成功组织会议必须了解会议的基本要素

成功组织会议必须了解会议的基本要素人是社会性的动物，开会是人类生活中的常态。人们热衷于开会，是由于会议是制定计划、获取信息和建立联系的主要手段。会议可以开得富有成效、妙趣横生，也可以开得死气沉沉、毫无建树，这取决于与会者交流的方式以及会议的议题等。对于举办会议的组织者来说，如何能确保会议取得一个理想的效果，必须了解会议的基本要素，只有在完成基本要素的基础上才有可能取得成功，那么会议的基本要素是什么呢？即，不仅有时间，地点，与会人员，主持人，而且有明确的议题名称等。（1）与会者与会者就是参加会议的正式成员，包括主持人，也包括秘书，但不包括在会场上的其他服务人员。（2）主持人主持人是会议过程中的主持者和引导者，也往往是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。会议主持人通常由有经验、有能力、懂行的人，或是有相当地位、威望的人担任。一般有两种情况：A一种是当然主持人，是由其职务和地位，也就是由组织的章程或法规决定的。B另一种是临时的主持人，比如，各种代表会议，或几个单位、几个地区的联席会议，则由代表们选举或协商产生。特别重大的会议，则需产生相应人数的主席团，由主席团成员集体或轮流主持会议。（3）议题议题是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。会议围绕这样的议题展开讨论、进行研究，才容易取得共识或最后表决通过。每次会议的议题应该尽可能集中、单一，不宜过多，不宜太分散。尤其是不宜把许多互不相干的问题放在同一会议上讨论，使与会者的注意力分散，不利于解决问题。有些重大的代表会议，先由代表提出“提案”，由秘书或秘书处汇总。再提交主席团或专门的“提案审查委员会”审议通过，才能成为列入会议议程的正式议题。（4）名称正式会议必须有一个恰当、确切的名称。俗话说，名不正则言不顺。会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模，等等。会议名称必须用确切、规范的文字表达。它既用于会前的“会议通知”，使与会者心中有数，作好准备；又用于会后的宣传，扩大会议的效果；更用于会议过程中使与会的全体成员产生凝聚力。大中型的会议名称被制作成横幅大标语，置于会议主席台的上方或后方，作为会议的标志，简称“会标”。会标必须用全称，不能随意省略，以免不通，产生误会。（5）时间会议时间有三种含义：A一是指会议召开的时间；B二是指整个会议所需要的时间、天数；C三是指每次会议的时间限度。会议召开时间某个会议什么时间召开最合适?要考虑多种因素。首先是需要，如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。一年一度的职工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。其次是可能，即最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。再次是适宜，即要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。会议需要时间会议需要时间可长可短，尽量紧缩。少则几分钟、几十分钟；多则几天、十几天。会议组织者应尽可能准确地预计需要时间，在会议通知中写明，便于与会者有计划地安排。会议时间限度每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。（6）地点会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素；专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。选择会址，还要考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候与环境条件等因素。请示请示是用于向上级机关请求指示、批准的一种上行公文。根据请示的不同内容和写作意图分为三类:①请求指示的请示；②请求批准的请示；③请求批转的请示。请示一般由标题、主送机关、正文、发文机关、日期五部分组成。请示的含义及特点请示:是用于向上级机关请求指示、批准的一种上行公文。请示具有以下特点:①请示事项一般时间性较强。请示的事项一般都是急需明确和解决的,否则会影响正常工作,因此时间性强。②应一事一请示。③一般主送一个机关,不多头主送,如需同时送其他机关,应当用抄送形式,但不得在请示的同时又抄送下级机关。④应按隶属关系逐级请示,一般情况不得越级请示,如确需越级请示,应同时抄报直接主管部门。2、请示的分类根据请示的不同内容和写作意图分为三类:①请求指示的请示。此类请示一般是政策性请示,是下级机关需要上级机关对原有政策规定作出明确解释,对变通处理的问题作出审查认定,对如何处理突发事件或新情况、新问题作出明确指示等请示。②请求批准的请示。此类请示是下级机关针对某些具体事宜向上级机关请求批准的请示,主要目的是为了解决某些实际困难和具体问题。③请求批转的请示。下级机关就某一涉及面广的事项提出处理意见和办法,需各有关方面协同办理,但按规定又不能指令平级机关或不相隶属部门办理,需上级机关审定后批转执行,这样的请示就属此类。请示的写作要求请示一般由标题、主送机关、正文、发文机关、日期五部分组成。请示的正文,主要由请示的原因、内容、要求三部分组成,请示时应将理由陈述充分,提出的解决方案应具体,切实可行。请示的注意事项除其特点中所述之外,还应注意请示与报告的区别,切忌用报告代请示行文;请求的内容若涉及其它部门或地区时,在正常情况下应事先进行协商,必要时还可联合行文,如有关方面意见不一致,应如实在请示中反映出来;另外请求拨款的应附预算表;请求批准规章制度的,应附规章制度的内容;请示处理问题的,本单位应先明确表态;正式印发请示送上级机关时,应在文头注明签发人姓名。通知通知可分为“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”五种。