第九讲会议策划与管理-浙江旅游职业学院

第九讲会议策划与营销浙江旅游职业学院康保苓APCL第一节会议策划教学目的与要求：通过本章的学习了解会议策划的要素、会议策划的内容和要求，能够撰写会议总体策划文案。APCL本节主要内容：一、会议策划的概况二、会议前期的准备工作APCL一、会议策划的概况（一）会议工作流程1、会前（1）与会议主办方洽谈（2）提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方（3）派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。（4）确定方案，签订合同，预付定金。APCL2、会中（1）会议接待（2）会前准备（3）会议场所（4）会议住宿（5）会议餐饮（6）会议旅游（7）会议娱乐（8）会议服务APCL3、会后（1）结帐（2）资料收集等等APCL（二）会议策划的要素5W1H(WHOWHATWHENWHEREWHYHOW)1、WHO:谁来参加会议？会议规模、预期参加会议的人数，是否邀请与会代表的陪同人员？是否有特殊的贵宾？是否有媒体的代表？是否有海外代表？APCL2、WHAT:会议是什么类型的会议？APCL3、WHEN组织会议的有效时间：会议的准备时间，与会人员的日常工作时间与其行业的特点，会议拟邀请嘉宾的工作时间、会议时间前后相关活动是否会影响参会人数等(考虑:财政年度/节假日和其他冲突时间)等因素.APCL4、WHERE:会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。会议选址，考虑交通、食宿、旅游资源、地点与会议主题的关系等APCL5、WHY:举办会议的目的6、HOW:具体的会议形式(包括:会议空间、设备、餐饮、娱乐等)APCL（三）会议筹办的时间周期筹办的时间周期小型专项研讨会---几个月中型新产品发布会----半年大型培训班---1年国际协会举办的大型会议---2-3年APCL（四）会议策划的基本流程落实时间地点确定主题和目标初步设计方案确立所有关键任务落实到人或机构确定日程表定期交流、过程监控制定预算详细方案、制定企划书方案得到认可会议整体构思市场调研、确定计划APCL二、会议的前期准备工作（一）确定会议目标和主题1、确定会议目标会议目标是会议各项工作的指挥棒，是会议日程安排和内容的基础。APCL2、确定会议的主题主题：就如同写文章的题目，把会议的实质问题画龙点睛地勾画出来，并尽可能反映时代特征或问题的紧迫感。会议主题与会议目标的关系：会议主题服从目标案例：日本爱知世博会目标：呼吁保护环境、实现人与自然共存的21世纪主题---“自然的智慧”2010年上海世博会主题“城市---让生活变得更美好”副主题：经济发展、可持续发展、城乡相互作用、高技术发展、城市与多元文化发展APCL（二）确定会议议题议题，是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。APCL议题制定的原则：1、服从目标2、主题立意要高3、处理好主题与议题的关系主题是议题的集中体现，表达上更概括；主题统帅议题，主题通过议题具体化。APCL案例：2007休闲发展国际论坛APCL（三）会议参加对象会议参加人员的确定，根据会议的目的、性质、议题、议事规则等确定。1、法定会议，根据组织章程或议事规则确定；2、会谈、谈判、国际多边会议等，由发起者、主办者和成员之间根据议题协商代表人选；3、协会和学术会议，由协会会员和学术界有关人士自己做出是否出席会议。4、纵向会议和部分横向性会议由会议组织者或领导决定。APCL（四）会议发言会议发言类型传达式/讲课式汇报式审议式讨论交流式APCL会议发言注意事项APCL（五）会议规模的确定1、会议的规模主要会议出席人员(正式代表)、特邀代表、列席人员、工作人员(包括服务人员)的总体数量，会议规模由会议的组织者根据实际情况掌握，以严格控制规模为原则。2、会议规模的相关要素会议的效率会议场地情况会议举办的成本APCL（六）会议地点1、交通2、会议设施和服务APCLAPCL（七）会议场所的选择1、策划人员必须在初选的前提下对现场进行考察选择带有会议设施的饭店场所的标准位置区位—市区、乡村、海滨、山区环境优美交通便利是否容易寻找APCL（七）会议场所的选择2、会议室数量与容纳量---是否适合举办会议质量---隔音效果、断电应急设备、装潢、清洁度、座椅、通道、视听设备APCL（七）会议场所的选择3、住宿客房数量—是否充裕、各种房型都有质量—装潢、设施、卫生间大小、赏心悦目的外景、家具、娱乐等网络APCL（七）会议场所的选择4、餐饮食品质量服务速度食品种类特殊食品的供应，如素食食品、清真食品价格内所包含酒水的数量活动参与者就餐的餐厅和餐位是否充足APCL（七）会议场所的选择5、饭店相关设施活动期间会议主办者在饭店内是否有单独的办公室休闲设施，如游泳池、网球场、歌舞厅等公共区域的质量停车位配备电脑、传真、通讯、秘书设备的商务中心是否能够满足客人对展览空间的需求APCL（七）会议场所的选择6、人力资源管理—是否是负责的、高效的、给予支持的是否配有专业视听技术人员员工培训的水平是否有提供专门活动的联系人APCL（七）会议场所的选择7、价格公布的房价价格协商的余地付款的方式与条件APCL（七）会议场所的选择8、安排专项服务的能力摄影师、演艺人员、花商等APCL（七）会议场所的选择9、其他是否有方便残疾参与者的设施是否有同声传译设备是否有印刷设备是否有存储空间是否有免费的定点班车APCL（八）会议时间包括三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度。