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一、会前筹备⑴筹备机构1、秘书组，负责会议的日程和人员安排、文件、简报、档案等文字性工作。２、总务组，负责会场、接待、食宿、交通、卫生、文娱和其他后勤工作。３、保卫组，负责大会的安全保卫工作。根据会议规模的大小、性质的不同还可以增设其他必要的小组。⑵确定会议的规模和规格本着精简效能的原则会议规模有大型、中型、小型会议规格有高档、中档、低档⑶安排议题、议程和日程秘书处要在会前把会议要讨论、研究、决定的议题搜集整理出来，列出议程表，提交领导确定。根据确定的议题，安排日程，以保证会议有秩序地进行。⑷会议地点的选择会议地点选择的要求。交通便利；会场大小与会议规模相符；场地要有良好的设备配置；场地不受外界干扰；场地要有停车场；场地的租借成本必须合理。要有备选方案；一定要实地确认。⑸会议的出席范围会议的出席范围就是确认与会人员。出席会议和列席会议的有关人员。该到会的，一定要通知到；不应当到会的，就不应当参加。这里出现了差错，后果是很严重的。⑹会议的经费预算包括资料费、邮电通讯费、宴请费用、食宿费用、交通费等等；会议经费的审核。付费方式。⑺会议的食宿安排了解情况。客人中是否信仰伊斯兰教，饮食方面是否有特别的忌讳，客人的身份、性别、年龄、是否带家属等。确定餐饮、住宿、用车的标准。接待规格确定后，根据公司的规定确定餐饮、住宿、用车标准，秘书不得擅自提高或降低接待标准。预订餐厅、住宿房间。要考虑交通是否方便；档次是否合适；环境是否安静优雅根据对方要求可以适当调整。⑻确定会议所需的物品必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。是什么?⑼制发会议通知名单确定，即可向与会人员发布会议通知。通知一般用书面形式。内容包括：会议名称、开会的目的、内容、与会人应准备什么、携带什么、开会日程、期限、地点、报到的日期、地点、路线等。如有必要邀请相关媒体。⑽制作会议证件代表证出席证会议正式证件列席证来宾证会议证件旁听证工作证会议工作人员证件记者证出入证会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。⑾准备会议文件资料主要有会议议程表和日程表、会议座位分区表和主席台和会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料。⑿会场①会场座次主席台一般面对会场主入口，面对群众席。主席台成员的桌上，要放置正反两面的桌签。主席团排座主席台位次居中为上，以右为上，前排为上。主持人可以在前排正中，也可以在前排最右侧。发言席可以设在主席台正前方或在其右前方。其他人员排座横排法。竖排法。左右排列法。发言席群众席发言席群众席主席台群众席群众席②群众席③群众席④群众席⑤①主席台群众席群众席②群众席③群众席④群众席⑤①②会场布置主席台的装饰徽标会徽会场背景的装饰色调的选择音响设备的布置⒀接待和接站①接待高规格接待了解基本情况，确定接待规格对等接待低规格接待接待规格草拟接待计划日程安排经费预算工作人员与相关部门沟通，报请上司批准。②接站和迎接弄清接站的时间和地点、来人的姓名等。迎接人员的安排二、会中服务⑴会议的签到方式：簿式签到、卡式签到、电子签到机等。⑵文字性工作做好会议记录编写会议简报⑶服务和保卫工作音响装置要反复调试，音量、音质调到最佳位置。做好茶水供应。主席台座位要放置小毛巾、铅笔、纸张。会议内外要安排好安全保卫工作。组织活动，如座谈会、茶话会、酒会、宴会、接见、留影、祝词、参观、晚会、舞会等。⑷接待新闻媒体媒体人员登记为媒体人员提供简单的会议材料安排拍照和新闻发布会妥善处理新闻媒体的负面报道⑸会议值班工作内容：值班电话记录；值班接待记录；值班日记；信息传递。意义：沟通上下，联系内外，协调左右。保证会议正常进行。⑹处理突发事件①提前制定应急预案②分类：人员问题；健康与安全问题；行为问题。③处理程序。向领导报告启动应急预案实施应急方案必要是向公共应急机构请求支援善后工作⑺与会人员的礼仪①会议组织者的礼仪。目的明确日程清楚地点具体主持人、工作人员、服务人员分工明确。注意迎候②其他人员礼仪主持人：要处处尊重听众，尊重发言人。防止语言、表情做出不礼貌的表现。主席团：要明确自己的责任，以身作则。发言人：要尊重听众、尊重主持人，遵守会场纪律。会议嘉宾：守时、礼貌、客随主便，听从主人的安排。会议代表：遵守纪律，讲究礼仪。三、会后落实⑴会议善后工作①送别与会人员：合影留念及互赠礼物做好票务工作结清会议经费安排车辆送站安排暂留人员②清退会议文件③整理会场整理自带物品归还租借物品⑵会议文件整理编发会议纪要会议纪要中要包括会议的基本情况概述，会议精神；确定会议纪要的印发范围和接受者。整理会议文件收集、立卷、归档。⑶会务工作总结评估传达①决定事项的落实催办反馈②会议经费结算③会务工作总结内容：会议目标的实现情况各个小组的分工执行情况员工的自我总结和集体总结相结合奖惩相关人员，并妥善解决会议遗留问题。方法：座谈会、表彰会、书面总结。④会议效率评估会议所取得的效果和会议成本的比值。标准：目标是否达成；会议时间是否合理；与会人员的状态和满意程度及提出的改进意见；会议服务评估；会议时间支出、会议成本评估。方法：填写会议评估表。乘车礼仪(1)程序：为客人打开车门请客人先上车接待者坐在客人旁边或司机旁主动与客人交谈，介绍当地的风土人情沿途景观到达后，接待者应先下车为客人打开车门，请客人下车乘车礼仪（2）双排、三排座的小型轿车。如果由主人亲自驾驶，一般前排为上，后排为下。如果由专职司机驾驶，通常后排为上，前排为下；以右、中为“尊”，以左为“卑”。多排座的中型轿车。无论由何人驾驶，均以前排为上，后排为下；右高左低。轻型越野车，简称吉普车。不管由谁驾驶，其座次尊卑依次为：副驾驶座，后排右座，后排左座。乘车礼仪（3）女士的上下车