快速解决问题—高效会议

2019/9/132高效会议组织与实施目的了解如何减少会议次数学会如何减少会议时间掌握怎样推动/执行会议决议确定合适人员参加会议有效地解决问题有效的会议追踪学会安排各种类型会议防范各种会议中的障碍与疏漏2019/9/133企业会议的通病各类会议多，一个接一个经理人埋头于文山会海里没有统筹安排各类会议没有在年初统一规划各类会议会议成效差会议通知草率会议通知只提开会，不告知内容参会人来不及/无法准备随意选择与会人会议不能准时结束会议没有追踪系统检讨你们企业有哪些通病？2019/9/134会议的一般类别正式会议非正式会议研讨会工作会计划/总结会演讲会碰头会电话会工作餐会员工会即兴会1,会议的类别2019/9/135生产型企业会议类别1,会议的类别研发会运营会采购会供应会生产会计划会质量会IT会财务会人事会2019/9/136新产品上市发布会挑战全国前三强誓师大会2002年营销战略研讨会解决近期品质问题小组会议集团运动会筹备小组会议会议的类别细分1,会议的类别2019/9/137会议的类别细分股东会高层决策会业绩回顾会年初动员会董事会客户调查会计划工作会质量工作会新闻发布会客户联谊会员工联欢会深入基层会午餐会专题报告会进度会落实任务会产品发布会提案会1,会议的类别2019/9/138适合的参会人数1,会议的类别类别规模形式目的周期Forum论坛〉100人多人演讲可以不同观点、议题年度Council研论会50人听讲并可以评论讨论并决策季度Committee委员会12人发言机会平等讨论并决策短，频度大2019/9/139举办会议的自问为什么要开会？真的有必要开会吗？确立会议的目的会有那些阻力？--人员，--场地，--资金，--资料，--反对派，--时机，--设备，--其他冲突如何寻求支持？--会议成功要素2,会议的策划2019/9/1310举办会议的成功要素会议前的准备会议中的控制与会人的培训会议服务会议后的追踪2,会议的策划2019/9/1311举办会议的自问举办会议目的问题目标成本--会议成功要素2,会议的策划2019/9/131280:20定律投入产生产出消耗80%的时间（占多数次要的问题）80%的效果花费20%的时间（占少数重要的问题）产生20%的效果原则：会议中先解决少数重要的问题，再解决多数不重要的问题2,会议的策划2019/9/131380:20原则的应用报纸工作任务工作汇报会议内容电话客户贡献销售产品功能家务活超市货物废品生产成本2,会议的策划2019/9/1314策划企业全年会议列出全体部门部门会议类别生产淡季/旺季列出跨部门会议规划草案与各部门沟通调整计划公司会议达成共识向全体经理公布按计划执行2,会议的策划2019/9/1315主要方面注意要点检查开会目的本次会议是否真正需要，是否只是流于形式的会议？有无其他替代办法？如有，什么可取代？开会的目的是否明确？设定要项方面开会的时机，时间是否妥当？旺季/淡季开会的场所是否合适？会被占用否邀请的与会人员是否恰当？开会通知方面所有与会人员是否全部通知到了？会议的主旨，议题是否告知所有与会人了？是否事先通知与会人员就会议议题做准备？三日为请是否通知与会人员事先准备有关资料？会议准备方面是否就议题的顺序和时间安排妥当？会前是否应该分发参考资料？重要，避免引起惊讶是否要做应变准备？是否要安排好会议记录？是否安排好各种设备？会议准备检查表2,会议的策划机见表层。3。