的服务是另一回事为什么要探讨行政管理？有效积极的理解行政管理中发生的事件（核心）理解行政管理工作在企业中地位周全到位的做好行政管理工作1行政管理工作在管理门类中称得上（最繁琐、最复杂、最关注）结果的工作23行政管理是一个难以忘怀的职业行政管理是一个通过了解企业、管理企业从而实现自身价值的工作行政管理是一个非常锻炼人的职业前言：为什么要管理一个世纪企业在管与理观念上造成的差异；什么是管理；顺应变化，调整管理方式；经验的老化；管理就是管理自己主体=管理根本=服务核心=协调一个世纪企业对管、理观念上造成的差异管灌输易理疏导易目标愿景任务以人为本短期强制性引导性长期指派的主动形成不得不接受内心感受讲的多听得多工作与部门的需求关注团队需求指挥带领命令启发结构影响行为传统管理的行为模式命令+监督+考核问题表现-被动工作、消极应对-为做而做、归因于外-重复犯错、无法创新高效团队是发展方向高绩效的团队管理模式敏捷应对内外变化快速传播内外信息有效整合内外资源持续满足内外需求和谐通畅，灵活开放上下齐心,内外同心协同合作，共创价值善于总结，自觉创新不时的提醒自己，任何经验如不与现实结合，都会过时的......四种不同的领导风格A:指示能力高意愿低B:培育能力弱意愿高C:参与能力弱意愿低D:授权能力高意愿高什么是管理管理=发现问题管理=寻找规律管理=制定解决方案管理=协调和服务。管理者要根据被领导对像的情况来决定自己的力道方式和行为——而获得了长久的生命力。——情境领导模型创始人保罗*赫赛何为标准：赋予生命动力的尺寸，设定标准的过程也是促使思考的过程。没有统一标准，按意愿办事。一种誓约、品质的要求。能使优秀的人引发自尊，能使管理越来越轻松。没有标准，制定标准，保护自己原则要求关键周全服务、灵活性做好服务的预见性做好服务的主动性设定标准设定标准使我们的意志力更清晰更、明确、更感公平、更感快乐因为：集团办公室2013.7.4日常行政管理2做合格的行政管理者行政管理实务与优化13行政管理工作特点4企业文化管理5接待及礼仪集团办公室2013.7.4会议管理7办公成本控制行政管理实务与优化68公文处理9办公用品维护消防与安全10行政管理部门职责：是为整个企业运转提供资源支持和后勤保障，其目标是明确企业的正常运作，为企业创造经济效。兵马未到，粮草先行闪不过来，我过去人员配置、素质、地位、特点和内容2行政管理机构设置的原则345三大角色、四大特征、五大魅力做一个怎样的行政管理者如何有效管理自己16行政管理人员容易犯的错误和注意事项行政人员素质要求：*有忍耐性*有良好的心态*有优秀的思想品德*善于领会领导的意图及员工的想法*应变能力，敏感力强*有主动性和责任感*热心助人，能协助别人迅速解决问题地位内容行政管理的主要工作：管理、协调、服务；管理是主体，协调核心，服务是根本工作内容的实质：服务、具有人情味的服务；养成“润物细无声”的工作理念。特点特点：综合性、突发性、时间性、政策性、繁杂性、广泛性每天面临大量的、琐碎的、不起眼的事务性工作不显示、摆脱位，甘当企业的幕后者。地位：需时至尊、昙花一现、易被忘却。永远不要期望成为企业关注的“中心”切忌位自己评功摆好，四处张张扬。行政管理工作只享受过程，难享受结果配置、地位、特点、内容以精简为原则搭配互补兼职多能退不如避配置八字真言灵活协调悟悟性平心态预预见预测顺观念障碍宁思考忍耐避让搁置非退让勤奋勤观察勤思考勤走动管理有“术”，也有“道”“术”者，知识与技巧；“道”者，悟性与智慧。不要因为激愤和满腹牢骚而自断经脉，不论遇到什么事情，都要做一颗永远成长的苹果树.(以苹果树的心态面对)成长永远比每个月拿多少钱更重要(不要太在乎果子,成长的过程是最重要的)设置的原则目标原则责权原则效率原则精简原则层次管理原则正确的确定目标，科学组织人力、物力、财力去实施。