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目录概要P03筹备期P04~P08大型会议构成………………………………...P03大型会议参会人员…………………………...P03大型会议协力公司…………………………...P03与客户首次沟通会…………………………...P04项目策划……………………………………...P05提案………..………………………………….P06推进保障…………..………………………….P07执行期P09~P31内部管理…….………………………………..P09外协管理……………..……………………….P10面试管理……….……………………………..P18来宾邀请＆确认……………………………...P27运营人员培训………………………………...P28施工准备……….……………………………..P29文档撰写……….……………………………..P30审查…………….……………………………..P31本文及本文的附件为北京灵思传播机构事件行销部的内部工作用文档，集合了全体同仁的智慧与经验，并成为灵思事件行销工作中的有利工具，同时也是我们击败竞争对手的武器，因此，我们应珍视我们的工具与武器，并严防泄密。现场期P32~P43进场前准备….………………………………..P32施工、彩排…………..……………………….P34施工进行……….……………………………..P35彩排进行……………………………………...P37时间基础要求…………………………..........P40纪律基础要求…………………………..........P40着装基础要求…………………………..........P41化妆、发型、首饰基础要求…………..........P41餐饮基础要求…………………………..........P42突出事件对应要求……………………..........P43撤场要求………………………………..........P43后期P44~P45决算………….………………………………..P44内部总结报告………….……………………..P44外部总结报告………….……………………..P44资料汇总备档………….……………………..P45传真感谢信………….………………………..P45备书P46大型会议构成第一日：外地来宾签到、入住接待类别第二日：新闻发布会am新闻发布会类别媒体招待宴会午宴类别经销商大会pm会议类别内览会pm展览展示类别招待晚宴晚会类别第三日：观光游览配套服务类别大型会议结构类别不同，侧重点亦不同特别接待：政府要员（VIP）明星（VIP）重点接待：主办方领导（VIP）一般接待：媒体记者经销商、供应商主办方领导、工作人员大型会议参会人员人员不同，接待标准亦不同搭建商：舞台搭建展示区搭建周边装饰搭建AV灯光供应商：灯光音响视频舞台特殊效果演出供应商、演职人员：演员节目演出服装排练演出策划MC导演MO人员派遣公司或个人：礼仪、翻译、杂务人员、解说员、服务员提供及管理艺人经济公司：知名演艺明星、主持人、社会名流的提供及管理服装供应商：服装的设计与制作化妆、发型供应商：化妆师发型师造型师服装师摄影、摄像供应商：摄影师、摄像师酒店：来宾住宿餐饮茶歇VIP室宴会厅（主会场/分会场/展示会场/化妆间/保洁）实施场地：主会场分会场展示会场发妆间更衣室VIP室电力保洁（宴会厅/餐饮/茶歇）旅行社：旅游服务票务出租汽车公司：车辆提供印刷、礼品、彩排场地、影视制作、其它供应商……注：原则上只与公司合作，带下划线的可以视会议要求考虑与个人合作大型会议协力公司行业不同，管理风格亦不同筹备期～与客户首次沟通会客户的背景资料：客户的历史反映出客户的现在。客户的核心目的：为提升品牌形象？为引爆公关传播？为促进销售？为经销商打气？客户品牌（或产品）的特性：核心优势是什么？推广策略是什么？本次会议的主旨：发布一个消息？推出一款产品？开创一个理念？