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第二讲会议策划一、会议策划的含义为了使会议取得预期目标，从而进行构思、设计，拟定出合理可行的方案的过程。二、会议策划的特点策划——具战略性，包括分析情况、发现问题、确定目标、设计和优化方案，最后形成具体工作计划等一套环节。会议策划的特点：1、目的性2、预测性3、科学性4、可操作性三、会议策划的要素5W1H(WHOWHATWHENWHEREWHYHOW)1、WHO:谁来参加会议？会议规模、预期会议的人数，是否邀请与会代表的陪同人员？是否有特殊的贵宾？是否有媒体的代表？是否有海外代表？2、WHAT:会议是什么类型的会议？3、WHEN组织会议的有效时间：会议的准备时间，与会人员的日常工作时间与其行业的特点，会议拟邀请嘉宾的工作时间、会议时间前后相关活动是否会影响参会人数等(考虑:财政年度/节假日和其他冲突时间)等因素4、WHERE会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。5、WHY:举办会议的目的6、HOW:具体的会议形式(包括:会议模式、空间、设备、餐饮、娱乐等)四、会议策划的内容㈠确定合适的主题确定主题的方法和技巧1、围绕会议目标确定会议主题。2、切合公关，提炼主题。3、根据会议类型，明确会议名称㈡确定会议的模式传统会议模式1、报告式2、研讨式3、座谈式4、现场式5、联谊式6、庆典式7、远程式8、讲座9、论坛（沙龙）1、头脑风暴(Brain-storming)现代新型会议模式这是一种非常独特的讨论会议类型。通常由6到8名与会者在台上或房间中心围成一圈，圈子中间留有一个空座。其他与会者只能作为观众坐在周围旁听，不能发言，只有那些坐在圈子里的人才可以发言。如果有观众想发言，他必须走到圈子里，坐在中间的那个空座上，发言完毕再回到原座位。玻璃鱼缸式会议通常有主持人参加，他可以参加玻璃鱼缸的讨论，也可以只负责维持会议按正常程序进行。由于在会议进行中大部分观众只是在外围观看那些位于圈子中的与会者演讲或讨论，就像在观看鱼缸或鱼箱里的鱼活动一样，所以人们给其取名为玻璃鱼缸会议。2、玻璃鱼缸式会议辩论会是指两个人或两个团体就某一问题展开辩论，一方为正方，一方为反方。例如，我们应当提高服务价格吗？正在开发的新产品对公司是否有利？政府新颁布的政策对旅游业会产生什么影响？国家是否应当争取奥运举办权？任何具有两面性的问题都可以成为辩论会议的话题。辩论会有很多好处，它着眼于问题的正反两面，可以向观众展示不同的观点和看法。辩论会通常会带来观念或过程的进步，因为辩论过程可以暴露不少问题。3、辩论会一般人可能不会想到开会时使用角色扮演这一会议形式。不过，根据讨论话题的不同，角色扮演有时会将一个问题诠释得更好。在美国亚美酒店所有者协会的年会上，与会者曾经就特权授予人和被授予人之间的调停仲裁问题采取角色扮演这一会议形式。大家通过这一形式对相关问题进行了详细阐述而不是将其简单诉诸法律。这一方法获得很大成功，因为它经过了充分的准备，而且所有仲裁问题，如律师是如何同仲裁人打交道的，又是如何和客户打交道的，都被一步一步解释得非常清楚。另外，还有一名讲解员对案例的背景和事实给予陈述。4、角色扮演随着现代科技的发展和广泛运用，网络会议逐渐成为一种新的会议形式。网络会议使用的是一种被称为流动媒体的技术。简单来说，就是预先用录像带把某个事件或活动现场录制下来，然后转换成数字化的视频信号通过电脑接收后送入网络服务器。进入服务器后，人们就可以直接观看或下载下来供以后观看。这对那些由于各种原因不能参加会议但仍对某些日程感兴趣的成员或同事来说是个福音。由于是通过网络传递，所以不存在什么时间上的障碍。网络会议对公司召开培训会议非常有利，它不必再让有关人员乘坐飞机去往目的地，可以节省飞行、住宿、伙食、地面交通等许多费用。5、网络会议㈢合理安排会议议程㈤会议公共关系策划4、处理冲突。2、区分缓急轻重，保证会议有序进行。3、激励下属。1、充分运用各种资源，使之合理搭配，达到最佳效果。㈣会议策划中的组织协调五、会议策划的工作流程㈠确定目标，进行调研调研信息确定目标㈡分析材料，做出方案设计方案分析材料㈢比较论证选择方案编制计划追踪决策——修正、调整全局、可行和效益㈣实施反馈六、拟写会议策划方案㈠确定会议的主题与议题议题，是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。主题是议题的集中体现，表达上更概括；主题统帅议题，主题通过议题具体化。㈡确定会议的名称㈢确定会议的时间、地点时间（最佳时间）——人员、资源、自然因素开会、休会、会期长短地点1、大小2、规格3、环境4、交通5、食宿6、旅游资源7、地点与会议主题的关系等㈣确定会议的议程会议主持人发言人讨论题目（议题）讨论方式会议总结等会议议程是一次会议所讨论的问题及进展程序，所讨论的问题称为议题或已成项目。一般来说，开幕式、大会发言、分组讨论、其他事项、通过报告书、闭幕式等。由会议的领导者和主办者决定，会议中由主持人掌握。确定会议议程安排的几点技巧保证会议目的重点优先保证每一单元时间的会议都有议程，议题时间合适议题按轻重排序科学合理安排开会时间会议日程会议各项活动的时间安排，一般要落实到单位时间。㈤会议所需的设备与工具㈥确定会议文件范围，并安排印刷工作开幕词、闭幕词会议手册、宣传材料、会议管理性材料等。通知讲话稿工作报告议程、日程和程序表与会人员名单等沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录等。㈦会议与会代表（对象范围）㈧筹备机构与人员分工秘书组总务组宣传组后勤组保卫组㈨会议规模1、会议的规模主要会议出席人员(正式代表)、特邀代表、列席人员、工作人员(包括服务人员)的总体数量，会议规模由会议的组织者根据实际情况掌握，以严格控制规模为原则。2、会议规模的相关要素会议的效率会议场地情况会议举办的成本㈩会议经费预算会议费资料费食宿费交通运输费宣传联络费其它杂费（合照、会间活动、雇佣翻译、保安、礼仪、购买赠礼等）固定成本：不论参加者人数多寡都需要承担的那部分费用。如：发言人的出场费、场地租赁费、市场营销开支、设备租金。可变成本：根据参加人数的多寡而发生变化的那部分费用。如：餐饮、住宿、打印与邮费等。收入的来源：会务费、赞助费、与会议相关的展览中租出的展位、会议广告横幅、会议宣传手册中登广告等。实现最佳资金流动状况：提早获取收入，如收取订金；尽可能推迟支付包括场所在内的供应商的费用。一般会留出10%的应急费用如活动有可能取消，必须保证有足够的资金支付违约金等费用。通常主办者不得不通过削减餐饮费来减少支出，但须注意不能影响活动的整体质量。住宿客房数量—是否充裕、各种房型都有质量—装潢、设施、卫生间大小、赏心悦目的外景、家具、娱乐等网络餐饮食品质量服务速度食品种类特殊食品的供应，如素食食品、清真食品价格内所包含酒水的数量活动参与者就餐的餐厅和餐位是否充足（十一）会议住宿、餐饮安排