改变企业基因从会议革命开始

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无忧商务免责声明:本站所有资源来源于互联网和会员交流,该资料版权为原作者所有,若作者有版权声明的或文章从其它站转载而附带有原所有站的版权声明者,其版权归属以附带声明为准。若侵犯到您的版权,请提出指正,我们将立即删除。请下载试用者二十四小时后删除,试用后请购买正版的资源。改變企業基因從會議革命開始作者:陳雅慧2003.11.1/第286期全球化愈演愈烈,開會成為企業效率的新指標。從IBM到3M、從寶僑到震旦行,世界各地正掀起會議革命。有些企業甚至將會議方法視為機密、競爭利器。日產汽車更因為會議革新,三年創下300億日圓的效果。但企業要如何速會、速決,做有效決策?個人的創意如何不被扼殺,展現最佳績效?每個人都在開會,但如何才能開好會?搬到新辦公大樓第一天早上九點,IBM數十間還散發著新裝潢、新家具刺鼻味的會議室,上個週末前,已在網路上被預定一空。迷宮似的走廊上,穿著體面的員工抱著筆記型電腦來來回回,在第一天啟用的辦公室裡,找尋自己預定的會議室。「對不起,我們預訂了會議室,你們還有五分鐘,」公關經理李立芬很自然地敲門探頭進會議室說。「沒問題,我們只要再三分鐘,」正開會的人,馬上起身結束,一邊收拾桌上的資料和筆記型電腦,一邊交代將白板上會議中討論的細節擦乾淨。「有關業務機密,」這位穿著黑色套裝的IBM員工說。開會決定競爭力就連開會,這家知名的跨國公司也非常俐落有效率。甚至今年開始,每當員工透過網路預約要召開跨國電話會議時,必須先預定會議時間,因此每個人都必須事先想清楚要討論什麼事情,可能要開多久。預定開60分鐘的會議,60分鐘一到,電話會議中就會插進提醒的聲音,然後每延長15分鐘,就會再度出現提醒聲音,直到會議結束。開會,表面上是企業經營中,一件微不足道的小事,但影響卻十分深遠。在全球化的競爭下,一家公司會不會開會,更決定了公司的競爭優勢。愈有競爭力的跨國公司,對會議要求愈精確。卓越的經營能力在掌控會議的細節中表露無遺。未來,會開不好的公司,註定是輸家。因此,全世界的企業都悄悄地展開了會議革命。全球化促進會議變革推動會議革命背後的重要動能,首先來自全球化競爭下成本和效率的考量。現代企業組織形態以任務導向、隨時組成的跨部門團隊為主,知識經濟的體系下,每個人必須靠溝通分享,才能提升士氣,合作才有效率。因此會議愈來愈多、愈來愈重要。會議佔據了企業活動絕大部份的精華時間,因此,誰能讓會議發揮最大的效益,誰就是贏家。根據美國3M網路會議(NetMeeting)管理顧問公司對4000位白領上班族的調查,美國上班族每週平均參加十個會議,約佔每週工作時間一到一天半,而經理人每週則有一半以上的時間在開會。調查也反映,57%的上班族在開會前心情緊張,並認為,平均一半的會議時間是浪費掉的。无忧商务免责声明:本站所有资源来源于互联网和会员交流,该资料版权为原作者所有,若作者有版权声明的或文章从其它站转载而附带有原所有站的版权声明者,其版权归属以附带声明为准。若侵犯到您的版权,请提出指正,我们将立即删除。请下载试用者二十四小时后删除,试用后请购买正版的资源。「這些浪費掉的時間,假如變成你的假期有多好!」3M網路會議公司負責人貝格曼說。台灣人工作時數全世界最長,如何能把會議時間省下,或發揮更大效益,對台灣企業更顯得重要。超競爭的微利時代,開沒有效率的會,企業將愈來愈負擔不起。最近一年半來,日產汽車靠著有效率的會議革命,省下了60億日圓成本,未來三年預計還可以省下300億日圓。分秒都是會議成本日本的豐田汽車也開始在會議室的海報上大大地提醒,「會議成本=人數×時間×薪資單價」。