卓有成效的会议管理

1有成效的会议管理孙巍主讲必宜华®所有2•孙巍•BEC专职讲师，清华EMBA，多家公司的领导（LeadingChanges）顾问。•清华经管学院MBA案例顾问、清华经理人班讲师、清华能源规划与训练中心顾问及某市政府常年高级顾问，多家咨询公司咨询师。曾任Crosby中国区总裁助理、高级管理顾问，麦肯锡（McKinsey&Company）联盟项目总监、某跨国集团总裁助理，宝洁（P&G）推广经理。•研究方向：战略实施、人力资源、市场营销、培训发展、领导变革•主要服务：培训授课、常年管理顾问、高管辅导、管理咨询•逾十个行业管理咨询经验，包括IT、汽车、医药、医疗、电子、通信、家具、建筑、能源、石化等，参与或主持近十五次大型企业管理咨询项目。•服务客户：中国南方电网、海南电网、LG/LS中国、惠普公司、IBM、Siemens、国宾酒店、中国外运集团、清华同方、安利公司、宝洁中国、中国工商银行、如家酒店、香江集团、清华经管学院、清华继续教育学院、藏津医药、吉利汽车、联众游戏、华为技术等。•主讲课程：1－2天•中国式领导类：《中国式销售与攻关》、《中国式谈判》、《危机领导力》•团队领导力类：《情景沟通》、《变革领导力》、《领导力开发计划》•新主管提升类：《新经理第一年》、《新经理特训》•培训与发展类：《培训管理者培训》、《创建培训体系》•手机：[phone]•邮箱：[e-mail]3培训调研－报告大家普遍认为一些会议有意义，但是，对平时开会并不满意，尤其是当参加无效的会议后，感觉是浪费时间、浪费精力，并产生反感。大家认为开会不成功是因为：—会议主题不明—偏离会议主题—会议主持不足—方式方法不当—大家意见各异4培训调研－报告大家针对会议管理不足，建言建策：—定好会议主题—明确开会内容，不同意见会前予以沟通—注意会议气氛，把握会议节奏—提高主持会议的能力5教学方式兴趣式教学情景式教学问题式教学6授课大纲形形色色的会议导致会议无效的原因及对策Step1：高效会议的准备Step2：会场沟通的技巧Step3：主持会议的高手Step4：驾驭会议的艺术Step5：成为好的与会者Step6：会议记录与落实71.解形形色色的会议•开会的意义•开会的目的•会议的种类•开会的频率•开会的成本8测试题：请将下列相关选项用横线连接起来A.固定的部门会议B.一对一会议C.处理突发事件的会议D.全体会议①至少每两月一次②随时③按需要④至少每月一次9开会有什么意义？会议的3个意义—会议是一种集思广益的渠道—会议体现了团队、部门和单位的存在—会议是一种群体沟通的方式第1讲形形色色的会议会议是群体或组织中相互交流意见的一种形式，它是一种常见的群体活动。10为什么要开会？开会的10个目的①传达信息②监督员工③协调矛盾④达成共识⑤解决问题⑥共享信息⑦开发创意⑧集思广益⑨激励士气⑩巩固地位第1讲形形色色的会议11会议的种类第1讲形形色色的会议1、根据人数来分①团体会议①1对1会议12会议的种类第1讲形形色色的会议2、根据开会方式分类：①面对面会议②电话会议③视频会议13会议的种类第1讲形形色色的会议3、根据开会目的分类：①宣布人事安排、传达政策的会议②当众褒奖或批评的会议③突发事件的会议④固定的团体会议⑤集思广益的会议14会议的频率第1讲形形色色的会议—————————————————————①例会：至少每月1次的接待处会议②全体会议：至少2月1次③突发事件会议：随时、立即④1对1会议：根据双方需要15会议的成本？第1讲形形色色的会议—————————————————————①会议的时间成本②直接的财务成本③效率损失的成本任何一次会议都存在成本，珍惜开会的机会是每个人的美德！162.导致会议无效的原因及对策•会议无效的原因•如何预防会议无效率•高效能会议的7个习惯17会议效率不高的原因及预防性管理————————————————————————1、会议的通病——效率不高①单位的主管不知道何时是开会时机②许多主管对于何时开会都不征求下属的意见③有些“必须到会”的员工和主管，因为已经与VIP客户或政府官员有约在先，根本无法出席，使得会议讨论无法进行。