如何高效组织会议

如何高效组织会议北京新世纪金悦酒店管理有限公司主讲人：田仲君据调查，经理级和专业人员每周约花1/4的时间在开会上。美国权威机构的统计表明，每年企业因不当的会议管理导致的损失高达60亿美元。如何开会，如何使会议有效益和有效率，对于企业和企业人来说，都具有重要的意义。另一项调查表明，企业80%的员工提升来源于其在会议上的表现引起上司的注意和赏识。实例分析：班前会的召开会议事项：1、昨天下午1人迟到9分钟；2、昨天晚市太平洋服务员在收刀叉时滑落扎到客人；3、金悦厅拿错酒水；4、成竹厅上错菜；5、今天本部门有一新员工入职。会议列举：周大例会月部门例会年终大会周行政例会营销会前奏已过进入第一章节……一、怎样组织班前会1、培养良好工作习惯，适应公司氛围；2、进行工作教导、激励工作热情、提升士气的手段；3、快速调整员工精神状态，积极乐观投入工作；（一）班前会的重要性一、怎样组织班前会1、工作安排与追踪管理；2、开展学习培训工作；3、促进沟通、达成共识；4、激励、鼓舞士气；5、培养领导的权威与形象，风范与气质。（二）班前会的目的一、怎样组织班前会1、检查员工出勤情况及仪容、仪表；2、工作回顾及总结；3、新政策、新业务的学习；4、当日工作安排；5、讲述注意事项；6、与员工交流沟通，搜集员工意见。（三）班前会的内容一、怎样组织班前会1、整队——严肃、迅速；2、娱乐——不讲工作、来点趣事；3、正题——要提前准备(报告单)；4、批评——要善意；5、培训——要适当；6、口号——要振奋精神。（四）班前会的做法一、怎样组织班前会班前会报告单部门：线：日期：市别：1、员工出勤情况：2、仪容仪表情况：3、礼貌招呼意识：4、前日工作回顾总结：5、本日工作要点及注意事项：6、员工工作反映事项：备注：本单每日交接，报部门主管，确认无误存档。部门主管：进入下一章节进入第二章节……会议为什么开得没有效率呢？二、会议中常见问题原因：1、对会议目标或讨论主题不清楚。2、过度关心某些问题，或基于某些迫切的需要而在无意中离题。（一）离题二、会议中常见问题对策：1、组织者以未能澄清会议目标或讨论主题而当众致歉；2、请他做归纳或替他做归纳；3、给予肯定再切断话题；4、将离题的议题留置最后再做讨论；5、发言限定時间。二、会议的常见问题原因：1、对会议目标或讨论主题不清楚。2、对会议过程中的某些问题，具有不同的看法或感受。3、凭会议而相互发泄相互间的不满，甚或借会议而相互挑衅。（二）争议不下二、会议的常见问题对策：1、若争论是离题的则立刻制止；2、参与第三者的意见；3、意见列表比较，进行投票；4、重整双方意见提出新的方案；5、暂停会议休会20分钟以上；二、会议中常见问题原因：1、多数人不积极参与；2、少数人思考快速、善于表达，且热衷于会议；3、少数人好求表现。（三）垄断会议二、会议中常见问题对策：1、巧妙地阻止其行为；2、指派工作给喜欢垄断会议的人去做；3、将视线避开垄断者。二、会议中常见问题原因：1、会议超时。2、与会者有其它事要办。3、会议不具实效。（四）情绪化二、会议中常见问题对策：1、对发言者的情绪表示理解；2、振奋士气，拟定共同目标；3、中途休息或结束会议并安排续会时间；4、以小故事、挑战性问题或节奏的改变，重新鼓动与会者兴趣。二、会议中常见问题原因：1、双方存在误会或利益冲突；2、对与会者的态度表示由衷的不满。（五）人身攻击二、会议中常见问题对策：1、对双方进行安抚；2、重申议事规则；3、重提主题进行讨论。二、会议中常见问题原因：1、权、责、利不对等；2、没有勇气承担而逃避推卸责任。（六）争功诿过二、会议中常见问题对策：1、组织者应制止不当的发言,并给予其适当的肯定；2、引导组织成员彼此说出对方的优点,让大家都能受到适当的肯定；3、组建、规范权、责、利对等机制。二、会议中常见问题原因：1、会议议程安排不合理；2、组织者现场把控不到位；（七）时间不足二、会议中常见问题对策：1、选择重要的议题进行讨论；2、限制发言人数；3、限制发言时间。二、会议中常见问题原因：1、对会议目标及讨论主题不清楚；2、感到沉闷无聊；3、会议中所涉及的某些问题或意见触发他们交谈；4、外界环境干扰；5、对会议内容缺乏兴趣。