豐田的人事部計算,年收入1000萬日圓的員工一小時薪資單價是5000日圓,把愈多愈資深的員工聚集開會愈久,公司要付的代價就愈高。美商宏智人力資源顧問公司(DDI)甚至計算會議的投資報酬率。宏智事業發展處處長彭智彬精算,假如會議的成本花五個主管半個工作天的時間,這些加總起來的成本和這個會議決策創造出來的效益相比,就是會議報酬率。譬如,會議決議讓產品上市快了一個月,增加了一個月的營業額,就是這個會議的效益。開了一個沒有任何決議的會議,效益就是零。「假如會議效益小於會議成本,或者都是零效益,開會有何意義?」彭智彬問。台灣索尼通訊網路執行長李岳奇說自己是很不喜歡開會的人,所以想盡辦法要讓開會又快、又有效率。他每週主持的主管會議紀錄上,記錄每一個會議時程花了多少分鐘。每週開始主管會議前,會先瀏覽上次的紀錄,檢討為什麼某個議程花的時間最長,是因為事情真的窒礙難行,還是因為流程和解決方法有問題。透過這個改善方式,現在主管會議已從以前動輒三、四個小時,縮短到兩個小時內就可以結束。各地紛紛開啟變革在日本,企業風起雲湧地開始改革會議,提升企業競爭力。專攻教育理論和溝通學的著名學者齊藤孝去年中出版了《會議革命》一書,引起日本全國熱烈反應。齊藤孝指出,日本連續十多年陷入不景氣,並不是日本人不思檢討,反而可能是因為認真尋找問題的方法——「會議」,出了問題。齊藤孝批判日本企業開會效率低落的弊病,挑戰日本人開會重視排行論輩的僵化官僚體系,引起了社會廣泛討論。今年八月,日本最有影響力的財經雜誌《日經商業週刊》也以封面故事報導日本企業會議革命的動態。主導全球化的美國企業界,也愈來愈重視會議的革新。以創新能力倍受推崇的美國3M公司,一九九九年時成立了會議網路部門,專門協助其他部門提升會議效率,部門的領導人是貝格曼。貝格曼是人類學家,也當過英特爾的研發工程師。現在,這個部門因為業務成長快速,无忧商务免责声明:本站所有资源来源于互联网和会员交流,该资料版权为原作者所有,若作者有版权声明的或文章从其它站转载而附带有原所有站的版权声明者,其版权归属以附带声明为准。若侵犯到您的版权,请提出指正,我们将立即删除。请下载试用者二十四小时后删除,试用后请购买正版的资源。已獨立成為一家顧問公司,協助其他公司或個人,開一個成功的會議。從CEO開始革命會議革命就如同組織再造,踏出第一步要靠領導者的決心。兩年前,蔡友才卸任合作金庫總經理,接任中國國際商銀總經理,開始推動中國國際商銀的消費金融業務。短短兩年,信用卡發卡已經突破百萬張,財富管理的整合業務也成為市佔率前幾名的銀行。蔡友才主持會議,拋棄以往官股銀行的官僚氣息,他一開會前會先聲明自己沒有任何預設立場,鼓勵同事踴躍發言,甚至邀請在會議上幫忙播放簡報、安置電腦的員工也要提供意見,不論官階大小,任何人的決議都是一票。他並會當場親自做筆記,在會議結束前總結並做決議,指定負責人員和完成期限。開會效能成為致勝關鍵領導者展現了改革會議的決心,接下來要有參與者的配合,才能開一個成功的會議。麥肯錫管理顧問公司甚至明確宣示,每一名員工都有「表達不同意見的義務」。「平常主管就會觀察你在會議中表達意見的情況,這會列入考績,」副董事林紹婷說。未來企業經營的環境面臨很大的挑戰,會議的革命也不會停止,只會如野火燎原般燃燒。全錄總裁慕凱二○○一年重整全錄時,關鍵就在會議革命。當時她到各地參加部門會議,最重要的幾場會議,召集了500位主管,邀請公司外的專家(譬如華爾街分析師),來挑戰全錄的變革策略。外面的人問出大家心中不敢問的問題,他們得到滿意答覆後,傳給屬下,產生巨大的動力。全錄去年下半年開始從破產邊緣開始有盈餘。你的公司會開會嗎?