第四章 会议组织

会务工作本章主要介绍会议的涵义、性质、作用、会议的组织安排、会议文书等。重点掌握会议的作用、组织安排、会议文书的特点以及会议控制的手段。第一节会议概述第二节会议的组织安排第三节会议文书第七章第一节会议概述一、会议的涵义会议就是把人们组织起来讨论和研究问题的一种社会活动方式。构成会议的要素有：会议名称；会议时间；会议地点；会议主持者；会议的参加者；会议主题；会议的方式方法；会议的结果。二、会议的性质对于会议的性质，我们归纳以下几点认识：1、会议不是目的，而是工作方法。开会的目的是为了做好工作，解决问题。2、开会是领导方法的一种，而不是领导方法的全部。3、开会只是我们工作过程中的一个环节，不是我们工作的始终。三、会议的作用1、立法作用2、行政手段作用3、上传下达、部署任务的作用4、宣传教育作用5、理论研究作用第四章会务工作第二节会议的组织安排一、会议的分类会议是内容和形式的统一体，从不同的角度可以有不同的分类。1、从会议的规模来分（p146）有大、中、小三种类型。2、从会议的内容容量来分有综合性的会议、专业性的会议、专题性的会议、一事一议的会议、咨询性的会议等。3、按时间分可分为定期性会议和不定期的会议。会议常规礼仪：一、会议环境的礼仪规范会议环境应强化会议主题。必须围绕会议主题来衬托，或庄严隆重、或喜庆热烈、或轻松活泼……。1，讲台一般来说，主席台大都设置有专门的讲台，位置一般在主席台的右侧，不宜在中间，以免主席团成员视线受阻。讲台上要放话筒，有时也可以放置鲜花。2，会徽有时候，在主席团后面的背景上会悬挂会徽。会徽是体现或象征会议精神的图案性标志，它是会场的视觉中心，能起到渲染和突出会议精神的作用。3，会标会标要悬挂在主席台的正上方。会标的制作应端正、醒目、大方。除开悼念性会议外，一般为红底黄字或红底白字。字体以楷体或美术字体为宜。4，旗帜为了衬托会议气氛，有时需要在主席台上和会场内外悬挂旗帜。主席台上的旗帜应围挂在会徽两边，以突出会议的庄严隆重。5，花卉可以调节会场气氛，振奋与会者的精神。注意：如果在主席台台口围放花卉，宜选择低矮的绿色品种，以免挡住视线。红色表示热烈；黄色表示亲切；绿色表示希望如果是涉外会议，尤其是重大的涉外会议，选用花卉应突出中华民族文化特色。选择有代表性的中国原产花卉，如梅花、牡丹、菊花、兰花、月季、杜鹃、山茶、荷花、桂花、水仙等。6，灯光、音响、空调灯光要明亮、柔和。音响音量适中；空调温度控制在20度左右。二、会议服务安排的礼仪会议环境是会议礼仪的硬件；会议服务是其软件。1，拟发会议通知会议的主题、形式、内容、任务、议程、出席人员的等确定以后，便应该尽早拟发详尽的会议通知，以便与会者安排工作，做好相关准备。一份详尽的会议通知包括：会议名称；会议主题与内容；会期（起止时间）；报到的时间与地点（要特别交代清楚交通路线或附上交通路线图）；会议的具体出席对象；会议要求（材料的准备及其差旅费和其他费用的问题。）2，准备会议资料会议所需的文件资料，都应该在会前准备好。会后补发是不符合礼仪规范的。3，礼貌待客会议召开期间，秘书及其相关工作人员要按照有关的礼仪规范，做好迎送、登记、引导、陪同以及联络等工作，尤其对重要的与会者或年老体弱者予以重点接待或照顾。如会期比较长，还要为与会者安排一定的文体活动或参观游览活动。4，做好会议结束工作会议结束后，秘书及相关人员要礼貌的做好扫尾工作，如会议安排照相，要及早安排，好让与会者离会时能拿到照片；及时为与会者订好车票、船票或机票；妥善安排各类与会者离开。三、秘书的与会礼仪对于秘书及相关工作人员来说，不但要操办具体的会议事务，有时还要充当主持人组织会议，或者陪伴或代表领导、单位出席各种会议，必要时，还要在会上发言。最重要的一点是：秘书人员与会时，仪容衣着一定要整洁得体，仪表一定要大方庄重，并以饱满的精神状态出现在会场。1，明确身份参加会议时，与会者首先要明确自己的身份，是会议的正式成员（一般代表）、列席成员、旁听成员，还是特邀成员（贵宾），只有明确自己的身份，才能使自己的举止合乎会议礼仪规范。