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第二章会议管理•第四节会议记录与会议简报•一、会议记录•二、会议简报•三、实训四•知识目标•掌握会议记录的定义、特点、格式•掌握会议简报的定义、要求、格式•能力目标•能根据会议实际，按照正确的格式进行会议记录；•能根据会议实际，按照正确格式编写会议简报。•案例引入•西湖风景区主会场：•大会即将开始，上百人的会场气氛热烈。•按照安排，拉拉主要负责这次会议记录。下面是她随着会议进程的记录：风光旅游公司2011年业务恳谈会会议记录•时间：2010年10月15日上午9时•地点：西湖风景区新世纪酒店一号会议室•出席人：省市旅游部门主管领导；风光旅游有限公司主要领导与各部门经理；客户代表。•主持人：陈大鹏（公司副总经理）•记录人：杜拉拉（总经理办公室秘书）•一、主持人讲话：今天，是我公司值得纪念的日子，能够邀请到这么多领导和佳宾，济济一堂，参加我公司2011年业务恳谈会，实在是我公司的莫大荣耀。下面，请让我介绍在主席台就坐的各位领导和来宾，他们是……•二、宋董事长致欢迎辞。•三、省旅游局张副局长讲话：风光旅游公司是我省旅游业的骨干企业，也是我省旅游方面的纳税大户，在维护旅游业信誉，宣传行业诚信方面都做出了良好的榜样，今后……•四、李总经理讲话：我公司自1988年成立以来，一直以诚信为本，十几年来没有发生一次严重的顾客投诉案件，具有良好的社会信誉，因此业务量稳居全省旅游业第一。今天请各位新老客户共聚一堂，主要是表达我公司业务拓展方面的意愿，并希望能听到各位佳宾对我公司发展提出金子般的箴言，我们会洗耳恭听。下面，请允许我代表我公司全体同仁，向各位介绍一下2010年我公司的业务情况……•五、客户代表发言：……•六、李总经理的总结：……•七、散会（上午12时）•主持人：陈大鹏（签名）•记录人：杜拉拉（签名）•中午饭后：•李总：“拉拉啊，上午的会开得较为顺利，按照安排，下午是两位旅游业专家的讲话，明天上午分组讨论，你要全程参与，做好记录，争取明天下午总结会前来宾们都能拿到这次会议的简报，今晚你要加班才行的哦！”•拉拉：“没问题，您放心吧，李总！”•大家注意看了吗，拉拉的会议记录格式正确吗，存在什么问题呢？•接下来她还要写会议简报，简报又该遵循什么样的格式呢？让我们进入今天的课程学习。相关知识•一、会议记录•（一）概念：会议记录是开会时当场将会议基本情况和会议报告、发言、讨论、决议等内容如实记录下来的文书。•1、特点：一是真实性；二是资料性，可作为研究、编发、查找会议的重要原始资料长期保存。2、注意事项：内容真；速度快；整理快。•3、为会议记录做好准备：纸笔、录音笔、会议相关文件、提前到达、了解座次便于识别发言者、要有手工记录；•4、会议记录过程：内容完整、详略得当、最后签名并不得再加任何改动；•5、记录要求：准确、完整、简洁。（二）会议记录的内容1会议的概况名称、时间、地点、主持人、出席人、列席人、旁听人、缺席人2会议的进程议题、议程、发言人姓名、发言及表决情况、会议结果3会议记录签署记录人审核人发言人•1、会议的概况•①会议的名称。要求必须写全称。•②时间。开始时间和结束时间要具体到时、分。如果会议期间有较长时间的休会，也应当详细注明。•③地点。要求详细，具体到房间号码或会场名称。•④主持人。要求写明主持人姓名、职务。多边会议还应当写明主持人所在的单位名称。•⑤出席人。写出全名。多边会议还应当写明出席人所在单位名称及职务。同名同姓要有区别标志。•⑥列席人、旁听人、缺席人等。•返回2、会议的进程•①会议的议题。要求完整记录会议议题的名称。•②议程。要清楚地反映会议议程的真实顺序。•③发言人的姓名。要求全名，不可写错别字。•④发言情况：有两种记录方法•详细记录要求有言必录，并记录插话、争论、表态等情况；•摘要记录则只摘取与会者发言的重点、要点和会议主持人讲话要点的记录。•⑤表决情况。包括表决事项的名称、表决方式、表决结果。如有多轮投票，则都要记录在案。•⑥会议结果。包括对议题的通过、缓议、撤销、否决、如果是通过或否决某个文件，要写明该文件的标题、如决定、决议事先已有草案，应记录该草案的标题。•会场特殊情况•返回会议记录的方法•详细记录法：就是有言必录，要求记录会议的全过程、所有发言人的发言。运用下面的方法可以简化：•①简称法：在他人能看懂的前提下，可以对单位的名称、地点、人名做记录简称，如“北京大学”可记录为“北大”等。•②符号法：如“大于”用“”等。•③省略法：省略词语和句子中的附加成分、相同成分。