有效会议PPT

有效会议大多数的企业在会议里决定其基本走向……花在开会上的时间越来越多……开会的频率越来越高……每天都在开会，您会开会吗？——调查发现，在浪费时间的事情列表上，会议总是居于首位。因为会议通常都没有很好的组织和召开。本课程学习的目标1、了解会议的目的、种类和体系2、掌握会议操作流程3、了解会议效率不高的原因及对策课程结构会议常识会议管理流程课程回顾开会的原因会议的成本效率不高的原因会前准备会中控制会后追踪高效会议清单情景模拟第一部分：会议常识会议常识开会的原因会议的成本影响效率的原因开了几个会？为会议花掉多少时间？因为开会达成几项共识？因为开会完成几个结论？因为开会加了多久的班？因为开会失去多少关键时刻？因为开会耽误多少工作？算算看，你一周内总共：开会让您…小组面对面沟通众多讯息一次交流融合意见凝聚共识分派工作，公平合理但开会也让您…工作时间被分割人多口杂，讨论耗时晚上加班没有产能别人发言比自己开口多耽误重要工作或客戶会议成本的计算1.会议的时间成本2.直接的会议成本3.效率损失成本小组讨论：会议低效的原因？会议低效的原因项次原因具体表现（1）时间会议安排在即将就餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。（2）地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。（3）开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。（4）主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。（5）参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。（6）会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（7）开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。会议管理流程会中控制会议前准备第二部分：会议管理流程会后追踪一、会前准备1.明确会议举行的目的2.合理安排会议时间3.邀请适当的人出席4.准备背景资料5.设定会议议程1.明确举行会议的目的信息传播共享动员激励问题解决和决策制定2.合理安排会议时间不要迟到浪费时间等于浪费生命，浪费别人的时间等于谋财害命！不要随意推迟和变更开会时间打乱原定计划会影响与会人员的其他工作安排，有些人可能因此不能出席会议；还会导致召集部门（人）的威信下降。严格按照议程进行，不要超时1、参会人员的选择知情者决策参与者执行者重大关系人3.邀请适当的人参会2、预约参会人员找出最适宜所有参会人的开会时间。会议通知（目的、时间、地点）。有用的信息提前发布到公告栏里。提前发放会议资料，让与会者做好准备。会议结束2-3天内，所有与会者应拿到会议记录。4.准备背景资料5.制定议程1.列出团队会议的目标2.为会议制定规则3.确定与会者名单4.确定会议召开的时间、地点和持续时长5.指定会议角色议程实例《标准化作业流程》推行会议议程会议议题：如何使用和推行《标准化作业流程》会议时间：3月21日（下周一）15：00-16：00会议地点：五楼大会议室与会人员：作业组各组组长，运营组、质控组全体同事。主持人：区经理记录员：行政助理1、15：00-15：15《标准化作业流程》介绍，主讲人区经理2、15：15-15：45推行方案和时间表，推行过程中可能遇见的问题，与会者讨论。3、15：45－16：00区经理做会议总结，任务分配，并确定检查方法会议资料：《标准化作业流程》练习请每组制定一个会议议程，写在白板上，并请其他组进行点评。二、会中控制1.开场白欢迎词讲明会议背景及目的宣布会议议程制定纪律规则开场白示例首先，欢迎各位按时与会。近来公司的营运状况因为受到经济不景气的影响,使得本季的营收目标达标率只有70%。因此今天召开会议主要讨论两大问题,第一就是如何刺激原市场的买气,第二讨论新市场的扩展计划。首先将由市场部周厚坤经理为我们说明目前市场状况,再由各位一起讨论,然后各区市场督导会一一提出配合方案,最后由营销部门整合后提出执行方案。