第2讲导致会议无效的原因及对策我敢说，大多数单位的决议都是有问题的，甚至是错误的！其根本原因在于：大多数单位的会议效率都很低下！18会议效率不高的原因及预防性管理————————————————————————2、会议效率不高的7个原因第2讲导致会议无效的原因及对策开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确,致使会议毫无意义、宣告失败.开会的原因、目的和结果(7)开会前没有通知与会者相关事宜,致使会议拖沓而无成效.会议的准备(6)参会者发言混乱,既不知如何表意,又不知如何引退,致使会议失败.参会者(5)会议主持人缺乏影响力、说服力,被参会者牵着鼻子跑,无法达到会议意图.主持人(4)必须出席会议的人未到,通知来的是一些可有可无的参加者.开会人选择(3)会议地点设在经理办公室,致使会议被频繁打断,无法正常进行.地点(2)会议按排在即将午餐的时间,每个人都饥肠辘辘,无心开会时间(1)具体表现原因项目会议的三种致命伤会议的三种会议的三种致命伤致命伤19会议效率不高的原因及预防性管理————————————————————————3、预防会议无效的7个对策第2讲导致会议无效的原因及对策在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参会者.开会的原因、目的和结果一定要提前做好具体的准备工作.会议的准备工作参会者一定要具有倾听能力.参会者的技能选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职.主持人的技能事先通知必须出席会议的人,将出席会议的人分为必须参加者、可以旁听者和可选择参加者几类.开会对象的选择地点尽量设置在一个封闭的会议室内,而且最好围着圆桌进行.地点会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之后,避免安排在周一或周五.时间预防性管理措施效率不高的原因会议20高效能会议的7个习惯第2讲导致会议无效的原因及对策只在必要时才召开拟定和分发了议程表选择有价值人遵守时间归纳和执行良好的记录充分准备过211、会议时间安排规范第2讲导致会议无效的原因及对策①上午8-9点,正是员工从家到公司,准备开始一天工作的时候.②上午9-10点之间,员工已经开始进入工作状态.③上午10-12点或下午1-3点之间,最适合调动员工集思广益.④下午3-5点之间,最好不要安排会议.222、会议规范本身第2讲导致会议无效的原因及对策①所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人,以找出最适宜所有参会人的开会时间.②超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料.③所有与会者都要准备在会上发言.④准时开会,准时结束.⑤各单位负责人对决议能否达成负直接责任.⑥所有与会者应知道维护别人的尊严,不在会中羞辱别人,这条规则最重要,需特别注意.23⑦意见不同是好事,议论才能面面俱到,甚至有人扮“黑脸”.⑧会议结束2-3天后,所有与会者应拿到会议记录.⑨所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责.⑩必要时请第三方监控,以保证会议质量.第2讲导致会议无效的原因及对策243、会议流程规范开始•欢迎•会议目的•议程•具体时间安排•规章制度议程1•分享话题及目标•交换信息•产生主意/决策/确认行动•总结23结束会议•总结•安排下次会议跟踪•备忘录•跟踪计划第2讲导致会议无效的原因及对策253.高效会议的准备•是否要开会•准备的1H5W•会议准备清单26是否要开会？第3讲高效会议的准备27已经按惯例每周聚会会议成本太大还有比开会更好的方法没什么特别的事情要讨论你是唯一做决策并且知道该怎么做的人(开会让他人参与只能把问题弄糟)如果是否要开会？第3讲高效会议的准备无需开会的“五个如果”28是否要开会？