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会议管理主讲人:黎素美时间：2006.06.24第一单元规划会议的方法会议的定义3-20个人在一起作15分钟或更长时间的聚会9outof10businessmenbelievehalfthetimetheyspendinmeetingstobewasted.为什么要开会？会议的目的提供信息收集信息解决问题推销观念培植训练开会有什么意义？一家公司的开会效率与执行决定了企业的竞争力每个人都在开会，但如何才能开好会？为什么有这么多会要开？现代企业随时编织、任务导向,因此会议越来越重要但会议却占据了企业活动大部分的精华时间◎NetMeeting调查结果：美国上班族每周平均参加十个会议约占每周工作时间一到一天半经理人每周有一半以上时间在开会57%的上班族开会前心情紧张上班族普遍认为平均一半的会议时间是浪费的开会让你……¾小组面对面沟通¾众多讯息一次交流¾融合意见凝聚共识¾分派工作，公平合理但开会也让你……¾工作时间被分割¾人多口杂，讨论耗时¾晚上加班¾特殊问题还是个别沟通¾没有产能¾别人发言比自己开口多¾Delay重要工作或客户我们的会议成本算算看，你一周内总共：¾开了几个会？¾为会议花掉多少时间？¾因为开会达成几项共识？¾因为开会完成几个结论？¾因为开会加了多久的班？¾因为开会失去多少关键时刻？¾因为开会Delay多少工作？靠开会也可以赚钱日产汽车靠着有效的会议革命，省下了六十亿日圆成本，未来三年预计还可省下三百亿日圆所以，有效开会，稳赚不赔！精准计算会议成本：会议成本=人数x时间x薪资单价会议报酬率=会议成本：会议效益事前规划会议的好处会议前会议后会议中让与会者有所准备与会人员有所依循，以达成召开会议的目的便于会后评估与追踪会议前的行政作业敲定会议时间与会人员时间调查¾先区分与会人员对会议贡献的重要性¾调查出共同可以的时间¾无法协调时，以重要与会人员的时间为优先考虑开会时段确认¾理想的开会时段：上午9:00-11:00（用餐前）或下午3:30-5:00（下班前）¾不佳的开会时段：中午12:00或下午5:00会议长度：以二小时内开完为原则会场安排1.应考虑与会人员出席参与会议的方便性，尤其不是在相同地点上班的时候，优点是提高出席率与减低开会的成本2.尽量避免任何外界的干扰，让与会人员专心开会3.会议室应尽量让与会人员感到舒适，座椅、空调、通风系统以及灯光等，都需要注意会场安排4.会前应先确认与会人员所需要用到的视听设备,也是敲定会议室时的重要考虑5.不管是使用的是公司内或外的会议室,都需要事先查询有否被人先行登记以及事先预定6.会议室的大小,应该要考虑人数的多寡,过小让人有拥挤与压迫感,过大又会让人感到冷清有距离感,都会间接的影响与会人员参与会议的心情会议通知与资料发送会议通知与参考数据应同时发送会议通知应越早发送越好应再利用电话或电子邮件确认收到与出席会议与否会议通知1.会议名称：新产品上市促销方案讨论会议2.会议目的：讨论出2个具体可行的新品促销方案3.会议时间：2005/4/293:00-4:00PM.4.会议地点：1201会议室5.主席：营销部林经理6.与会人员：产品研发部杨经理、业务代表小陈、企画人员小廖/小蔡、秘书何仪7.讨论事项：(1)新产品概廓性介绍(2)市场主要竞争者与产品分析(3)公司期望与资源说明(4)新产品促销提案研讨（至少2个）8.