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如何開好會議邵塗盛主講2011.03會議是什麼•會議是三人或三人以上(其中一位為主持人)為發揮特定功能而進行面對面的多向溝通會議的功能及目的•提供資訊•蒐集資訊•達成共識•解決問題•宣導理念•培養訓練無效果的會議是怎樣的情況•會而不議•議而不決•決而不行•行而不查會議為什麼沒有效果•一、會議前準備工作失敗•二、會議進行中失去控制•三、會議結束後沒有跟進一、會議前準備工作失敗•1.欠缺明確的會議目標•2.會議議程安排不當•3.邀請參與會議人選不當•4.會議時間安排不當•5.會議地點安排不當一、會議前準備工作失敗•6.會議地點設備欠佳•7.開會通知時間不當•8.開會通知內容不詳•9.開會資料不完整二、會議進行中失去控制•1.會議不準時開始•2.與會人員從事交誼活動•3.外界之干擾•4.主席離題•5.與會者離題二、會議進行中失去控制•6.會議資料不充足•7.閒雜人員留在會場•8.少數人壟斷會議•9.與會者表述不清•10.與會者私下交談二、會議進行中失去控制•11.與會者參與度不夠•12.與會者之間爭論•13.與會者和主席爭論•14.會議時間超時過長•15.主席未能總結會議三、會議結束後沒有跟進•1.欠缺詳細會議紀錄•2.沒有指定工作小組落實任務•3.與會者因不滿而未能配合•4.沒有跟進決議事項執行情況•5.沒有檢討執行情況之成敗會議成功的關鍵•一、人•二、事•三、時•四、地•五、物一、人---參與開會的人•1.主席•2.與會者1.主席應有的能力與特質•思考清晰敏銳•善於言詞表達•良好的分析能力•公正•對事不對人的態度•具有耐性•沉著並自我約束•具有幽默感•機智應對問題•能謀又能斷2.與會者•與會議目標執行有相關的單位或人•對會議目標達成有影響力的單位或人•因會議目標達成而獲得益處的單位或人•理想與會人數以五–七人為宜二、事---開會要討論的事•1會議主題與目標•2.會議議程1.會議主題與目標之設定•會議主題應明確•會議目標須切合實際且有達成的可能•會議目標須表明的是『應達成什麼』，而非『應做什麼』•會議目標必須是具體且可衡量的2.會議議程之擬定•議程內容包含議案名稱與順序•議案順序應依輕重緩急之考慮來安排•每一議案應標明預估時間三、時---會議時間之選擇•應事先協調，綜合考慮主席及其他與會者方便出席之時間•開會時間應明定開始及結束時間並嚴格遵守•開會時間長短應依議案而定，不宜過短或過長四、地---會議地點之選擇•考慮會議之重要程度•考慮與會者方便•考慮出席人數多寡•避免干擾•考慮場所舒適如座位、照明、通風•會議場地的佈置五、物---會議準備的物品•開會通知書及議程表•會議資料•必要的視聽設備如麥克風、投影、屏幕•會議紀錄如何順利進行會議•1.準時開會及確保與會者準時到會•2.針對議題精要地重點陳述事實、問題•3.運用視聽器材提供詳細資料佐證•4.發問---引導與會者發表意見•5.傾聽---提煉出解決方案•6.形成共識並總結•7.指定工作小組並明確目標與進度•8.約定下次開會時間追蹤成果如何掌控會議中的問題情況◎與會者認識問題不清◎與會者發言離題◎與會者分心◎與會者表述不清◎與會者間交頭接耳◎與會者間爭論◎與會者發言冗長◎與會者欠缺熱心參與◎外界干擾◎少數人壟斷會議◎與會者和主席爭論◎主席離題總結會議與追蹤結果•一.總結會議•二.會議成效評估與完善紀錄•三.追蹤結果一.總結會議1.再次說明會議主題與目標2.總結會議討論之結果與共識3.感謝與會者之參與及努力4.訂定下次會議之主題與時間二.會議成效評估與完善紀錄1.整理與會者發言及結論，完善紀錄並及時送交與會人員2.自我評估此次會議程序是否順利與成效如何三.追蹤結果1.適時追蹤工作小組執行成果與進度2.尋找更多資源充實下次會議以協助工作順利推展會有好會下次再會謝謝大家