這不是一個容易回答的問題,卻是關係到未來的一個制勝關鍵。(摘自《天下雜誌》286期─92年11月1日出刊)CEO的開會百寶箱作者:陳雅慧2003.11.1/第286期奧美廣告─大人閉嘴請吃棒棒糖以創意聞名的奧美廣告,從CEO做起,不斷追求革新會議的創意做法。兩年前,當時的奧美廣告董事長莊淑芬,在主持大會時提出,希望集團每一家公司都要思考如何避免扼殺創意。後來,奧美集團在每一個會議室都擺了一盒棒棒糖,糖果上寫著「大人閉嘴」,會議中若是有資深主管對於不成熟點子,頻頻提出「這個不行……,」同事就會奉送一根棒棒糖。「我也吃過,這樣的做法不會讓主管沒面子,同事哈哈大笑,也提醒了我,」奧美公關副總經理王馥蓓說。无忧商务免责声明:本站所有资源来源于互联网和会员交流,该资料版权为原作者所有,若作者有版权声明的或文章从其它站转载而附带有原所有站的版权声明者,其版权归属以附带声明为准。若侵犯到您的版权,请提出指正,我们将立即删除。请下载试用者二十四小时后删除,试用后请购买正版的资源。智邦科技─成立「沒大沒小」會議室智邦科技在兩年前重新裝潢會議室的時候,刻意從硬體的更新上,主導一個非一言堂式的會議氣氛。譬如,有一間會議室的名稱就叫做「沒大沒小」,圓形的會議室裡,一張大會議桌形狀有點像蝴蝶翅膀,從座位上看不出哪一個是主位。「這原是行銷部會議室,我們希望員工不要看老闆臉色,要有趣、有創意,」副總經理林子超說。鴻海集團CEO郭台銘─白報紙貫徹執行力,人稱「郭三條」台灣第一大民營企業CEO郭台銘,開會的必備工具就是白報紙。白報紙架在如同軍隊野外操練用的海報架上移動方便,一大疊寫完就翻頁,全部都可以留下紀錄。參與開會的人,甚至看過郭台銘一次一字排開四個海報架。邏輯清晰、意志堅定的郭台銘,擅長條列分析,因此也被稱為「郭三條」,他能講也能寫,白報紙成為他貫徹策略的最好幫手,一條一條清楚寫下再明確不過,更不會有模糊的爭議空間。台灣索尼通訊總經理李岳奇─最後關鍵十分鐘在So-net開會,李岳奇要求開會一定要帶筆記型電腦做紀錄。會議結束最後十分鐘,紀錄者必須將初步的紀錄大綱讓所有與會者過目,與會者同意後成為共識決議,紀錄當中最重要的是行動項目(actionitems),說清楚誰在何時前做完什麼事。會議紀錄在獲得與會者的確認後,一結束就同步發送給與會者。視訊會議:小叮噹的任意門會議革命除了讓大家更會開會、有效率、競爭力之外,也帶來了許多意想不到的改變。會議愈來愈講究效率,虛擬的視訊會議、電話會議、電子郵件逐步取代面對面有直接互動。這時,人變得愈寂寞。以前還不太講究會議效率的時代,同事間還可以在會議上明正言順地聊些言不及義的瑣事,但現在變成一種奢侈。聯強國際總裁杜書伍一方面強調有效開會,但另一方面也常鼓勵分處異地的員工,可以多多利用公司視訊會議的設備「聊天」,以培養團隊的默契。各式各樣先進的科技設備,也為現代上班族繫上了「電子鏈條」。根據AT&T的一項研究發現,「有一半的人在休假或是旅行的期間,會打電話回辦公室聽語音留言,或是收發電子郵件。」一天工作八小時、一週五天,以週末來分割「工作」和「休閒」已經成為過去式了。美商匯科電子,在台灣只有一個員工就是業務代表王源森。美國總公司的主管要求他,在辦公室都必須隨時開著視訊會議的系統,主管一有事就可撥通找他討論。「為配合時差,有時老闆在家穿著短褲和我開會,」王源森說,他太太則形容,視訊會議就像是小叮噹的任意門,不管天涯海角,只要打開就可以見面。會議教戰守則讓你開會成功三部曲作者:陳雅慧2003.11.1./第286期開會前6項準備───開會前的重要步驟有哪些?无忧商务

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