下次会议时间（范本）会前的内容准备Plan¾搜集资料内容：总经、市场、客户、供货商、竞争者管道：人脉、期刊、网络、展览、年报¾组织架构脑力激荡法¾5W2H人力、物力、财力、设备(4M)的分配DO¾做什么¾怎么做Check¾报酬分析¾影响评估¾问题检视Action¾标准化¾改善动作会议目标的设定会议目标必需用书面明列会议目标必需是切合实际会议目标必需具体而且可以衡量会议目标所表明的是“应达成什么”,而不是“应做什么”出席会议的礼节先整理自己的意见对出席者无上下之分不受利害感情牵动通力合作，在时间内完成出席会议的要诀在正确时间抵达正确会场仔细阅读会议通知书、确实掌握会议目标及议题仔细了解与会人员、分析各人性格、立场和利害关系慎选座位注意服装仪容注意坐姿、表情、手势等不到昀后关头、请别早退会议规则尊重少数人意见不坚持己见尊重质问尊重主席遵守时间顺利进行表决会议为何没有效果会议前1.欠缺目标2.目标不明确3.欠缺议程4.与会人员不当;与会者太多太少5.会议时间不当6.开会之通知时间不当;太早通知开会或太晚7.开会通知内容久周详8.会议地点不当会议为何没有效果会议前9.会议场地设备欠佳10.每次会议之议案过多11.未订明会议之终止时间以及每一议案之时间分配12.会议不准时开始13.会议本已太多，致使与会者一听说要开会，都感觉不胜其烦14.向来太少开会，致使每次会议之议案过多会议中15.从事交谊活动16.外界之干扰17.与会者离题18.主席离题19.让没有必要留会场之与会者留在会场20.犹豫不决21.数据不充足,却贸然下决策22.少数人垄断会议会议中23.与会者之间交头接耳24.与会者不表明真正感受或意见25.与会者之间争论26.与会者与主席争论27.视听器材发生故障28.与会者欠缺热心29.会议超出预定时间30.主席未能归结会议之成果会议后31.欠缺会议纪录32.不对决议事项进行追踪33.不对会议之成败得失进行检讨34.不解散已达成任务之委员会或工作小组35.与会者对会议感到不满现在昀热门的开会方式产品周期越来越短，开会需求也越来越随机……行动会议¾只要有需要，到处都可以开会¾办公家具可随时调整成会议场合以满足会议需求虚拟会议¾利用电话进行跨国会议¾利用虚拟视讯，打破会议的时空限制New!New!现在昀流行的动脑会议守则因为每一个人不是昀聪明的，所以：一．不要想过头二．脑袋大接力三．给自己海阔天空的发想四．保持动脑不断电贴在惠普动脑会议墙上的动脑原则别人怎么开会？IBM怎么开会？实例：IBM网上预约会议室与会人士先想清楚讨论题纲、要开多久正式会议会议时间延长，会出现警示音提醒在全球化的竞争下,一家公司会不会开会,决定了公司的竞争优势效率效率效率CEO怎么开会？So-net李岳奇：¾关键在昀后十分钟¾会议法宝:笔记型计算机¾会议要诀:会议结束昀后十分钟,纪录者将初步纪录大纲让所有与会者过目,并一结束同步发送给与会者。鸿海郭台铭：¾会议条列,会后贯彻执行¾会议法宝:白报纸+海报架¾会议要诀:一条一条写下再明确不过,更不会有模糊的争议空间。CEO怎么开会？联强国际总裁·杜书伍：¾利用视讯随时参与国内外正在举行的会议中国商银总经理·蔡友才:¾不预设立场鼓励发言,会议结束前总结并决议奥美广告前董事长·庄淑芬：¾大人吃糖闭嘴，避免扼杀创意智邦科技副总经理·林子超:¾圆形会议室,鼓励「没大没小」麦肯锡副董事·林绍婷¾每一位员工都有表达不同意见的义务运筹广告怎么开会？『问一个好问题，胜过想好的答案』~运筹广告副董叶明桂会议前置：¾测试简报系统运作会议开始：¾报告背景(Briefing)¾动脑时间(40分钟是脑力激荡的上限)¾中场休息(整理并挑出几个值得讨论的idea)¾昀后讨论，去芜存菁会议结束P&G怎么开会？「议后速决，决后速行」~P&G事前议程规划清楚利用信息系统开跨国会议会议主持人开宗明义说明结论与议程把事情说清楚，Alliance！申请一个项目网络空间，将数据归档开设「会议」档，决议内容、执行人、执行日清清楚楚事后纪录明白，会议记录成为行动方案日本人怎么开会？日本大肆展开会议革命会议目的:节省成本、加快决策速度、更有创意会议革命:1.废除不必要的会议2.排除不需与会的主管3.强调准时开始、结束4.重视开会结论5.