第八章会议沟通

第八章其他沟通方式会议沟通电话沟通网络沟通经常困惑人们的会议沟通问题为什么会议如此重要？为什么会议会失败？如何在会前作充分的准备？如何计划会议？影响会议成效的因素有哪些？什么是有效会议沟通的策略？第一节群体沟通的优缺点讨论1某服装公司决定加快工艺流程改造，并进行工艺重组。但以前在进行工艺重组时，工人的反应非常强烈，对工艺的改动持敌对态度。为了实施计划的改革，公司管理层采用了三种不同的策略：策略一，与第一组工人采取沟通的方式，向他们解释将要实行的新标准、工艺改革的目的及这么做的必要性和必然性，然后，给他们一个反馈的期限；策略二，告诉第二组工人有关现在工艺流程中存在的问题，然后进行讨论，得出解决的办法，最后派出代表来制定新的标准和流程；第一节群体沟通的优缺点策略三，对第三组工人，要求每个人都讨论并参与建立、实施新标准和新流程，每个成员全部参与，如同一个团队一样。结果令人惊奇。虽然第一组工人的任务最为简单，但结果他们的生产率没有任何提高，而且对管理层的敌意越来越大，在40天内有17％的工人离职；第二组工人在14天里恢复到原来的生产水平，并在以后有一定程度的提高，对公司的忠诚度也很高，没有人离职；第三组工人在第二天就达到原来的生产水平，并在一个月里提高了17％。对公司的忠诚度也很高，没有工人离职。启示？讨论2你在什么场合下要采取群体决策的方式，如果不采取群体决策的方式，而由自己做个人决策是否可行？思考？会议是有效的沟通方式会议是一种沟通的手段会议是管理沟通的重要方式会议体现了团队沟通的能力会议是人际交往会议是一种非程序化解决方案会议沟通一、会议的概念（1）会议是人类社会发展的产物；（2）人类社会一种有组织的集体活动形式（3）有目的的集体活动形式（4）短时间的集体活动形式是人类社会中普遍存在的有两个以上的人参与的，有组织、有目的的，短时间具体的集体活动形式。会议的意义会议是一个集思广益的渠道会议显示是一个组织或一个部门的存在会议是一种群体沟通的方式会议的目的交流信息。通过会议，管理者可以将有关政策和指示传达给下属或员工。同时，管理者也可以从他们那里及时得到反馈及获得其他方面的有关信息。给与指导。企业通过把员工组织起来进行培训，以提高他们某个方面或某些方面的技能。使他们更好地适应工作环境。解决问题。会议可以帮助澄清误会，处理各种冲突并利用他人的知识和技巧来解决问题。作出决策。会议可以帮助营造民主的气氛，给管理者提供共同参与和共同讨论的机会，最终作出良好的决策。会议的类型以目的进行分类谈判。目的是解决双方在利益上的冲突，采用互动的方式讨论，力求达成一致的意见。报告。目的是为了传播信息，采取单项的方式，一般没有讨论。解决问题。目的是为了利用团体的力量解决问题。通常，要将待解决的问题摆在桌面上，与会者应提出解决的方法。在这类会议上，人们夺回未探求解决的方法而努力，不会停留在过去状态中。决策。目的是为了在不同的方案中权衡利弊作出抉择。与会者不仅会讨论和决策，而且还要遵守会议的决议。交流。目的是在于集思广益，常采用“头脑风暴”法讨论。参考会议规模会议目的参考与会人数决策制定和关键问题解决问题识别或头脑风暴研讨会和培训班信息研讨会正式报告会5101530不限其它会议分类1.根据参会的人数多少，可分成：大型会议、中型会议和小型会议。2.根据与会人员的来源可分为：外部会议和内部会议。3.根据会议的时间规律可分为：例行会议和临时性会议4.根据与会者的职级层次来可分为高层会议、中层会议以及基层会议会议沟通效果的影响因素发起者：谁在发起行动，为什么要信任他？听众：确定你面对的听众。目标：所寻求的结果背景：会议发生的具体环境消息：针对特定的听众，可实现的目标消息是什么？媒体：将你的消息最有效的传递到每一个重要听众的媒体是什么？反馈：会议是一个过程，应该给听众对消息进行回应的机会会前准备1、明确会议的必要性2、确定会议议题3、拟定会议议程4、确定会议成员5、安排会议时间6、选择会议地点7、准备会议资料会议议程“议程”一词来源于拉丁文，意为“必须做的事”，一般也就把会议议程定义为“在会议上要考虑的事务”□会议时间(开始时间、结束时间)和地点□会议目的□会议议题的顺序会议议程实例M计算机公司一号项目检查会议日期：2001年12月4日，星期五时间：下午2：30——3：45地点：B大厦第二会议室会议目的：研究一号项目进展情况议程1．公司第四季度销售情况；2．上次会议记录；3．上次会议记录中提出的问题；4．××关于CPU进展报告；5．××关于Case设计进展报告；6．××关于软件进展报告；7．下次会议日期、时间、地点。附件1．软件进展报告，第7号；2．Case设计进展报告，第2号；3．关于软件问题的短文。会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议名称确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知确定会议规模与规格布置会场准备会议文件材料安排食住行制定会议经费预算方案制作会议证件会场检查明确会议组织机构确定与会者名单2、确定会议名称会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。会前准备工作1、确定会议主题与议题要有切实的依据；必须要结合本单位的实际；要有明确的目的。4、确定会议时间、会期会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。3、确定会议规模与规格本着精简效能的原则会议的规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次。5、确定会议所需用品和设备（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。6、建立会议组织机构会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。