有效会议的召开

[e-mail]首席咨询佘敬原有效会议的召开段秘书从说起总经理通知秘书安排次日上午九点开一个会议什么是任务？什么是结果？一到九段秘书给出了不同的答案123456789引子发通知1——只接受任务，叫做什么就做什么EmailPhoneBoard满足部分期望1一段秘书发会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议二段秘书2确认下明天的会议好的2发通知后，再打电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到落实到人抓落实三段秘书3会前30分钟提醒与会者参会，对临时不能参加会议的人，立即汇报给总经理保证总经理在会前知悉缺席情况，以便临时调整3重检查四段秘书4四段秘书才基本算是称职！1会议室大门贴上会议时间2预约投影，保证资源到位3会前测试投影仪、电脑等设备显示是否正常勤准备喜欢五段秘书5了解会议的性质及议题将相关资料发给与会者这样的秘书比较讨上级细准备六段秘书做记录6做好详细会议记录有时还需做录音备份6七段秘书发记录7发给与会人员将会议记录7八段秘书定责任8将会议确定的任务，一一落实到责任人定期跟踪各项任务的完成情况，并及时向总经理汇报向主管方向迈进…九段秘书9把上述过程做成标准化的“会议”流程，形成不依赖于任何人的会议服务体系下一个行政主管就是你做流程你123456789结论基本完成出色完成超额完成新手成手高手注重内容[过程]注重结果[绩效]9九段秘书，九种结果开会是商界中最昂贵的一种交流活动会议的成本时间成本（金钱成本）直接成本效率损失成本无效会议的表现开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。会议安排在即将就餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。浪费时间效果欠佳劳而无功原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确有效会议的管理技巧会前准备会中控制会后评估1、会前准备会议的目的是什么？有没有必要通过开会来达到上述目的？AB会议的计划是什么？D谁应该参加会议？C有没有开会的替代物存在？可能会有什么意想不到的问题发生？会议预期的结果是什么？被邀请参会者之间有什么关系？会前要问的问题制定一个POP:目的、结果、计划1目的应该说明为什么开会：“会议的目的是为了……”2结果使会议有了中心议题，它预期会上将会共享哪些信息、将会做出什么决定以及采取什么行动。3计划指实际的会议议程：领导人、会议内容、共享信息、会议过程以及会议时间和地点。1.将演示和讨论分开来。2.只有在演示过程中允许澄清问题。3.向与会者提出需要深入思考的问题：①你同意/不同意哪些观点②如何改进提议③提出了哪些新问题1.解释会议的重要性。2.给出足够的准备时间。3.给出清楚的指示（如阅读、分析等）4.强调要在会前完成。5.只布置那些你确定会上要用到的任务。6.计划好在会上运用这些已完成任务的过程。会前任务基调签到后的交流阶段价值非凡，为整个会议奠定了……积极推动5分钟非正式谈话时间两人一组讨论预定议题所有与会者交流业务关注点和好消息所有人必须参加争论应对事不对人制定程序规定参会者在会上如何表现，使会议始终重点突出按时开始和结束一次只有一个话题保密性对会议进行评估活页挂图使会议重点突出，保持会议过程的可视性和人情味！活页挂图如果可能，将参会者说的话都记下来。让不同的人来充当书记员。保持所有的信息都可视化（用挂图）。当加入自己的想法时，要与小组商量。诠释别人想法时要征得人家同意。划出并利用特定区域。用不同的颜色。打印出来的图表要清晰。2、会中控制不同类型的会议，流程也不尽相同。会议流程提建议：“……怎么样”帮助性行为建设性：“将张三的想法建立在……”寻找信息：“请描述……”寻求不同方案：“李四，你认为怎么样？”提供信息：“这是我的报告……”帮助性行为不同意见：“我不同意李四的意见，因为……”给出意见：“我认为……”总结：“概括一下这个问题”尝试理解：“我听到你说……”帮助性行为鼓励：“说说关于这个问题的更多想法……”尝试达成共识：“有多少人同意”协调：“我们同意什么”检查表现：“我们团结的程度如何”帮助性行为消除紧张：“之所以幽默是因为……”设定标准：“我们需要做出决定，通过……”诠释：“我听到你说的是……”常见问题短话长说独占发言人身攻击时间不足为反对而反对离题争功诿过争议抱怨常见问题处理纠纷1234承认人的情感不可能被真正排除在会议之外，所以应让其公开表达。首先要理解别人，然后再寻求别人的理解。再次集中讨论最初的主题或目标保持中立，尊重人们表达情感的权利，并鼓励他们表达出来。处理感情可以遵循的方式回到原先讨论的议题或目标上遵守沉默规则会间休息沉默的头脑风暴确认有争议的领域、共识以及消除分歧的办法小组讨论、互通信息充分交流彼此的关注点如何对付违规行为问题出现以前就制定规则，并不时提到它们。对抗违规行为。认同帮助性行为。对屡次违规的人进行单独谈话。对违规行为有大家认同的反对方式。希望所有参会者都对会议进程负起责任。利用非语言交流手段。解决争议的办法认识到争议是团队工作中自然而然不可避免的一个方面相互同意决议是人们想看到的结果领会对方的观点从认识问题转移到解决问题就一个问题提出几个方案倾听共识的达成共识=协议+支持共识就是对经小组同意作出的决策或将采取的行动表示支持的一种心理状态。达成共识的方法我已听到并理解你的立场你已听到并理解我的立场决定并没有牺牲我的价值观和道德我能支持被提议的决定运用达成的共识来决定团队职能在项目及项目执行要点方面达成协议。采取行动。会议最后要处理特定区域内记录的问题。审视会议结果、所作的决定及采取的行动。突出下次会议日程中的议题评论部分公开的谈话、书面调查及二者的结合。3、会后评估反思与评估谢谢大家!