有效的会议

第八讲有效的会议会议是商务活动的一个重要部分，是进行工作的一个重要工具。为什么开会全球每天要举行数百万次会议一份美国的调查统计经理级干部和专业人员每周约花1/4的时间在开会上；中上级的经理约1周2天；资深行政人员则多达1周4天。研究显示，除了一对一的会议，三人以上的会议平均所占的时间最多。你会开会吗？——只有你重视了开会，你才能开一个高效的会议你开会会迟到吗？1、邀请与会者选择出席者——哪些人必须来开会？会议主持者的技巧提供信息者提供意见者提供特殊的专长的人能够授权的人通知与会者通常需要就会议的时间和地点给与会者书面的通知•在上一个会议上宣布；•电子邮件；•电话；•书面通知；等等2.准备议程会议议程是需要提出并讨论的问题或项目的清单。它应当简洁、一目了然编写议程时要注意几点：•议程开头为会议的日期、时间与地点；•每一项均有一个编号；•每一项均有一个起始时间；•下次会议细节写在议程的末尾。委员会议议程7月6日上午11点格林饭店1、（11：00）任命一位会议主席2、（11：10）为缺席致谦3、（11：15）批准上次会议备忘录4、（11：30）上次会议提出的事项5、（11：45）讨论联络事宜（12：00）会间休息6、（12：15）其他事宜7、（12：45）下次会议细节3.确定地点选择会议地点对于会议的成功是极为重要的，这不仅是一个舒适的问题而且要使与会者感觉到这个场所是适合于这个会议的。会议地点应与会议目的相适合。若会议的目的之一是让两部分人进一步相互了解，一种宽松的郊外气氛是合适的。同样的道理，不要在一个乱糟糟的开放式办公室召开正式会议。你的办公室优点：你的全部参考资料在手边；你的权威性可能得到加强。缺点：可能会有电话干扰，或者有人打扰。下级的办公室优点：可能提高一位下级的地位和士气。缺点：如果工作处狭小，可能会使双方感到不适单位会议室优点：避免由于使用个人办公室而引起的公司等级问题。缺点：外人可能同与会者接触而打扰会议。外面的会议室优点：保证没有任何一方占地主优势；如果保密是重要的，这类会议室很有用。缺点：可能昂贵，并且每个人都不熟悉。会议中心优点：具有开大会的设备；需要时能够提供技术支持和安全保卫。缺点：可能缺少非正式的小规模聚会的机会。4.安排座位一对一会议在一个一对一的会上，两人的座位安排可决定会议的格调，并影响讨论的进程。如果你正在主持会议，可通过适当安排座位来影响会议的正式程度。一对一的会议有三种座位安排：支持性的如果你希望是支持性的，可与另一个人在桌角两边就坐，这有助于消除障碍且可进行目光接触。合作性的坐在另一个人旁边表示合作，这种安排提示观点的相似性。面对面的坐在桌子的对面，使自己与另一个人保持距离，这个位置能使不一致的观点表达得更自在一些。多人会议多人会议有四种就坐方式，如下图：5.掌握会议节奏1)准时开会2)履行议程3)有效的利用时间4)规定休息时间6.控制会议1)读出消极信号与会者内省的样子清楚地表明对会议缺少兴趣，注意力不集中。一种不愉快的表情表示出这个人对会议进行的方式感到不高兴。他握紧拳头，低下了头，挑衅地瞪着眼。这位男士举起他的手吸引主席的注意。他的身体语言表明一种对抗态度。2)辨别积极的信号这个与会者扬起眉毛并微笑，头侧向发言者，是一种感兴趣的表示。这个与会者是一种密切注意的姿势，意味着她对发言者所讲的内容感兴趣。3)评估气氛4)维持秩序5)达成决议7.维持秩序若双方的讨论边的过分激烈，就站起来重新控制局面并使他们镇静下来。你站着，高高在上的位置会使你显出更大的权威性。同时，使用一种平静的、有分寸的语调。借口会议中还会遇到一些特殊问题当谈及一项为完成的工作时，与会者会找借口，如“我忘了”、“这不是我的责任”。作为主席你可以在这位与会者的同事们面前提醒他，希望他以后完成此项工作。或者将任务转给其他人做。设伏有的与会者会试图暗中破坏会议，所以会议未能达到规定的目标。身为主席，你可以通过揭露她的策略来鼓励她。如果与会者继续试图阻挠会议，就休会。在极端的情况下，你还可以将发难者逐出会议。对抗有的与会者对会议中所提出的观点会采取一种不必要的消极态度和敌对态度，并挑起争论。作为主席，你可以以会议目的和达成一致的需要来提醒反对者。也可以紧扣事实，鼓励与会者以平静的态度进行讨论。或者在不损害反对者的情况下引入幽默，以缓和局面。严重混乱与会者开始骂人，不守规则，甚至进行人身攻击，将会议搞得混乱不堪。你可以要求大家遵守秩序，或者要求该与会者离开。你也可以休会，而且不确定重新集合的时间。8.结束会议1)处理其他事宜2)总结决议3)结束会议会议参与者的技巧1.积极参与1)收集信息2)辨认对立方2.外表与讲话1)外表部分2)获得信心3)积极地参与3.倾听发言1)聚精会神地倾听2)尊重他人3)“剪接”你的发言4.做备忘录