这里仅介绍“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”三种。不论哪种类型的通知，在写作时都应该注意，要有一个符合标题“三要素”（即发文机关、事由、文种）的标题。通知是一种使用范围较广的文体。凡需要特定机关和人员知道、办理的事宜，都可以用通知。但也不能因为通知便于使用而滥用通知。通知可分为“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”五种。这里仅介绍“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”三种。一、一般性通知。在上级机关的有关事宜需要使下级机关知道或办理时，如：庆祝某个节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，更正文件差错，请下级机关报送有关材料等，都可使用这种通知。这种通知，要交待清楚所通知的事项，如何办理，有什么要求等。二、会议通知。上级机关要召开比较重要的会议时，一般都要提前通知所属有关单位，这就是会议通知。这种通知要求写得明确具体，交待清楚会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到地点、携带材料以及其他有关事宜。如果这些事项交待不清，丢三拉四，就可能影响会议的按时召开和正常进行。三、任免通知。上能机关在任免下级机关的领导人或上级机关的有关任免事项需要下级机关知道时要发任免通知。这种通知的写法比较简单，一般只要写清楚决定任免的时间、机关、会议或依据文件，以及任免人员的具体职务即可。不论哪种类型的通知，都应该注意以下几点：一、通知一般都要有一个符合标题“三要素”（即发文机关、事由、文种）的标题，使人一看标题就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些机关简单地使用“通知”作标题，这是不确切的，应尽量避免，更不应提倡。二、被通知单位就是文件的主送单位，有的通知往往不写被通知单位，这是不妥当的。三、如果所通知的事项需要被通知的单位尽快知道，可在“通知”之前加“紧急”二字，这就是常见的“紧急通知”。秘书的沟通方法可以采取面谈、书面、会议以及演讲和电子媒介等，其技巧在采取面谈时，要尽快记住对方的基本情况语言精简明白、互动、投机和谐。采用电子媒介沟通技巧时，要了解最新电子媒介的优势，使用各种载体时注意文字的应用不能让私人私公司的秘密在网上传播。1、及时明确沟通对象（用以下两个方法来帮助自己：一是熟悉制作和使用必要的沟通记录工具；二是恰当询问回使已有的信息更具有针对性）2、了解沟通对象的行为习惯和工作风格3、正确选择沟通渠道（面谈、书面、会议、演讲、电子媒介等）技巧：面谈的技巧——礼貌，尽快记住对方的基本情况语言精简明白、互动、投机和谐。书面沟通技巧——充分利用协作技巧来丰富自己的书面内容。会议沟通技巧——友善、资料完善、尊重与会代表并感谢光临。演讲沟通技巧——注意话题，调整好的心情，短少精干，注意语言魅力和艺术，注意开场和结尾。电子媒介沟通技巧——了解最新电子媒介的优势，使用各种载体时注意文字的应用不能让私人私公司的秘密在网上传播。其它沟通技巧——说服技巧，建议技巧。公文的审核是确保公文质量的一个重要环节,是一项非常细致而又严谨的工作。公文稿付印之前的全面审核、把关,是各级行政机关的文书处理综合部门的核稿人员对承办处、科(室)草拟的文稿和部门代拟稿的审查、核对、把关,并提出审核意见或写明审核情况,最后呈领导人审签的全过程。公务审核要求公文核稿人员以高度负责的态度,对文稿从内容、文种、格式到会签手续等方面严格衡量,逐字逐句审核,严格把关,杜绝不准确、不规范的文件印发。审核的总的要求是:全面审核,认真负责,仔细推敲,反对粗枝大叶,反对官僚主义、文牍主义,努力使文稿准确、全面、完整。公文审核应注意的六个方面(一)是否需要发文。在实际工作中，存在着以下几种不必要的发文。1、为应付上级而发文。对某些工作,上级已发文,下级只需贯彻执行即可。但由于一些地区和部门把是否行文纳入了目标管理,就逼得下级发“应付文件”。2、为搪塞下级而发文。一些地方和部门为向上级表明重视,便对上级下发的文件依样画葫芦,再发一个内容雷同、全无新意的文件,以便对上对下都有交代。3、属部门职权范围内的事、专业会议纪要、不成熟的文件以及可以口头或用电话等其它方式处理的事项,可以不另行文。(一)政策关。公文作为传达政令的工具，它本身就具有强烈的政治色彩，要求公文处理部门在公文的审核把关中要讲政治。要求公文的审核人员要强化政治观念、政策意识，把好政策关。(二)文件内容是否符合党和国家的方针、政策、法律、法规,同现行有关规定有无矛盾。(三)涉及有关部门和地区的问题是否协商一致。一些文件内容政策性强、涉及面广,其贯彻实施需要得到有关地区和部门的配合与支持。办文机关不主动与涉文地区或部门协商、会签,也不送有关领导审批,便草草发文,造成认识不统一、意见不一致,在实际工作中难以贯彻落实。因此,凡未经协商的,应退回来文单位重新会签。如协调中不能取得一致意见,应将分歧意见如实汇报,并由主办处、科(室)在拟办中提出建议和意见,一并报请有关领导同志审定。(四)文件提出的政策界限、措施和要求等是否明确具体、切实可行。对含混不清、模棱两可或者脱离实际、过于繁琐之处,应与报文单位研究修改。(五)引文是否无误，引文方法是否规范，文字表述是否准确、严密、简练，标点是否正确，文件格式是否符合有关规定。(六)凡需提请一定会议审定的文件，应提出交何种会议审定的建议，报请分管领导审阅后，列入议程。实现有效沟通的基本要素的前提是尊重和理解，把握沟通的关键是有效倾听，建立良好的倾听环境，客服倾听的障碍，实现有效倾听的准备以及提问要分清类别和适用的问题形式以及自信地提示要求，学会礼貌拒绝和了解提问的禁忌。1、有效沟通的基本要素：A、有效沟通的前提（1）尊重（2）理解B、把握沟通的关键（1）有效倾听（2）构建良好的倾听环境（3）克服倾听的障碍（4）实现有效倾听的准备（5）提问要分清类别和适用的问题形式（6）自信地提示要求（7）学会礼貌拒绝（8）了解提问的禁忌2、有效沟通的原则：A、“7C”原则（1）可信赖性（彼此信赖）（2）保证