第3讲高效会议的准备必须开会的“五个如果”必须将信息同时传递给很多人有些事情需要当众表扬批评要让别人参与以集思广益听取部门汇报工作如果给小组委派任务29你了解会议准备的1H5W吗第3讲高效会议的准备30会议准备工作清单第3讲高效会议的准备完成yes/no准备内容是否安排会后娱乐项目并做好事先通知.确定自己人的相关资料;是否要求与会者准备资料;准备会场周边位置图;确定辅助教材;确定视听教材;是否发出了会议通知;是否安排与会者住宿;是否安排交通工具;是否准备会议名签;安排出席者座位;确定出席人数;研究会场如何布置;决定会议的地点;确定会议的主持人;决定会议的时间;安排会议的议程;确定会议的形式;是否一定要开会;了解会议的目的;201918171615141312111098765432131主持人的准备工作第3讲高效会议的准备1.设定沟通目标2.制定行动计划3.预备可能的争执4.进行SWOT分析Threat威胁Opportunity机会Weakness劣势Strength优势自己环境324.主持会议•如何做开场白•如何掌握议事制度•如何达成决议•如何结束会议•如何分配发言时间33题名：今天你是会议主持人思考5分钟，然后发言发言描述：—开什么会—具体内容—谁参加—你还思考了什么34如何做开场白？1.定义:3－5分钟的谈话,系统、简洁及有明确宗旨.2.内容:开会目的,时间安排,议事方式,纪律规则等.3.程序:概括会议进行程序;提供与讨论有关的资讯，背景介绍;规范议程，如不许开手机;指定会议记录者，指明负责人;征求对议程设计的意见，对这个讨论方式大家有异议吗？第4讲主持会议的高手35怎样掌握议事进度1.语言方式语言方式是指主持人用一些比较有技巧的话语来控制会议的议事进度.2.非语言方式更有效的掌控议事进度的方式是用非语言性的方式,即通过眼神、手势等面部表情告诉发言人说多了或者别说了,或者是说得不够接着说等.第4讲主持会议的高手36如何达成议事——决策方式1.彼德。德鲁克决议法①用“足够多”的时间检视困难所在,并使参会者达成共识.②列举或图示各提案并开始讨论之.③客观比较各提案的优劣,避免意气之争，估计各提案之获益率.④评估有无采集更多参考数据的需要，⑤征求反对意见，以中立角度检视正反意见.⑥寻求与会者对各提案之认同.⑦对提案做适当的修整与妥协，确认议事结果，组成或指定议案执行的监督单位.第4讲主持会议的高手372.四种群体决策权威决策少数服从多数决策共识决策无异议决策第4讲主持会议的高手383.四种团队决策法头脑风暴法德尔菲法---专家群体决策法特点易地思考法思路转换法第4讲主持会议的高手39如何结束会议1.预留5分钟做总结2.确定工作分配妥当3.准时结束会议第4讲主持会议的高手40如何分配发言时间？1.会议主持人的会议中所占的发言时间较多,主要有以下原因:原因一,对议题较熟原因二,地位高,声音大原因三,负担较多的行政责任2.主持人的发言时间应掌握的20/80;要尽量保证每个人发言机会均等;尽量开成一种互动的会议氛围.第4讲主持会议的高手415.会场沟通的技巧•会议沟通原理•有效沟通原则•造成沟通困难的10因素•如何建立信任•馈•艺术42会议沟通的原理沟通漏斗你心里想的100%别人行动的20%别人听懂的40%别人听到的60%你嘴上说的80%沟通漏斗第5讲会场沟通的技巧43沟通金三角自己对方设身处地第5讲会场沟通的技巧44沟通的冰山模式话题环境5%~20%工作层面80%~95%关系层面工作层面---说出的内容•事实,信息个人关系层面---如何说•过程,感觉第5讲会场沟通的技巧45练习：2分钟找到5个共同点2人一组，旁边邻居46沟则有明确的沟通目标有明确的时间约束重视每一个细节积极倾听努力达成目标第5讲会场沟通的技巧47造成沟通困难的10因素①缺乏自信,主要因为知识和信息掌握不够.②重点强调不足或条理不清.③不能积极聆听,有偏见,先入为主,判断错误.④按自己的思路思考,忽略他人的需求.⑤失去耐心,造成争执.⑥准备不充分,没有慎重思考就发表意见.⑦时间不充分.⑧情绪不好.⑨语言不通.⑩大脑过滤.第