以人物为依据，因事设置，岗位职责明确。特殊情况有人办理，以免出现无人过问的现象。讲究实效，避免机构臃肿、人浮于事、健全信息反馈系统，采用现代化的办公手段。因事制宜，一刚多能。要重质量不要图人多。分级管理、层层负责、上下配合、左右协调、相互补位。做好层次管理，工作高节奏、高效率行政管理的三大角色四大特征服从性特征灵活性特征目标性特征123人际的角色助手的角色管家的角色阶段性特征4管理：分类-人阶段-事排序下属关注、及时表扬、提醒不足下属关注及时表扬提醒不足四大特征：服从性：服从安排和要求，由行政工作性质所决定，具有一定的强制性。灵活性：处在动态过程，所管理的任务、对象时间、地点等易发生变化，故需采取不同的管理技巧来适应其特征。切记：灵活性不等于随意性。目的性：因行政管理以“三个服务”目的，即：为上、为下、为左右。在选用管理方法时，必须考虑如何提高服务质量，以提高办公效能。阶段性：由于其工作的每一阶段都有不同的侧重点和表现形式，这些侧重点形成工作的阶段性。具有开拓精神，遇困难而不退缩领导五大魅力坚韧顽强力丰富的想象力果断的执行力敏锐的感受力科学管理能力人格魅力：是一种精神的力量，这种精神的力量可以影响、激发、聚合、引导人。想象是其事业不断发展、壮大的能力没有执行力就不会有结果，“行动才是金”发现问题，抓住机遇，做正确的决策在纷繁复杂的管理工作中，防眉毛胡子一把抓能量化的量化，不能能量化的细化制度：共知性，认知度做一个怎样的行政管理者参谋和助手高参和臂膀协调者推动和保证各模块业务的顺利有效进行和相互之间的协调经营理念管理策略企业文化用人政策自我思想有思想敢创新有冲力懂战术知战略管理者一名合格的行政管理者，是企业的幕后英雄；能在无序和有序之间不断的提升自己服从领导安排1明确行政管理目标2考虑行政工作的阶段性4灵活地开展工作3行政管理者必须对自己在行政管理工作中的性质明确而清醒行政管理者是企业行政办公系统的领导者。工作的优劣和管理目标能否实现，与是否有一个善于管理、精明能干的行政管理者有密切的关系。行政管理员应具备的能力行政管理人员事务管理员工作量大多面手、专家工作职责复杂处理好各种事务与人员关系具备综合的个人素质、良好的管理与协调能力，否则难以承担起巨大的工作责任。行政管理者在日常工作中要学会：分类：能力意愿人。阶段：灵活事。排序如何做的更好呢首段=寻找中段=跟进尾段=完善切入点关注点突破点根据问题共同认可前瞻性调整整合目标轨迹的阶段过程：目标设计\决策行动方案实施执行结果向导上司同事下属“三位一体”管理者在管理他人之前必须有效的管理好自己如何有效管理自己作为下属的四项职业准则是上级的辅助者和补充者是上级的窗口和桥梁完成目标同时实现自身的发展和提升是上级的执行者和推动者箭头说明文字添加标题添加标题下属同事上司添加标题添加标题下属同事上司内部客户是竞争者是同事是配合者添加标题添加标题下属同事上司作为上司时的六大角色业务骨干计划者执行者教练员团队领袖沟通者行政管理人员容易犯的错误和注意事项未能启发下属只重结果忽视思想拒绝承担个人责任缺乏有效的管理职责不清需找客观原因担心失去自己的“领地”不放心下属缺乏个人安全感事事监督，不敢授权好大喜功缺乏分析短期行为缺乏有效的工作方法仅想提高地位不好的工作习惯行政管理人员容易犯的错误和注意事项未能设定标准寻找借口“一视同仁”的管理方法缺少学习缺乏技巧就事论事的对待一切固步自封，千篇一律的“管理外套”忘记了一把钥匙只能开一道锁的真理（个性差异）对标准的误解，视为由惩罚性规定不知如何设定标准缺乏对标准和规定的认识*规定是对某种事物做出关于方式、方法或数量、质量的决*标准是衡量事物准则*缺乏基准线，将标准用于惩罚生产力不够或避免遵从的人。