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学习情境12制作会议方案演示文稿在实际工作中，常常在会议、报告、演讲等场合需要将所讲的内容展示给观众。PowerPoint不仅可以制作出图文并茂的演示文稿，还可以为演示文稿设置各种播放动作，进行人工或自动播放。比如公司经常会为某一主题召开会议，从会议的筹备到会后的管理与落实，都需要考虑周到细致，这样才能将一场会议安排好。将会议的策划制作成演示文稿的形式，每一页或几页幻灯片都会说明一个内容，这样安排会议的目的会更加明确。下面通过具体的会议筹备与组织的案例来介绍PowerPoint演示文稿的制作方法。2制作完成的演示文稿在幻灯片浏览视图中的效果目录12.2任务分析12.3制作会议方案演示文稿拓展实训综合实践12.1任务情境312.1任务情境小张大学毕业，准备去一家公司应聘办公室秘书一职，作为公司人事部经理的小王负责招聘工作，小王要求小张用PowerPoint制作一个关于筹备和组织一般会议用的演示文稿，要求体现出会议的筹备和组织过程，小张要想应聘成功就要积极准备了。4知识目标和能力目标知识目标：PowerPoint的启动和退出。熟悉PowerPoint的工作环境。创建和保存演示文稿的方法。在幻灯片中插入图片、组织结构图、表格的方法。幻灯片的管理和美化。幻灯片的放映方式。能力目标：能根据具体的工作情景制作一个符合主题思想的演示文稿，并进行简单的修饰。512.2任务分析组织一次会议，要考虑到方方面面的问题，包括会议的准备、会中的注意事项以及会后的反馈管理等。只有考虑全面仔细，才能保证会议的正常运行。将会议的筹划与组织制作成演示文稿，可以比较明确会议安排中的各个方面，对于以后的会议安排可以进行参考。所以在组织会议之前制作一个关于会议筹备与组织的演示文稿，将各个方面的问题考虑周到是非常有必要的。612.3制作会议方案演示文稿781．启动PowerPoint2007方法主要有：方法一：执行【开始】—【程序】—【MicrosoftOffice】—【MicrosoftOfficePowerPoint2007】命令，即可启动PowerPoint，如图所示方法二：双击桌面上的PowerPoint快捷图标，启动PowerPoint。方法三：找到PowerPoint程序的可执行文件，双击该文件启动PowerPoint。92．认识PowerPoint的工作环境PowerPoint2007像Word2007一样，将所有的操作命令都集中到相应的选项卡下，简化了用户对操作命令的查找过程，提高了工作效率。PowerPoint2007的工作界面如图所示：10单击“Office按钮”，在弹出的下拉菜单中选择【新建】，弹出如图所示的【新建演示文稿】的对话框。11创建一个空白演示文稿的方法有：方法一：启动PowerPoint2007，程序自动创建一个空白演示文稿，默认的文件名为“演示文稿1”。方法二：在PowerPoint2007窗口中，单击【快速访问工具栏】上的【新建】按钮可以新建一个空白演示文稿。方法三：在【新建演示文稿】对话框中选择【空白文档和最近使用的文档】中选中【空白演示文稿】，单击【创建】按钮，可以创建一个空白演示文稿。12新建了一个演示文稿要先将其保存起来，因为是第一次保存，所以会弹出【另存为】对话框，保存演示文稿的方法是：（1）单击快速访问工具栏上的“保存”按钮，弹出【另存为】对话框，选择文件存放的路径及设置文件名，PowerPoint2007文件的扩展名是.pptx，单击【保存】按钮即可。（2）如果编辑之后的演示文稿需要以新的文件名进行保存，或者需要保存在其他的路径，从而保留原来的演示文稿，则需要对演示文稿进行另存为操作。单击“Office按钮”在弹出的下拉菜单中选择【另存为】命令，在右侧选择保存文档副本的类型。131．制作“会议基本流程”幻灯片以会议的基本流程来讲解怎样制作一张幻灯片。要组织好一次会议，大体的流程为：“会议策划—会议组织的构架与决策—会议筹划方案—会议通知—会议承办与准备—会议签到与接待—会中建设与管理—会后管理与落实—会议评估”。