客户对本次会议的预想：客户最初的想法将影响整体活动的走向。客户的喜好与厌恶：有时个人意志主导了活动的走向，而我们要的是客户满意。与我们开会的人，是否是最终的决定者。如果不是，我们要尽力去了解决定者的预想和好恶。我们要取得的信息信息是否足够与准确决定了后续工作的质量VI系统电子版（至少有LOGO、标准色、禁用色或禁用搭配）产品广告图片及广告影像客户以往各类活动的资料照片客户公司的完整名称客户接口人及接口人上级领导的姓名、职级、电话、手机、E-mail等基础信息我们要取得的资料资料是否充分直接影响我们的工作进度和效率着正装出席一台笔记本电脑：随时向客户展示资料或投影一台数码相机或DV：随时拍下客户的产品或道具一支激光笔：方便你的讲解一支笔、一个本：认真记录下客户传达出的每一个重点信息一支录音笔：对会议做全程记录，避免你向内部传达了错误的信息一张名片：让客户清楚的知道你的姓名及联系方式，更重要的是让他知道你在这个项目中所扮演的角色。一张公司简介光盘：让客户知道你身后有强大的团队做支持一份活动相册：让客户知道我们有着丰富的经验一张项目推进表、一份确认事项单：教会你的客户如何使用它我们要携带的物品我们每做的一件事，都是为成功增加保障筹备期～项目策划会议主持：客户经理会议记录：项目经理必要参会人员：部长、部门经理、设计部经理、项目经理、项目执行前端讯息介绍（客户经理或者项目经理）包括：客户名称、企业MI、企业VI、近年客户动向、客户端主要决策者介绍、项目战略意图、项目功能、项目目标、项目时间点；必须形成决议：项目定位、项目策略、各职能模块接口人、项目推进流程；策略会确定公司对应客户及其项目的整体策略策划会召集：项目经理通过邮件方式发出会议通知，随信说明会议时间、地点、重要程度、客户名称、活动简述、策划会主要议题等信息。参会人员：必须到会者：项目组全体成员、设计部代表、客户服务部接口人员邀请到会者：部门经理、项目经理、搭建商代表、AV灯光供应商代表、演出供应商代表（依项目情况邀请）口头邀请原则：对于在策划会时间内无重要和紧急工作的同事，都可邀请其参与策划会讨论。会议主持：项目经理/客户经理会议记录：项目执行会议流程：1)对客户及其项目进行简介2)对客户对项目的预想进行介绍3)说明项目的必备环节或及已确认实施内容4)说明费用预算及操作周期（保障会中讨论内容符合预算，并能在操作周期内完成）5)主题讨论（贯穿活动的主线思路及表现元素）6)创意亮点讨论（亮点环节必须具备可实施性）7)除必须到会者外，其它人员可离场，在场人员讨论流程细节及现场装饰与流程的配合（确保装饰设计与方案内容统一）必须形成决议：方案风格、方案模块构成及模块撰写责任人、方案内容及流程、方案完成时间、报价形式及分块预算；策划会明确策略、创意核心、亮点环节、流程、装饰等关键问题筹备期～提案与客户确认提案时间及地点与客户确认我方提案人数及客户方参会人数及级别（如客户有高层出席，我方便必须有高层陪同提案）确认客户方是否提供投影设备（如会中需要投影设备，而客户方无法提供，我方便需自带投影设备提案）确认客户方是否有特殊要求（例方案是否需打印版，打印份数及颜色要求，是否需要外文版方案，提案语言是否为外语等）提案用品：光盘（提案、报价）、方案及报价单打印版（需要装订，至少首页需彩色打印）、激光笔及电池、记录纸笔、如需播放音视频文件需另备音响设备、如需记录客户想法所应用的录音笔。笔记本电脑：桌面是否整洁、系统是否存在恶意插件弹出、适配器接头是否通用提案人员确认：各模块的讲述人（公关、活动、报价、答疑）提案准备：各模块讲述人应熟读提案、预演口述内容、客户可能提出质疑的环节应如何回答等。提案前准备全体提案人员必须正装出席全体提案人员必须于与客户约定时间15分钟前到达，整装后集体进入提案场地提案前检察：电脑与投影设备连接情况、如需播放音视频文件需检察音响连接情况并调试音量大小、激光笔/录音笔等小型电子设备的运转正常。