APCL（九）会议的议程1、什么是会议议程？会议议程是一次会议所讨论的问题及进展程序，所讨论的问题称为议题或已成项目。一般来说，开幕式、大会发言、分组讨论、其他事项、通过报告书、闭幕式等。由会议的领导者和主办者决定，会议中由主持人掌握。APCL2、确定会议议程的方法（1）根据到会主要领导的情况，确定会议主持人；（2）是根据会议的主题，确定会议发言人；（3）是围绕会议主题，确定会议讨论题目，并根据会议规模，确定讨论方式；（4）是根据会议拟达到的目的，安排主要领导做好会议的总结。APCL案例:杭州特色潜力行业论坛议程APCL（十）会议日程会议日程会议各项活动的时间安排，一般要落实到单位时间。APCL其他会议相关活动的安排APCL（十二）会议公关与宣传1、时段会前、会间、会后2、方法媒体沟通法、内部宣传法、气氛渲染法APCL（十三）会议预算房费、餐费、门票、交通费、会议室费用等预算创造一定程度的利润保持收支平衡即便超支，也必须保持在一定的金额之内APCL（十三）会议预算预算固定成本：不论参加者人数多寡都需要承担的那部分费用。如：发言人的出场费、场地租赁费、市场营销开支、设备租金。可变成本：根据参加人数的多寡而发生变化的那部分费用。如：餐饮、住宿、打印与邮费等。收入的来源：会务费、赞助费、与会议相关的展览中租出的展位、会议广告横幅、会议宣传手册中登广告等。APCL（十三）会议预算实现最佳资金流动状况：提早获取收入，如收取订金；尽可能推迟支付包括场所在内的供应商的费用。一般会留出10%的应急费用如活动有可能取消，必须保证有足够的资金支付违约金等费用。通常主办者不得不通过削减餐饮费来减少支出，但须注意不能影响活动的整体质量。APCL（十四）会议中的休闲活动会议旅游、考察等APCL（十五）会议报名表的设计应该一次性地列出主办者需要知道的一切信息APCL文案写作：会议总体方案构成要素1、会议的名称2、会议的目标和指导思想、意义3、会议的主题、议题和日程4、会议的对象和规模5、会议的时间6、会议地点：合适的举办地（什么国家或地区、什么城市）、合适的场馆（会场、宾馆的布置及要求）7、主办单位、承办单位、协办单位等8、会议的举行方式、配套活动、辅助活动的日程安排，如参观、游览、娱乐、聚餐等9、会议的接待、后勤保障措施和手段10、会议的宣传方式（召开新闻发布会、编写会议简报、邀请记者采访、发送新闻稿件等）11、会议经费的预算以及筹措经费的渠道、方式12、其他需要说明的事项APCL作业1、撰写一份国际会展产业论坛的会议策划方案APCL第二节、会议营销（一）会议营销策略1、会议营销对象2、会议营销策略会议产品“顾客化”追求品牌的知名度寻求产品生命周期的延续产品差别化销售APCL（二）广告技巧1、原则2、会议广告的方式信函媒体宣传APCL（三）主题活动促销酒店独立承担一家酒店与有关单位共同实施多家酒店与其他有关单位参加的目的地营销APCL（四）参加世界旅游贸易展销会APCL（五）编制重要的客户计划（六）会议报价1、报价种类会议散价会议套价2、报价技巧APCL案例：深圳富苑酒店销售方案深圳富苑酒店十二个可分别容纳10-1000人的多功能会议及宴会厅均配备了先进完善的设施设备，专业营销团队将为您提供全方位策划、热情周到的服务。全城独一无二的无柱式天幕中庭宴会厅高达21米，可轻松举办500多人的大型宴会。不管是私人寿筵喜筵、亲朋聚会还是公司会议庆典，都可以在此感受至尊至上的贵宾待遇。APCL深圳富苑酒店特别为您推出健康模式半天会议包价及全天会议包价半天会议包价:每位人民币300+15％服务费（此套方案适用于十人及以上使用）您可尊享以下服务：4小时的会议室使用，从早上8:00至中午12:00或下午13:00至下午17:00上午或下午小憩咖啡或茶,配以小点心15分钟由坦玛拉水疗中心培训师指导的放松课程健康行政午餐（西式套餐或中式围餐）午餐软饮免费会议配套设施的使用：白板或写字板配马克笔、便笺纸、铅笔、瓶装蒸馏水、薄荷糖、2支麦克风、宽频上网系统APCL案例解读：会议产业链与会议营销对策APCLAPCL（七）酒店会议营销与传播对策1、主要客户在哪儿——确定目标会议类型APCL2、他们为什么会来——了解客户心理APCL3、多远半径内的人会来——掌握客户的区域分布APCL4、怎么让他们知道——理清传播途径APCL5、怎么打动客户——策划专业而准确的传播内容APCL6、怎么让他们来——组织精准营销APCL7、会议来了怎么办——做好会议服务APCL8、如何让他们再来——做好客户管理工作APCL案例:上海世茂佘山艾美酒店营销策略APCL作业:制订一份2009休闲发展国际论坛的营销方案