42019/9/1316会议领导人的角色主持人参与者听众指导者观察员2,会议的策划2019/9/1317会议的三项功能信息收集书面简报数据图表流程图图象做出结论分析判断推理预测方案评估供决策/做决策沟通与分析问题主导控制问题的要因确认要因，幅度大小，区域所在，趋势问题的风险3,会议的沟通技巧2019/9/1318会议的组织模式场地佈置会议规划会议协调总体计划设备佈置时间管理规则书面文件形式记录形式主持人风格服务人员3,会议的沟通技巧2019/9/1319主持工作例会技巧控制会议效率会议结论提升效能制定规范，率先垂范点人发言技巧提案下结论技巧会后个别咨询代替表决重复纲要式分阶段开会式主持人暗示方式文件补充沟通上级参与界定问题重点处理问题方向目标标准下手点行动原则可能的效应完成任务实效分离主题为子题，先议子题举例说明式意见人的参与式下属参与式技术简报式播放VCD/录像式气氛感染式3,会议的沟通技巧2019/9/1320主持会议技巧纲要准备文字布达委托下属沟通，得出共识，作出决策同向解决整体，个体冲突化解决分段开会法决策性分工休息式沟通移交下属沟通法会后企划法对于会中的不同意见，讨论的方向及逻辑必须要同向与解决问题，而不是逆向讨论或分叉讨论3,会议的沟通技巧2019/9/1321让参会者有准备3,会议的沟通技巧计划安排提前预告时间表与会人2019/9/1322会议与行医的类比3,会议的沟通技巧会议行医有什么问题建立病例分析研究问题研究病症检查，分析数据望，闻，问，检查讨论解决方案开处方，选方案有哪些方案可行方案订立方案做手术2019/9/1323会议通知案例各位经理：兹定于下星期三（4月26日）召开生产运营会。时间从下午14点至17点。请各位经理于下星期一务必告知你部门的会议议题，发言时间，各类需要在会议上分享的信息，以便能够帮你提前安排。请采购部，计划部，质量部，工程部，仓储部生产部，设施部各位经理准时参加。顺致敬礼！XXXXXXX年XX月XX日3,会议的沟通技巧2019/9/1324会议时间安排原则3,会议的沟通技巧职业健康保护注意力曲线安排一目了然2019/9/1325注意力效率曲线51015202530354045505560100%80%60%40%20%0会议前要注意安排议程及休息医学科学家建议：连续工作1小时要休息，时间以10分钟为宜3,会议的沟通技巧2019/9/132602年第4次运营会议时间主题负责人14:00-14:10ActionItemReviewQiJianhua14:10-14:20RibbonFiberAnalysisZhaoShengbo14:20-14:25OperatorTShirtQiJianhuaLaborprotectionshoes14:25-14:40EngineeringY2KIssueDanielRaoRibbon#4033rdLineupdate14:40-14:55PCD/WarehouseFiberRockyChenFiberUtilizationFiberStock14:55-15:10TemperatureChamberChemecalStorageHaoGangForkLiftmaintanance15:10-15:25RawmaterialtestingRibbonCindylinecapacityanalysis15:25-15:402ndhalfrawmat.planXiaolei15:40RoundTableAll15:40—16:00Wrapup3,会议的沟通技巧规划一次会议议程2019/9/1327有效控制会议申明时间表按时间表进行发言点名时间控制黄牌提示红牌罚下圆桌发言3,会议的沟通技巧2019/9/1328需要定义团队需要修订和增加团队功能团队功能：知识，经验，传统，对事务的判断，对事务的理解团队内对决策持反对态度者只有10％，90％则是事前没有沟通造成团队内分享知识和经验的能力叫做组织智商有效控制会议3,会议的沟通技巧2019/9/1329重要事宜为先团结性事宜为先会有争论的议题严格设定时间1.5小時以內为宜可以精简的事宜可在会前10-15分钟内小议不要念数据，要汇报问题与偏差不要只谈问题，没有建议方案不要只提方案，没有执行措施有效控制会议3,会议的沟通技巧2019/9/1330可以终止会议3,会议的沟通技巧需要有更多的事实，数据参考需要了解那些没有提出过的观点参会人需要和其他人讨论决定时间不够该事宜可由少数人会议决定即可询问：我们花费这麽多时间争论，价值在哪？