将这些流程设置成一定的形状，会更加美观，制作效果如图所示。14新建演示文稿中默认包含一张“标题幻灯片”版式的幻灯片，要完成图效果，可以更改幻灯片的版式为“仅标题”的版式。方法是：切换到【开始】选项卡，在【幻灯片】选项组中单击【版式】按钮，选择“仅标题”版式。（1）添加文本、设置文本格式①添加文本在“标题”占位符中单击鼠标，输入“会议的策划与管理”。然后在绘图工具中单击按钮，出现【横排文本框】按钮。在幻灯片区通过鼠标左键拖动，输入“会议的基本流程”。②设置字体格式标题“会议的策划与管理”的格式：宋体、40磅、加粗、红色。小标题“会议的基本流程”的格式：宋体、32磅字。选定要设置格式的文本，单击【字体】选项组下的启动按钮，弹出【字体】对话框，切换到【字体】选项卡，设置字体、字体样式、大小、字体颜色等。单击【确定】按钮。15（2）插入自选图形①切换到【插入】选项卡，在【插图】选项组中单击【形状】按钮，在弹出的下拉列表中选择“圆角矩形”②这时鼠标指针变成十字形状，在幻灯片区中按下鼠标左键并拖动，拖动到适当位置，释放鼠标，即可绘制出一个圆角矩形。③双击该圆角矩形，会自动切换到【绘图工具／格式】选项卡，单击【形状样式】下的【形状填充】按钮，在弹出的主题颜色中选择橙色，这时圆角矩形的颜色变为橙色。④选中圆角矩形，点击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【编辑文字】命令，这时，在圆角矩形中就会有光标在闪动，录入“会议策划”，然后选中文本，设置字体格式。16⑤添加指示箭头。在【形状】下拉列表中，选择箭头，拖动鼠标，在圆角矩形的下方绘制一个向下的箭头，选中箭头双击，切换到【绘图工具／格式】选项卡，单击【形状样式】下的【形状填充】按钮，在弹出的主题颜色中选择橙色，单击【形状轮廓】按钮，选择颜色为红色。⑥重复上面的步骤，设置其他的会议流程，将不同的圆角矩形设置不同的填充颜色，这样看起来跟美观一些。然后将所有的圆角矩形和箭头按一定的顺序和形状排列起来。⑦最后将所有的图形选中，即先选择第一个图形，然后按住Shift键选择其余的图形，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【组合】—【组合】命令，将所有的图形组合为一个图形，这样便于移动。如果对里面的某一个图形进行修改的话，可以单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【组合】—【取消组合】命令，进行修改。172．制作“成立工作团队组”幻灯片组织一次会议要求分工明确、责任到人、各司其责，所以要成立团队工作组，以插入表格的形式来制作这张幻灯片，效果图如图所示。18要制作这张幻灯片，我们首先要选择幻灯片的版式为“标题和内容”的版式，切换到【开始】选项卡，在【幻灯片】选项组中单击【版式】按钮，选择“标题和内容”版式。（1）设置标题①在标题占位符处单击鼠标，输入：“组织落实，成立工作团队组”，并设置字体为：隶书、44磅、加粗倾斜、橙色格式。②选中标题占位符，在【绘图】选项组中单击【快速样式】按钮，弹出【快速样式】列表，选择“浅色1轮廓”。单击【形状效果】按钮，选择【阴影】菜单中的【透视】—【左上角透视】，设这效果如图所示。19（2）插入表格①在“标题和内容”版式幻灯片中，单击【插入表格】按钮，弹出【插入表格】对话框，设置为6行3列。这时，在文本区插入了一个6行3列的表格。如图1所示。②选中整个表格，双击表格会自动切换到【表格工具/设计】选项卡，在【表格样式】选项组中单击【边框】按钮，选择【所有边框】；单击【底纹】按钮，选择【无填充颜色】选项。此时表格变为如图2所示的表格样式。③在表格内输入设置的团队名称、负责人和相关的职责项，并调整表格的边框，使得单元格具有合适的高度跟宽度。203．制作“会议信息加工”幻灯片要安排好一场会议，要对会议信息进行加工，制作效果如图所示。选取幻灯片的版式为：“仅标题”版式。21（1）设置标题在标题占位符中输入标题：“会议信息加工”。（2）插入剪贴画切换到【插入】选项卡，在【插图】选项组中单击【剪贴画】按钮，在窗口右侧弹出【剪贴画】的任务窗格。