养成寻找借口的习惯借口、悲观、无助相伴而行潜在的习惯和感觉缺乏责任心和执行力钥匙开锁原因，钥匙知道锁的心奥秘在于无小节、细微之处见态度不拘小节把握话题储蓄人脉明确工作计划跨部门的思考话题的分寸要把握好，直接决定你与对方的沟通形成的人脉永远是自己的资源，可借助其来开创自己的事业计划明确，计划定性、定量，信息的正确的计划具有谋生的知识和技能，熟悉公司的业务和相关信息要培养自己成为专家和有着工作激情的人行政工作中应该关注的事关注每一个细节，体现专业性。行政管理者的通病——心肠软添加标题顺风语、恭维话渗入，再苦再累也心甘老板一声吼原价抖三抖心肠软软得没原则觅支点寻瓶颈找浪费支点是撬动行政管理工作符合企业要求的轨道想想本公司的支点瓶颈影响行政管理工作发展的那部分木桶原理/短板原理启示找本企业浪费的性质。分析是行为造成还是系统造成。看得见小，看不见大行政管理中应改进的三节点S部门优势公司对行政管理工作重视度的提升及组织架构、岗位设计的明确，为行政管理工作的开展提供了良好的条件。W部门劣势行政管理工作繁杂、琐碎、面广事多，又缺乏统一的标准，加之，行政基础管理薄弱；O发展机会上市公司规范化、标准化、系统化的要求，是全面提升行政部工作效能的契机。T面临挑战企业对行政管理的要求与行政管理部门具有的能力差异性较大。采用SWOT分析来寻找行政管理的瓶颈对待工作用心、上心、专心=企业的真心实验（2）为船老大难解行政管理者的三层境界2行政管理者的管头与管脚345安排合适的位置给下属合格行政管理者的八项真功如何培养敏锐的前瞻能力1行政管理者的三层一层面事必躬亲十分忙碌此为下层不放心事事管同仁袖手旁观，或表面应付。落得忙碌不堪、身心疲惫此为下层懂“知人善任”明“群策群力”但凡原则之事由己而掌，寸步难离只掌原则有分工，此为中策。二层面三层面人尽其职凡事有条理无需操心此为上层要实现这三层面，非一日之功，在修炼的过程中逐步完善自身管理技能和领导的风格，并懂得授权艺术，除此之外企业内部的分权机制和激励机制也需不断地优化管头战略让合适的人到合适的地方去做事，给予信任的环境和分配适当的空间越是出现问题，越要“放手”。从错误中吸取教训，也让下属来感悟给一个完成的任务的标准站在岸上资源到位教练角色过程交给他人设定明确目标让下属既知晓，做什么？管脚细节不拘一格的选人，给予宽容和理解相信自己，放心不下他人，这也是管理者的通病。从而步入怪圈：上面越来越喜欢通管，还疑神疑鬼，独断专行；下面却越来越缩手缩脚，产生依赖性，弱化了本身的能动性、主动性和创造性。最终形成企业的弱智病管得少才能管得好！很多精明能干的管理者，办公的时间并不长，但工作始终保持较高的效率。其原因在哪儿呢？秘诀只有一条：他们善于把适当的工作分配给最恰当的人。其关键：得益于鉴别人才的眼力。这种眼力使得他能把每一个员工都安排到非常恰当的位置上，而不出差错。合格的管理者在工作中会不断地了解员工的准备度。安排合适的位置给下属应答上司交代的事立即去办保持镇定团队精神三思而后行有效的管理时间转递坏消息时不乱阵脚与团队协作、共进不清楚（了解）某事：不要立即答复，不轻率行事减轻工作量：按重要性排序，重要紧急；紧急不重要；重要不紧急；不紧急不重要合格行政管理者的8招真功夫是我的疏忽，但已经纠正。忌“所有问题都自己扛敢于承担过失直言面对批评打破僵局成为主角：谈企业关心之事与激励之行批评和职责不写在脸上，自信与稳重会得到敬重打破僵局行政管理者在当下仅凭技能和勤恳，想游刃有余的工作并得到老板的赏识已经不可能了。（虽然技能和勤奋很重要）少说、多做不会错的“老功夫”已经退役。能说、会做（可做、想做、能做）、多听、善于总结如果我在听我就有了优势，如果我在说别人就有了优势……说听优势从专业人才走向高效管理危机感收集信息的习惯研究、分析能力调查、决策能力如何培养敏锐的前瞻能力预测未来的趋势，描绘未来的生活蓝图。前瞻性：预测感知，可使我们对事物做出正确的判断，对未来做出合理的预测有序的安排“急、常、缓”三事