2019/9/1331会议中的常见陷阱开小会时间失控领导离开设备坏掉当事人未出席权威不够信息不全相互攻击议题失控中途溜号资料不足4,会议中的应对处理不积极参与唱反调2019/9/1332如何防范会议陷阱设备坏掉领导离开议题失控会期测试后备元件支援人员强调准时告知众盼告知成本休会等待会前沟通议程表提醒闹钟打断终止4,会议中的应对处理2019/9/1333如何防范会议陷阱资料不足当事人未出席中途溜号资料备份提前发放专人检查会前提醒代理出席会后告知罚款制度会前协议会中监督会后通报罚款制度开小会申明规则沉默等候嘘声提示会后单议4,会议中的应对处理2019/9/1334如何防范会议陷阱时间失控权威不够信息不全相互攻击闹钟提醒红黄牌制肢体语言强行终止提议对事相互赞扬真诚帮助分析问题借助老板请人主持申明纪律吁请帮助征求信息会前反馈专题小组呼吁提供4,会议中的应对处理2019/9/1335与会者类型分析争吵者盘问者大人物不感兴趣拒绝者怯场者发言癖万事通积极者4,会议中的应对处理2019/9/1336不同类型人的对策争吵者盘问者大人物不感兴趣拒绝者怯场者发言癖万事通积极者4,会议中的应对处理2019/9/13371.要严格遵守会议的开始时间。2.要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。3.要把会议事项顺序与时间的分配预先告知与会者。4.(1)发言内容是否偏离了议题?(2)发言内容是否出于个人的利害?(3)是否全体人员都专心聆听发言?(4)是否发言者过于集中于某些人?(5)是否有从头到尾都没有发言过的人?(6)是否某个人的发言过于冗长?(7)发言的内容是否朝着结论推进?5.应当引导在预定时间内做出结论。6.在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。7.应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。8.应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。会议主持技能4,主持定期会议的要点2019/9/1338引导参与技巧制定规范，率先执行点人发言技巧，点弱不点强提案结论技巧会后单独询问代替表决重复纲要式分阶段开会式主持人暗示方式文件补充沟通4,主持定期会议的要点2019/9/13391.发言时不可长篇大论，滔滔不绝(以15分钟为限)2.3.4.5.6.7.8.9.不要中途离席。会议禁忌4,主持定期会议的要点2019/9/1340会议中的沟通技巧4,主持定期会议的要点避免公事公办私下沟通出示方案寻求支持达成一致想到不同意见提出共同方案提请决策2019/9/1341沟通的策略沟通前：想好目的规划策略沟通的热身沟通中：不要单刀直入坚持目的让对方了解，取得对方理解了解对方的观点取得对方支持沟通后：感谢对方的时间与对方保持联系回报对方4,主持定期会议的要点2019/9/1342主持人结论界定问题重点处理问题方向目标标准着手范围行动原则期望的效果截止期限5,会议的跟踪系统2019/9/1343会议后的检查询问与会者对会议的动机和目的是否明确？确保每人是否即使得到议程和资料？会议是否准时开始？是否遵守议程安排？是否达到会议目的？任务是否分配妥当？任务是否都规定了完成期限？会议中有多大比例的时间是缺乏效率的？5,会议的跟踪系统2019/9/1344会议落实步骤目标消化工作时序人力调配督导兼施人性管理肯定鼓励管理稽核综合技巧体会，了解工作目标每一阶段制定工作时间量，确认完成点评估可动用人力，配合完成工作的时间分点，以期最优化调配自上而下的压力式监督方式，兼有辅导方式将执行方案用产品/服务的行销方式推介给“用户”，使下属接受并努力完成以各种激励方式使员工建立自信，以积极态度实施工作进行过程中以各种行政手段强化管理月，周，日计划法，项目管理法，稽核分析法5,会议的跟踪系统2019/9/1345会议的跟踪系统5,会议的跟踪系统