如何开有效率的会议

如何开有效率的会议有没有发现？你有一半的时间都浪费在……开会？！盘点你的会议成本算算看，你一周内总共：•开了几个会？•为会议花掉多少时间？•因为开会达成几项共识？•因为开会完成几个结论？•因为开会加了多久的班？•因为开会失去多少关键时刻？•因为开会Delay多少工作？为什么要开会？开会让你…•小组面对面沟通•众多讯息一次交流•融合意见凝聚共识•分派工作，公平合理但开会也让你…•工作时间被分割•人多口杂，讨论耗时•晚上加班•特殊问题还是个别沟通•没有产能•别人发言比自己开口多•Delay重要工作或客户开会有什么意义？一家公司的开会效率与执行决定了企业的竞争力每个人都在开会，但如何才能开好会？为什么有这么多会要开？•现代企业随时编织、任务导向，因此会议愈来愈重要但会议却占据了企业活动大部分的精华时间•工作时数长，开好会对企业更显重要◎NetMeeting调查结果：美国上班族每周平均参加十个会议约占每周工作时间一到一天半经理人每周有一半以上时间在开会57%的上班族开会前心情紧张上班族普遍认为平均一半的会议时间是浪费的靠开会也可以赚钱•日产汽车靠着有效的会议革命，省下了六十亿日圆成本，未来三年预计还可省下三百亿日圆所以，有效开会，稳赚不赔！•精准计算会议成本：会议成本=人数x时间x薪资单价会议报酬率=会议成本：会议效益现在最Hot的开会方式产品周期愈来愈短，开会需求也愈来愈随机~~•主流一：行动会议只要有需要，到处都可以开会办公家具可随时调整成会议场合以满足会议需求•主流二：虚拟会议利用电话进行跨国会议利用虚拟视讯，打破会议的时空限制New!New!现在最In的动脑会议守则『因为没有人像每一个人一样聪明』，所以：一、不要想过头二、脑袋大接力三、给自己海阔天空的发想四、保持动脑不断电※贴在惠普动脑会议墙上的动脑原则别人怎么开会？IBM怎么开会？实例：IBM•网上预约会议室•与会人士先想清楚讨论题纲、要开多久•正式会议•会议时间延长，会出现警示音提醒在全球化的竞争下，一家公司会不会开会，决定了公司的竞争优势效率效率效率CEO怎么开会？•鸿海精密˙郭台铭：会议条列，会后贯彻执行会议法宝：白报纸+海报架会议要诀：一条一条写下再明确不过，更不会有模糊的争议空间。•So-net关键在最后十分钟会议法宝：笔记本电脑会议要诀：会议结束最后十分钟，纪录者将初步纪录大纲让所有与会者过目，并一结束同步发送给与会者。CEO怎么开会？•联强国际总裁˙杜书伍：利用视讯随时参与国内外正在举行的会议•中国商银总经理˙蔡友才：不预设立场鼓励发言，会议结束前总结并决议•奥美广告前董事长˙庄淑芬：大人吃糖闭嘴，避免扼杀创意•智邦科技副总经理˙林子超：圆形会议室，鼓励「没大没小」•麦肯锡副董事˙林绍婷每一位员工都有表达不同意见的义务运筹广告怎么开会？『问一个好问题，胜过想好的答案』~运筹广告副董叶明桂•会议前置：测试简报系统运作•会议开始：报告背景(Briefing)动脑时间(40分钟是脑力激荡的上限)中场休息(整理并挑出几个值得讨论的idea)最后讨论，去芜存菁•会议结束宝侨家品怎么开会？「议后速决，决后速行」~P&G事前议程规划清楚利用信息系统开跨国会议会议主持人开宗明义说明结论与议程把事情说清楚，Alliance！申请一个项目网络空间，将数据归档开设「会议」档，决议内容、执行人、执行日清清楚楚事后纪录明白，会议记录成为行动方案日本人怎么开会？日本大肆展开会议革命•会议目的：节省成本、加快决策速度、更有创意•会议革命：1.废除不必要的会议2.排除不需与会的主管3.强调准时开始、结束4.重视开会结论5.提高会议生产力，强化企业竞争力开会要有实际效果丰田汽车办公室标题：•只开有实际效果的会议•准时开始，最好一小时内结束•重点在实际行动日产营收大跃进强调「ValueFirst」+「ValueUp」的跨部门会议•不请决策者参加，以免影响讨论方向•时间以「分」为单位清楚划分•会议有「保密协定」，不分职位高低畅所欲言•让员工接受「会议召集人」的专业训练•会议召集人保持立场中立，全力协助会议顺利进行「日产亮丽的成绩背后，是成功的会议」~日经商业周刊指出日本企业开会诀窍•WatamtFeedService：速会、速决、速做•花王企业：开放空间开会有机动性、信息快速共享、实时决策•２１眼镜联锁店：不开会代替开会以电子会议节省会议时间•日本甲骨文：双色会议室，两种使命感红色房间通知加级、升官；青色房间作为讨论与训话场所•葛利佛国际：透明会议室，效率无障碍透明会议室就是落实公开精神，无形中也提升会议效率你该怎么开会？开会前项准备开会前6项准备开会前的重要步骤有哪些？1.先决定会议希望达成的结果2.想想会议是否有必要召开3.邀请适当的人出席4.准备背景资料5.设定会议纲领及时间表6.预先设想可能的冲突开会中大陷阱开会中3大陷阱开会时要克服哪些状况？1.一进会场士气散漫，没有参与感2.偏离主题3.点子干枯，鸦雀无声开会后项追踪开会后3项追踪开会结束时要回顾哪些重点？1.行动项目2.决议3.开放议题日本人钻研开会的战略教你怎么开会开出竞争力参考一：会议规则•仔细倾听他人发言•主动思考问题在哪里•为他人打气并提案•贡献如何『打胜仗』的智慧•互相咨询讨论•根据事实•先做做看参考二：改革会议重点改革会议三大重点•紧张感：没有紧张感就不是会议•沟通：拿出一决胜负的态度唇枪舌战的讨论•决定未来发展的『创造性』参考三：改革会议项目•领导作风•掌握会议重要决策的关键时刻•藉思考法、基础技术、工具等活化组织，提升思考性会议3思考：从零出发思考法、纲要思考法、选择思考法3基础：参与态度、结构化、本质化3工具：逻辑树、矩阵排列、过程分析•磨练报告技巧，强化会议活力3技巧：存在感、剧本撰写技巧、传播技巧•从『空间』和『工具』思考未来的会议只要改革会议，企业就能变革只要开好会议，个人就有竞争力你准备好怎么开待会儿的会了吗？