本次会议的进行时间预估为1.5小时。希望今天经由在场各位的相互讨论及创意激荡,能够产生一套完整有效的业绩提升计划,大家加油!2.会议主持人职责营造和谐气氛严格按照议程进行正确总结讨论内容引导发言者解释令人困惑的发言帮助与会者厘清不假思索的想法尊重少数人的意见，避免会中意见一面倒的情况减少与议题无关的争辩与讨论保持中立态度会议中的常见问题短话长说独占发言人身攻击时间不足为反对而反对离题争功诿过争议抱怨常见问题小组讨论：作为会议主持人，面对以上问题，您有什么对策？人身攻击☆对双方进行安抚☆重申议事规则☆重提主体进行讨论离题☆兜一圈切回主题☆给予肯定再切断话题☆将离题的议题留置最后再做讨论☆请他做归纳或替他做归纳☆事先请将规则讲清楚☆发言限定时间常见问题的对策争议☆暂停该项议题，容后再议☆参与第三者的意见☆将双方意见列表比较☆进行不记名投票☆重整双方意见提出新的方案☆重申共同利益抱怨☆同情其不满的情绪☆归纳其不满的原因☆寻求解决的方法独占发言☆主持人制止其行为。☆说明规则强制执行唠唠叨叨☆清楚其具体的想法☆不要粗鲁打断☆对发言予以认可时间不足☆选择重要的议题进行讨论。☆限制发言人数(可事先登记)☆限制发言时间☆征求与会人意见，是否挪到下次会议争功诿过☆主持人应制止不当的发言,并给予其适当的肯定。☆引导组织成员彼此说出对方的优点,让大家都能受到适当的肯定为反对而反对☆请他提出更好的对策。☆引导他思考是否有考虑周全☆不断施压不参与发言☆设置暗桩,带动与会人员的热烈参与,有抛砖引玉的效果。☆主动出击,适时发问,塑造发言机会,且予以正向的肯定与鼓励。☆有效倾听与良好沟通。案例一：角色扮演（5’）部门计划组织出游活动，召集各作业组组长开会决定活动方式和地点。A组组长郭业宏认为本组新员工比较多，不熟悉上海，想组织大家去外滩和陆家嘴游览；B组组长汤振华认为室外活动应该亲近自然，建议去植物园踏青；C组组长秦苗苗建议组织集体体育运动，增强团队凝聚力…………。这些不同观点在讨论过程中，争论得比较激烈，眼看讨论时间将近尾声，但与会代表为了充分表达自己的主张，很难“刹车”。每组分别派一人扮演主持人和A、B、C组组长，其他人观察主持人如何应对这种局面?又如何就讨论的问题作总结和决定?小组发表分享（5’）案例二：分组研讨（5’）你所在的小组正在举行新险种上线测试的阶段总结会议。A在会议中高谈阔论，自以为是；B则唯唯诺诺、沉默寡言；C不断抱怨测试中出现的问题，表现得十分悲观；D总是对他人提出的问题表示出异议，并否定对方的改进意见。如果你是会议主持人，面临与会人员的这种情况，你准备如何应对？小组发表分享（5’）3.与会者的责任发言内容要有组织适时发言一次只讨论一个重点口齿清晰，陈述有力一针见血音量适当解释方式让人易懂口吻要自信在要点处可稍加大音量4.会议记录要点时间地点与会人议题重要发言行动方案会议决策或结论完成时限执行追踪检验会议记录的技巧活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、howmuch.掌握主词、动词、形容词明确数字运用关键词列点说明:可了解发言重点,归纳出主题方向一言以蔽之三、会后追踪会议记录发放执行督促按会议决议追踪检验准备下阶段会议课程回顾情景模拟第三部分：有效会议的方法高效会议清单1.提高会议效率的清单会议准备☆会议目的明确☆与会人选合适☆会议地点确定☆所需会议资料已经准备就绪并可用☆已按时发出会议通知☆会议通知应包括如下要点：–会议目的–待讨论的日程要点–会议地点–会议开始、结束时间–与会者应作的准备会议主持人☆主持会议☆与会议安排在时间上保持一致☆鼓励与会者☆让与会者充分交流他们的观点☆确保不偏题☆总结会议要点☆确保已做出了决定（谁？是什么？什么时候？）与会人员☆按时到会☆认真倾听并尽力理解别人的发言☆不要打断别人的发言☆创造一种开放的、创造性的氛围☆清晰地交流，井井有条、切中要点会议记录☆计时考勤☆记下谁在何时做了何事☆会议结论，行动方案☆会后及时下发2.情景模拟练习各组分别进行如下背景的会议模拟练习（30’）作业小组召开周例会，对本周工作情况做出总结，讨论数件有争议的案件，并布置下周工作。要求包括以下环节：1.会前准备工作（旁白解说）2.会中安排和控制3.问题人物处理4.要求有书面的议程和会议记录其他组进行分析点评