提高会议生产力，强化企业竞争力开会要有实际效果丰田汽车办公室标题：¾只开有实际效果的会议¾准时开始，昀好一小时内结束¾重点在实际行动日产营收大跃进强调「ValueFirst」+「ValueUp」的跨部门会议不请决策者参加，以免影响讨论方向时间以「分」为单位清楚划分会议有「保密协议」,不分职位高低畅所欲言让员工接受「会议召集人」的专业训练会议召集人保持立场中立,全力协助会议顺利进行「日产亮丽的成绩背后,是成功的会议」～日经商业周刊指出日本企业开会诀窍WatamtFoodService：速会、速决、速做花王企业：开放空间开会.有机动性、信息快速共享、实时决策21眼镜联锁店：不开会代替开会,以电子会议节省会议时间日本甲骨文：双色会议室，两种使命感.红色房间通知加级、升官;青色房间作为讨论与训话场所葛利佛国际:透明会议室,效率无障碍.透明会议室就是落实公开精神,无形中也提升会议效率第二单元会议主持人的角色与责任卓越主席所应具备的属性思考清晰敏锐善于言词表达良好的分析能力抱持对事不对人的态度公正具有耐性能灵巧地应付问题人物沉着并自我约束具有幽默感会议主持人主要扮演的三种角色引导者会议主持人要能于会议开始时,营造一种和谐的气氛,表达每一位与会者的重要性,并仰赖他们的专业贡献,鼓励参与并确保意见被充分的表达与讨论。在会议当中,鼓励或征询与会者的意见,当思考或讨论陷入胶着状况,要能适时的提出问题,激发可能的思考方向,协助澄清意见与想法,并指引会议朝向会议目标迈进,获致预期希望达成的共识或获得具体可行的决议。引导者引导者的主要功能，有以下几点:1.营造和谐气氛，让与会人员畅所欲言¾鼓励大家参与，确保每一位与会者意见被充分表达或讨论¾告知每一位成员的重要性，仰赖其专业的贡献2.激发思考与讨论¾当会议陷入困境时，为了激发可能思考方向。主持人可以试着提出一些开放式问题，并询问适当的与会者来回答（如表达能力强、对此一问题较熟悉的与会者）引导者开放式问题¾让回答者可以有很大的响应空间,可以自由发挥。通常可以得到一个合理的、逻辑性,并且具体详细的响应。如,『您希望怎样安排这次部门的旅游计划?』鼓励发表意见或征询意见¾对于沉默的与会者---针对他熟悉的事项提出问题，鼓励的言语与态度，邀请他贡献宝贵的意见，但不给予压力。对于只要听，不喜欢发表意见的与会者有的与会人员只出席会议，不发表任何的意见，碰到邀请意见提供时，常又用问另一个问题来回答，碰到这样的状况，昀好的处理方式是将他的问题询问其它的与会者，由其它的与会者来响应再丢回问题。因这样的与会人不发表意见，不是因为没有意见，而是因为过去会议的经验觉得大多数的主席早有自己的主观意见，只是想藉由会议来获得大家的认可，因此应以引导方式并透过其它参与者来邀请他回馈意见，而非诉诸主持人的权威。4.厘清问题¾主持人以问问题方式引导发言者解释令人感到困惑的发言,或帮助与会者厘清不加思索的想法，帮助他厘清想法。并请与会者尝试以具体的陈述或举例来说明，让其它与会者明了。5.说明方向¾指引大家往共同的目标迈进，以获致共识或决议会议主持人主要扮演的三种角色协调者会议主持人在会议进行中，协助与会人员比较不同的观点并加以汇整各方意见，让大家讨论的议题有共同的焦点。当发现议题已被充分讨论时，应适时的提醒让议题进入决策阶段，决策的结果，主持人需简明扼要的重述决议，以确认与会人员清楚了解与认可，并据此决议结果，协调订定具体明确的行动方案，分配各项工作的负责人与时程进度，确保决议的有效落实与会后的追踪评估。协调者协调者的主要功能，有下列几点：¾协助比较不同观点意见，汇整意见:会议讨论到某一阶段，主持人应能适时的找出与会人员意见的共同点与差异点，让议题有共同的焦点，继续讨论.¾做出决策：议题已被充分的讨论过后，不应让讨论持续无止境的延续，主持人应适时的提醒与会人员，进入决策阶段。决策的方式：昀佳方式：汇整讨论的内容与意见，拟定遴选昀可行的因应对策，再诉诸表或由主持人裁夺并由与会人员附议的方式。直接诉诸主持人权威¾直接诉诸主持人权威，虽然可以快速得到结果，但会打压与会者士气，过于