如何开高效会议

IBM咨询2007-3-302007-8-28如何开高效会议1IBM会议的几个小手法1、预约会议室避免重要客户到来时候没有地方去谈事，在预约的过程中，能体会到会议室的占用是有代价的（例子：小企业使用会议室一个小时一块钱，目的是形成一种意识，开会是有成本的）。2、明确会议目的所有的会议必须在会议开始之前提交了确切的讨论提纲和将会讨论的元素，明确需要达到什么样的结论，不确定结论的会议是不应被召开的。3、控制会议时间如果会议开的时间超过约定时间，IBM会议室有个小玲，就会咣咣响，干扰是次要的威慑是主要的，目的是让你感觉到时间不是无限的。高效会议的目的：产生好的创意、产生好的结论、让企业上新台阶，节省成本。好的会议的评价标准：有好的结果的会议就是好的会议。IBM会议的几个小手法2会议四个主要原则原则一、废除不必要的会议在所有会议开始之前，先问一下这是不是必须要开的会议原则二、排除不需要参加的人员只找那些有必要倾听的人和可以提供有效建议的人，让有效的会议在有效的范围内发生，排除不必要参加会议的人员原则三、会议准时开始准时结束让会议准时开始时结束，压缩会的时间，三个小的会一个小时一可以开完原则四、重视开会的结论议而不决不如不，没有结论的会不如不开，如果有产生决议那么个会议就不能散会议的四个主要原则3会议召集人制度会议召集人制度：科学的会议讲究会议召集人制度，会议需要一个人头脑清醒保持整个会议的控制过程。会议召集人要做的如下：1.会议之前准备2.会议中期控制会议流程3.会议之后控制会议的简报投递4.会议最终效果的传达的评估一个会议在会议召集人眼中会议就是一场演出，会议召集人就是导演，他操纵了整个这次会议，会议召集人需要评估整个会议的节奏感、讲求里面的紧张程度、重视沟通、重视创造性。在IBM、日产，会议召集人需要接受培训，要专门的会议召集人评估手册，一个好的会议召集人将决定会议的成败。4开会前的六项准备1.确定希望达到的结果2.再次确定这个会议还要不要召开3.请适当的人出席4.准备背景资料5.设定会议的提纲和时间表6.预先设想可能发生的冲突并做好准备希望达到的结果不是会议结束是形成的结论，而是有一定的框架，是为了得到几项非常具体的决议，如果决议不产生会议就不能结束。会议召集人会写出会议的名称是什么，会议将会达到几个结果。一次会议是一个产品产生的过程。（例如：要开表彰大会之前的会议，第一确定会议的时间，确定会议的地点，确定会议的组织形式，确定会议的大体调性）5开会前的六项准备1.确定希望达到的结果2.再次确定这个会议还要不要召开3.请适当的人出席4.准备背景资料5.设定会议的提纲和时间表6.预先设想可能发生的冲突并做好准备通过前面会议希望达到的结果我们就会发现会议中的关键部分需要事先确定的，例如需要确定会议的调性，确定会议调性的老总在不在，如果老总不在就需要把这个会议屏蔽掉。所以第二步再做最后一次论证会议是否需要开，确保会议是有必要的。6开会前的六项准备1.确定希望达到的结果2.再次确定这个会议还要不要召开3.请适当的人出席4.准备背景资料5.设定会议的提纲和时间表6.预先设想可能发生的冲突并做好准备让有效的会议在有效的范围内发生，排除不必要参加会议的人员。7开会前的六项准备1.确定希望达到的结果2.再次确定这个会议还要不要召开3.请适当的人出席4.准备背景资料5.设定会议的提纲和时间表6.预先设想可能发生的冲突并做好准备不仅仅是讨论议题的背景资料，还包括会议主导者的心理状态主要观点特殊情况等。8开会前的六项准备1.确定希望达到的结果2.再次确定这个会议还要不要召开3.请适当的人出席4.准备背景资料5.设定会议的提纲和时间表6.预先设想可能发生的冲突并做好准备包括会议的开始和结束时间，会议每一部分大约用多少时间进行讨论，讨论大约需要达成什么样的主题，及整个具体的发言人是谁，我们将要形成怎么样的结论9开会前的六项准备1.确定希望达到的结果2.再次确定这个会议还要不要召开3.请适当的人出席4.准备背景资料5.设定会议的提纲和时间表6.预先设想可能发生的冲突并做好准备好的会议召集者知道谁和谁会吵起来，提前做好准备，避免发生毫无意义的争论。在会议召开之前大家就应该有充足的考虑，把可能发生冲突的地方画出，提醒大家不必要在发生冲突的地方再循环去讨论，节省会议的时间。10开会过程常见问题及解决方法序号常见问题解决方法1士气散漫，不踊跃，不积极，没有参与感，人都愿意坐门口点名、按顺序回答、纸面回答又叫会议室便签。点名不是非常好的解决方法不如发张纸，所有人把观点写在纸上，让秘书过去收然后挨个缕，写上这个问题的几个好处、坏处。2偏离主题用会议召集人制度，授权赋予其一种权力，上至老总下至普通员工会议召集人可以随时以任何方式打断对方的谈话，在会议开始之前赋予会议召集人一种权力。3点子枯竭，毫无创意，鸦雀无声。问题在于提问题的本身，问题无细化，无讨论的余地。不要提那些让大家摸不着头脑的问题，尽量避免用如何和怎样开头。可以先说注意点，让后举个例子说明，让大家顺着下去说。让一些经常打击别人的人会议破坏者闭嘴。好创意不是一个人形成的，好创意不可能第一次就提对。4没有建议性的批评如果批评就一定要有建议，为别人提供建设性意见才真正体现你的价值，如果没有建设性意见请不要批评，会议是为了建设不是为了破坏，否定一件事情要比建设一件事情容易上百倍上千倍。开会过程常见问题及解决方法11会后的三大追踪会后三大追踪1.行动追踪：行动项目是确定的，这个事谁来做、何时做、怎么做、在哪做2.执行人追踪：行动落到具体人的身上3.完成时间追踪：保证决议定下的事情按时完成12会议有关名言警句1.倾听比诉说更重要、思考比倾听更重要2.议而不决不如不议3.有好的结果的会议就是好的会议4.如果批评就一定要有建议5.会议是为了建设不是为了破坏6.否定一件事情要比建设一件事情容易上百倍上千倍7.好创意不是一个人形成的8.好创意不可能第一次就提对会议有关的名言警句13IBM会议管理三项标准1.技能化2.产品化3.团队化把会议管理作为所有顾问的一项技能，做到技能化；用专业化的行为来组织会议，包括公司周/月/季/年/平时会议、客户处会议。每次会议结束写一个会议自我评估报告；以本碟片为评价标准，纳入考核。把会议管理好的名言警句作一个清单，作为公司的知识库之一；作为会议必备的程序和工作要求；会议的形态包括召集人制度、会议过程管理、会议事后监督等。会议管理是个技能层面的东西，在于学而不在于习，会议管理要让人感觉是有素养的；会议管理作为今后进来的每一个人培训的内容之一；轮训，以后季度和年度会议结束后再看一个小时高效会议管理碟片；IBM年轻的人需要修炼，明年这个时候做的是更好的升级版的会议管理