7、确定与会人员名单出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。9、安排会议议程与日程会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。8、确定会议地点要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。10、制发会议通知会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等。会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。11、制作会议证件代表证出席证会议正式证件列席证来宾证会议证件旁听证工作证会议工作证件记者证出入证会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。12、准备会议文件资料主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。公司大小型会议中尊位及位次排序方法小型会议的两种尊位及位次排序的方法大型会议中主席台排座、发言者座席、主持人席位、群众席安排小型会议室椭圆形回字形Ｔ字型长方形中型会议室半圆型、课堂型。大型会议室礼堂型、众星拱月型。⑩⑧⑥⑦⑨⑤③①②④群众席⑧⑥⑤⑦④②①③群众席10864213579主席台尊位发言席群众席会场的布置①主席台主席台的布置一是对称；二是要简化。主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。②场内其他人员的座次安排横排法。竖排法。左右排列法。③会场内外的布置：会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉。会务工作流程图（会中）做好会议记录组织签到做好会议值班保卫工作报到及接待工作做好后勤保障工作编写会议简报或快报做好会议保密工作会议信息工作主方谈判的接待准备（1）主座谈判的接待准备主座谈判，作为东道主一方出面安排各项谈判事宜时，一定要在迎送、款待、场地布置、座次安排等各方面精心周密准备，尽量做到主随客便，主应客求，以获得客方的理解、信赖和尊重。①成立接待小组成员由后勤保障(食宿方面)、交通、通讯、医疗等各环节的负责人员组成，涉外谈判还应备有翻译。②了解客方基本情况，收集有关信息可向客方索要谈判代表团成员的名单，了解其性别、职务、级别及一行人数，以作食宿安排的依据。掌握客方抵离的具体时间、地点、交通方式，以安排迎送的车辆和人员及预订、预购返程车船票或飞机票。③拟订接待方案根据客方的意图、情况和主方的实际，拟订出接待计划和日程安排表。日程安排还要注意时间上紧凑.日程安排表拟出后，可传真给客方征询意见，待客方无异议确定以后，即可打印。如涉外谈判，则要将日程安排表译成客方文字，日程安排表可在客方抵达后交由客方副领队分发，亦可将其放在客方成员住房的桌上。主座谈判时，东道主可根据实际情况举行接风、送行、庆祝签约的宴会或招待会，客方谈判代表在谈判期间的费用通常都是由其自理的。（2）主座谈判迎送工作主方应确定与客方谈判代表团的身份、职位对等。准确掌握对方抵离的时间，主方所有迎送人员都应先于客方到达指定地点迎候。主方应主动到机场、车站、码头迎接，在到达前15分钟赶到。对于客方身份特殊或尊贵的领导，还可以安排献花。迎接的客人较多的时候，主方迎接人员可以按身份职位的高低顺序列队迎接，双方人员互相握手致意，问候寒暄。如果主方主要领导陪同乘车，应该请客方主要领导坐在其右侧。最好客人从右侧门上车，主人从左侧门上车，避免从客人座前穿过。Nicetoseeyou!（3）谈判室的布置与座次安排①谈判室的选择与布置小规模谈判还可在会客室，有条件的话最好安排二三个房间，一间作为主要谈判室外，另一间作为双方进行内部协商的密谈室，再配一个休息室。谈判室布置以高雅、宁静、和谐为宜，环境安静，没有外人和电话干扰，光线充足，室温适宜，装饰陈设简洁、实用、美观。②谈判桌摆放及座次安排长方形或椭圆形.若谈判桌横放，则正面对门为上座，应属于客方，背面对门为下座，属于主方。若谈判桌竖放，则应以进门方向为准，右侧为上，属客方，左侧为下，属主方。双方主谈人(首席代表)各在己方一边的中间就坐，译员安排在主谈人右侧，其余人员则遵循右高左低的原则，依照职位高低自近而远地分别在主谈人两侧就坐。会谈桌主方人员1客方人员523445321会谈桌客方人员1244213535门主方人员门竖式横式圆形多边谈判一般采用圆形谈判桌，国际惯例上称为“圆桌会议”。马蹄形小型的谈判，也可不设谈判桌，直接在会客室沙发上进行，双方主谈人在中间长沙发就坐，主左客右，译员在主谈人后面，双方其余人员分坐两边.13576421246753{译员}主宾{译员}主人正门客方主方（4）客座谈判的礼仪“入乡随俗、客随主便”，对一些非原则性问题采取宽容的态度，以保证谈判的顺利进行。明确告诉主方自己代表团的来意目的、成员人数、成员组成、抵离的具体时间、航班车次、食宿标准等等，以方便主方的接待安排。可与主方协商提出自己的参观访问、游览观光等活动要求，但应尊重主方安排。谈判期间，对主方安排的各项活动要准时参加，通常应在约定时间的5分钟之前到达约定地点。到主方公司做公务拜访或有私人访问要先预约。对主方的接待，在适当的时间以适当的方式表示感谢。客座谈判有时也可视双方的情况，除谈判的日程外，自行安排食宿、交通、访问、游览等活动。会务工作流程图（会后）撰写会议纪要催办与反馈工作安排与会人员离会会议总结会议文书的立卷归档会议的宣传报道会议记录形式实例M计算机公司一号项目第6次检查会议纪录Ø时间、地点：会议于2001年12月4日(星期五)在B大厦第二会议室举行，下午2：30开始。Ø出席情况：出席会议者包括：钟楚义，周亦梅，周敏，唐婉，庄子期(主席)，无故缺席者有：李杰，张明，吴倩发来了请假条。Ø上次会议记录：与会者都同意，认为这是上次会议的准确记录。Ø上次会议记录中提出