提案陈述：应采用简洁、中速、形象的语言讲述提案内容及预期的实施效果客户访问：向客户说明我方希望取得的信息或资料（尽量争取客户方向我方提供更多的信息及资料）、说明我方需客户方配合哪些工作/解决哪些问题提案反馈：仔细记录客户的每一点反馈意见（客户每一个顾虑及疑问点，方案修改方向及客户的创意性想法），再次明确客户的思路及方向。会后决议：下次提案的时间、地点及提案内容，会后的工作安排（包括客户方应配合的工作）、确定哪些是急需解决的核心问题、哪些工作需同步展开、我方与客户方的沟通机制（如何配合）提案筹备期～推进保障年月日2627282930311234567891011121314151617181920212223242526272812345678910111213141516171819202122232425262728293031123456星期五六日一二三四五六日一二三四五六日一二三四五六日一二三四五六日一二三四五六日一二三四五六日一二三四五六日一二三四五六日一二三四五六日一二三四五合作机构会场策划方案装饰设计台本运营手册演职人员搭建&AV灯光计数器网络专区联合利华&灵思传播2007.012007.022007.032007.04●调查报造完成●合同签定、预付款支付●报价确认●提案●实施场地提案●终稿●提案●提案会场主视觉设计●终稿制作●提案●终稿修改、细化修改●导演提案●MC签约●MC提案●场地勘测制作进行●预搭制作进行●制作完成机构排查●确认合作合同制作调查进行●调查完成调查报告制作●出度发布会人员确认场地排查进行●合同签定●支付订金●提案●提案修改●提案●提案●主视觉终稿●提案延展修改延展修改●提案延展修改●延展终稿●提案修改●提案●提案●提案●提案修改●提案修改●提案修改●MC提案MC、名流人选落实导演人选落实●导演提案导演人选落实●导演提案●导演确认●演员/礼仪提案●演员/礼仪面试●演员/礼仪确认●发送导演●发送MC●场地勘测●合同签定●预付款支付名人、MC策划●名流提案●名人确认●提案●场地提案●专区框架确认●专区框架第1次提案专区内容资料整理专区设计及反复修改●专区设计确认在线调试●专区启动●到场名人确认场地排查、重点落实●MC提案●名流提案●名流提案●MC确认linksus:1.中国保健协会正就我方要求进行方案制作及报价制作。linksus:1.场地排查继续中2.现有场地资料将重新整理并发送linksus:1.出场名人组合提案联合利华：1.请就新版提案提出意见联合利华:1.请速提供计数器（户linksus:1.专区内容资料整理中项目推进表每日向客户发送，让客户知道我们每天都在做什么日期和项目休息日过去时今日客户和我们的工作内容活动日一、开会是必要的手段，但要确保会议质量——不开没有结果的会议二、每日向客户发送项目推进表，让客户知道我们每天都在做什么——让客户放心三、我们提案的每一个事项都是有理有据的——不能让客户来教我们怎么做工作四、有提案就有备案，随时应对客户的变化——让客户省心五、语言沟通强于文字沟通，面对面交流强于电话交流——尽量与客户多交流六、我们所做的事情都是在帮助客户达到目的——站在客户的角度考虑问题日常沟通沟通的顺畅与否决定着项目筹备的质量立项在MIS中的文档管理系统中完成1－项目经理在MIS的文档管理系统中完成立项；2－项目经理发邮件至部门经理、部长、副总经理要求线上确认；3－立项确认时间为3个小时，3小时内领导没有给出确认，由流程控管通过电话向公司领导进行确认；4－只有在立完项后，才可以完成活动MIS里的费用预算撰写及活动流程撰写；备注：只有在完成立项的前提下方可进入下一个MIS的工作流程。MIS~立项确立项目经理及项目组核心成员确认事项单每次会议都要有所收获序号项目备注1新闻发布会台上人数、座次、桌椅摆放形式确认请按座次提供人名Re:2月4日邮件提供2演出用车辆驾驶人员确认请提供姓名及手机号Re:待确认3会场内摆放的500套纸笔是否有必要？绝大多数人不会使用Re:确认需要，按原计划提供4签到用金笔10支，要求高档金笔还是精致