（八）与会者分心二、会议中常见问题对策：1、假定交谈内容与主题的相关性，问其愿否分享他们的看法；2、作短暂的停顿，甚或稍作休息；3、如少数人分心则不予理会或将发言作短暂停顿。4、多数人分心则暂停会议；进入第三章节……会议需要管理吗？三、会议管理1、以人为本；2、停止操控；3、目标与过程兼得；4、感觉与理性兼顾；5、解决问题也处理情绪。（一）组织会议的原则三、会议管理（二）与会人员的管理三、会议管理（三）会议通知管理三、会议管理会议名称人资会议目的总结与指导工作时间2012年10月31日中午12﹕30地点办公楼三楼大会议室议程1、欢迎新入职人资员工；2、总部各模块上阶段工作总结与下月工作计划；3、人资领导讲话。准备资料各模块工作总结与计划；需商讨议题。与会人员人资总部所有人员、各店人资专员、培训基地负责人。主办单位人资总部三、会议管理（四）会议议程管理三、会议管理（五）会议现场管理三、会议管理（六）会后跟进追踪进入第四章节……除了管理，组织会议还需要技巧吗？小插曲何为习惯？习惯指逐渐养成而不易改变的行为。总以某种固定方式行事，人便能养成习惯。——亚里士多德任何技巧只有不断实践，反复练习，成为习惯性行为后才能产生应有的效果。插曲到这里，进入正题……四、组织会议技巧1、怎样从听到倾听？（一）听倾听是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望。全神贯注的理解谈话者的内容，与他一起去体验，感受整个过程。倾听听四、组织会议技巧听听别人的故事听听别人完整的故事先听听别人完整的故事2、倾听的礼节四、组织会议技巧点头且微笑眼神的接触发出倾听的声音身体向前倾重复和总结必要时做记录3、倾听的技巧四、组织会议技巧别人说话时你在想你自己的事边听边与自己的不同观点比较经常打断别人的谈话为演讲者结束他的演讲忽略过程只要结果仅听自己想听或愿听的东西精力不集中，易被其他东西干扰4、倾听的误区四、组织会议技巧（二）说1、独白四、组织会议技巧背景：近来本店的经营状况因为受到经济不景气的影响,使得本月的营业额目标达成率只有70%。目的：因此今天召开会议主要讨论两个问题,第一就是如何刺激老顾客的人气,第二讨论新顾客的扩展计划。例举开场四、组织会议技巧议程：首先将由营业部王总为我们说明目前市场状况,再由各位一起讨论,然后各区域主管一一提出配合方案,最后由营业部门整合后提出执行方案。期待：本次会议的进行时间预估为1.5小时。希望今天经由在场各位的相互讨论及创意激荡,能够产生一套完整有效的业绩提升计划,大家加油!例举开场四、组织会议技巧过程回顾宣达决议分配妥当激励动机悬念事项准时结束圆满结束四、组织会议技巧2、巧借它物四、组织会议技巧3、所占时间90%——20%不等四、组织会议技巧4、员工的“说”不能说派不敢说派不愿说派不屑说派四、组织会议技巧封闭式问句开放式问句澄清式问句探索式问句5、发问进入最后小测验……感觉与事实昨日九点过后,G珠宝店里有一位商人正在收拾店面,一位客人出现并要求鉴赏货品,店主打开玻璃橱窗,橱窗內的东西被人抓起,忽然有个男人迅速跑出店外,突然间警铃大响保安人员迅速赶至现场。判断问题以下问题你认为是事实者请打为感觉者请打1、店主正在收拾店面时,有一个男人出现。2、那个男人是強盗。3、此事件发生于昨晚九点过后。4、打开橱窗的男人是店主。5、強盗抓取橱窗內物品后迅速跑出店外。6、有人打开橱窗。7、要求鉴赏货品的人在抓取橱窗內的物品后迅速逃走。8、橱窗內有金饰,且有许多贵重的宝石。9、強盗威协店主并进行抢劫。10、这个故事仅牵涉店主、客人、保安人员等三个角色。问题答案1、客人未指明是男是女2、沒有明确的线索显示是強盗。3、未指明是白天九点是晚上九点4、沒有明确提出店主的性別5、沒有指明是強盗抓取橱窗內的物品6、7、沒有指明是要求鉴赏货品的人抓取橱窗內的物品迅速逃走8、只说有宝石,沒有指明是金饰9、均沒有在文中提到过10、沒有明确的数字或说明显示参与的人数你的感想如何？尾声很短……到此结束……谢谢大家，请多提宝贵意见……