比如“但是”可以只记“但”等。•④拼音法：一时想不起来的字，或者遇到难写的字可用拼音或其他字来代替。•⑤留空法：记录中遇到发言者引用相关材料时，如果需要详记，一时又记不过来，就可先留下记号，待以后再找出相关资料补记。•⑥外语法：用外语词汇的缩写来记录中文词语，如“世贸组织”记为“WTO”，“浙江省”用“ZJ”来表示等。•返回•3、会议记录签署：一下三种人要在会议记录上签署名字。•①记录人；②审核人；③发言人。听证会、论证会、鉴定会等会议的发言常常作为决策、定案的重要依据，可以要求发言人对记录进行核对并签字。（三）会议记录的格式•会议记录应尽可能使用统一的表格形式，使其规范、清楚，一目了然。纸型应当使用A4，符合立卷归档的要求。会议记录的格式标题专用性标题——“院长办公会议记录”通用性标题——“会议记录”首部记载会议的情况时间、地点、主持人、出席人等主体记载会议的进程用单线或双线印制，发言人的姓名和发言的内容最好分成两栏，之间用虚线隔开尾部用于各项签署。签署位于尾部，用以表示记录的完整性，同时也避免有人私加文字一般性会议记录也可以将记录人、审核人置于首部，但发言人签署应置于尾部。案例：会议记录格式•专用性会议记录格式•xx市人民政府第（）次常务会议记录时间年月日午时分至日午时分地点主持人出席列席缺席共页（发言人姓名）（会议进程记录）记录人：审核人：审核日期：•通用性会议记录格式•xx公司会议记录会议名称主办部门时间年月日时分地点主持人出席列席缺席审核记录共页发言人（发言内容及决议）发言人签署：xxxxxxxxxxxxxxxxxx二、会议简报1概念2编写方法3编写格式4编写要求概念简报是会议期间编发的，用以交流会议情况的文书材料，是简要的报道会议进展情况以交流信息，推动会议进程的一种特殊的文书。会议简报只是一种会议期间使用的内部信息小报。编写方法报道式：即采取新闻报道的方式，介绍会议活动以及分组活动的情况转发式：转发式会议简报主要是转发在分组讨论审议时具有代表性或重要价值的发言或书面建议按内容分☻综合报道对会议活动作全面报道☻专题报道对会议活动的某一侧面针对某一问题进行报道，如就分组讨论中代表们对某一问题的看法进行报道按时间分☻连续性报道对会议的进程进行连续的动态报道，并且贯穿会议始终☻最后报道在会议结束后，对会议活动的全过程以及会议的结果作全面报道返回全文转发：篇幅不长，内容精彩的发言或书面建议摘要转发：篇幅较长的重要发言或书面建议要抓住中心和要点，尽可能保持发言的原来风格。转发式编写格式报头——编号、密级、简报名称、期数、编印机构名称、印发日期报身——标题、按语、正文报尾——最后一页的下方，主要标注报、送、发的对象。报头位于简报首页上方，约占1/3-1/4的版面编号：每份简报的印刷顺序号。带有密级的简报必须编号，以便于登记、签收和清退。编号标注于左上角保密要求：如系保密的简报，应在右上角注明密报。如属于会议内部文件，则注明“注意保密”或“会后清退”期号：按顺序编排，如“第1期”，标注于简报名称下方居中名称：由会议名称加“简报”二字组成，如“xxxxxxx会议简报”。简报名称要居中，其中简报二字字号要大，以示醒目。编印机构：即会议秘书处，标注于期号的左下方印发日期：即实际发出的日期，用阿拉伯数字标注于期号的右下方返回报身标题居中，并以较大的字体书写概括、醒目、简短、富有吸引力导语采用叙述的方式概括介绍会议的概况或会议活动的主要信息，如会议的名称、时间、地点、主持人、与会单位和主要与会者、会议气氛等报道式简报转发式会议简报标题一般要反映发言者姓名和发言的主题。按语按语又称编者按，一般是根据会议领导机构的意图起草，用以说明转发目的，提示内容，以引起注意和重视按语的字体、字号要与正文有明显区别主体报道会议的过程和主要精神，突出会议的主题。正文所转发的发言或建议内容返回单行式xx公司第x届职工代表大会隆重开幕双行式，由主标题和副标题组成高校体制改革要慎重——xx小组讨论侧记双行标题也可以由肩题和主标题构成与时俱进，共创未来xx市精神文明建设经验总结交流暨表彰大会隆重举行返回编写要求简明扼要迅速快捷内容新颖真实准确实训四•实训目的：•掌握会议记录的正确格式•能根据会议记录，用正确的格式编写会议简报实训内容•一、学习了相关内容之后，把之前杜拉拉的会议记录改成正确的格式。•二、根据杜拉拉所记的会议记录，，按照格式要求，编写一份会议简报，发挥团队的想像力，可结合专家演讲及小组讨论等内容。•格式尽量规范，内容想像丰富，800字左右。实训组织•组长负责安排任务，团队成员通过讨论后分工完成相应的工作。