单击【搜索】按钮，选择剪贴画。这样在幻灯片中就会出现一幅剪贴画。调整剪贴画的大小，并将其放在幻灯片的右上角。（3）插入组织结构图①切换到【插入】选项卡，在【插图】选项组中的【SmartArt】按钮，打开【选择SmartArt图形】对话框，选择【层次结构】中的【组织结构图】，单击【确定】按钮，即可在幻灯片中插入组织结构图。②双击组织结构图，切换到【SmartArt工具/设计】选项卡，在组织结构图中将不合适的形状删除，在需要添加形状的地方单击鼠标，选择【创建图形】选项组中的【添加形状】按钮，在下拉列表中选择相应的选项。并在文本窗格中输入文本，设置字体格式，设置为如图的效果。22③选中组织结构图，选择【SmartArt样式】选项组中的【更改颜色】按钮，在下拉列表中选择【彩色】组中的【彩色范围—强调文字颜色5至6】，然后在【SmartArt样式】中选择卡通样式。④选中一个文本窗格设置填充颜色。234．制作“会后的工作”幻灯片当一次会议开完之后，并不意味着会议组织的结束，这里要涉及到会后的一些管理与反馈。24（1）设置标题在“两栏内容”幻灯片版式中，单击标题占位符，输入：“三会后必须要注意的问题”（2）插入图片①单击左侧文本区的【插入来自文件的图片】按钮，弹出如图所示的【插入图片】对话框，选择“图片1.png”，单击【插入】按钮。在左侧文本区插入了图片，移动图片到幻灯片的左下角。②切换到【插入】选项卡，在【文本】选项组中单击【文本框】按钮，在下拉列表中选择【横排文本框】，在“图片1”中绘制一个文本框，输入文字“会后的工作”，设置字体格式为：宋体、24磅字、加粗、深紫色。同时旋转文本框，使其向左倾斜，与“图片1”相吻合。（3）设置项目符号在幻灯片右边的文本区占位符内单击鼠标，录入会后注意事项，然后选中文本，切换到【开始】选项卡，在【段落】选项组中单击【项目符号】按钮，在弹出的下拉列表中选择【项目符号和编号】，弹出【项目符号和编号】对话框，单击【图片】按钮，弹出【图片项目符号】对话框，选择符号，单击【确定】按钮251．幻灯片的创建①在幻灯片的大纲区，第一张幻灯片后单击鼠标，这样就会在第一张幻灯片后出现一条横线。②切换到【开始】选项卡，在【幻灯片】选项组中单击【新建幻灯片】按钮，弹出幻灯片的版式列表，选择“标题和内容”版式，插入新的幻灯片，如图所示。③单击标题占位符，录入标题：会议的策划，格式设置效果如图1所示。④单击文本占位符，录入文本，效果如图2所示。262．幻灯片的移动对幻灯片的移动，能够实现对幻灯片顺序的调整，可以通过下列方法来实现幻灯片的移动。方法一：在普通视图中的大纲区切换到【幻灯片】窗格，选中要移动的幻灯片，按住鼠标左键拖动到幻灯片所需的位置，然后松开鼠标即可；或单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【剪切】命令，到所需要的位置选择【粘贴】命令。方法二：在幻灯片浏览视图下，选中要移动的幻灯片，按住鼠标左键拖动到幻灯片所需的位置，然后松开鼠标即可；或单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【剪切】命令，到所需要的位置选择【粘贴】命令。3．幻灯片的复制如果需要一张或几张幻灯片具有相同的内容，可以对幻灯片进行复制操作。选中所要复制的幻灯片，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【复制】，将鼠标指针移动到想要粘贴的位置，选择【粘贴】命令。4．幻灯片的删除多余的或没有价值的幻灯片要将其删除，删除幻灯片的方法如下：方法一：选中要删除的幻灯片，按【Delete】键。方法二：选中要删除的幻灯片，在【开始】选项组的【幻灯片】功能区，单击【删除】按钮。271．幻灯片的格式化在演示文稿中，每一张幻灯片都有单独的内容和风格，编辑幻灯片时，对每一页的文字、图片或段落进行必要的设置。以“会议的策划”这张幻灯片的正文文本为例进行格式化设置。（1）设置字体格式选定文本，单击【字体】选项组下的启动按钮，弹出【字体】对话框，如图所示。设置括号外的文本用红色字体，括号内的文本