2，举止大方如果是贵宾，主人一般会将其安排在主席台就座，此时应落落大方地接受，不必过谦。一般情况下不到散会不能退席。如果被要求发言，只宜做礼节性发言，言简意赅。如果是以一般代表身份与会，要按引导员引领的座位就座，自由落座时，要尽量往前靠。如果时以列席代表身份与会，会议讨论可以自由发言，但遇有表决议时，应主动回避。3，遵守纪律与会时，一定要遵守有关的会议纪律，如按时到会、按时作息、有事要请假。尤其是要注意，如果会议组织参观旅游，一定要有时间观念、以免耽误别人的时间。四、发言礼仪会议发言分为正式发言和自由发言两种1，神态自若走上主席台时应目视前方（如果观众鼓掌，应向观众微笑招手，以表谢意。）步态自然，刚劲稳健，体现出一种胸有成竹、自信自强的风度和气质。千万别左顾右盼，表情冷漠，给人目中无人的感觉。2，发言简练发言时口齿清晰，讲究逻辑，突出重点3，应对有礼发言到精彩之处或发言完毕，应对观众的倾听表示谢意，尤其是观众鼓掌时，更应对观众的支持表示感谢。如果是书面发言，注意不能旁若无人，低头读稿，应时常抬头扫视下会场，与观众进行目光交流。会前应熟悉发言稿。对于与会者的提问，应予以礼貌回答。对不能或不会回答的问题，应机智而礼貌地说明理由；对提问人的批评和建议，即使有不当甚至错误的，都应认真倾听，不应失态。二、重大会议的安排组织所谓重大会议是指内容重要、规模较大、时间稍长的会议。召开这种会议往往有完整的过程与程序，一般可以分为三个阶段。1，会前准备阶段（1）了解、掌握有关情况，确定会议主题，明确通过开会要解决什么问题。2）起草文件材料，组织发言文稿，会上分发讨论的材料要准备好人手一册。（3）确定并通知开会对象，要把会议的内容、时间、地点、对象和注意事项通知给有关单位和个人，使有关的单位和个人及早作好准备。（4）好行政性的事务准备工作。除布置好会场外，还要事物安排好与会人员的接待工作，包括交通、食宿、医疗和参观访问等。2，会议进行阶段（1）会议开始后，首先要检查、核对与会人员，特别是立法法质的会议，还要进行代表资格审查，发现问题要采取措施，妥善安排。（2）汇总情况，编写简报。汇总情况包括分组讨论情况，整理提案，送给大会主席团或提案审查委员会。编写会议简报，要少而精，供领导掌握会议进程和存在的问题，以便及时部署工作，使会议健康发展。（3）做好会议记录，包括大会报告、小组发言等。3，会议的结束阶段（1）收有关文件根据保密原则，该收回的收回，该汇总的汇总，做到会内会外有别。（2）整理会议记录根据会议需要，形成大会决议或会议纪要。（3）立卷归档把会议过程中的一整套材料，包括通知、领导报告、各种文件、简报、群众来信、报刊上的有关报导等都要进行分类立卷，最后归档。三、提高会议效率的方法1，严格控制会议1）要破除“唯行文办会是正宗”的旧观念理问题上，并不断创造、丰富领导方法，使工作方法多样化。（2）要破除“向上攀”、“明哲保身”等观念在开会过程中，要破除“向上攀”、“明哲保身”等旧观念，树立“敢于负责”、“亲自动手”的新观念。（3）制定严格控制会议的行政法规分配、使用、节约或超支的奖惩办法等规章。（4）根据能级原理，建立严格的从上到下的岗位责任制2，不断改进会风（1）要破除封建主义官场习气，诸如主席台上密密麻麻，大小领导个个发言，人人长篇大论，似乎非如此不足以显示会议之重要。（2）严格会议纪律，准时开会，开会后不准随意交谈。（3）发言要限定时间，并事先通告发言者。（4）认真做好行政性的会务工作，包括准备好文件材料、扩音、录音、录象等技术性工作，以及与会代表的生活安排，保证会议的顺利进行。（5）不得借开会之名慷国家之慨，请客送礼，游山玩水。3，提倡节约原则会议的主题单一集中，讨论问题要围绕主题开展。部署工作的会议，可以把几个内容合并到一个会上讲，然后分别去贯彻落实。一般中、小型会议，不要搞形式主义的开幕式和闭幕式。会议通知上，写明会议具体时间，能以十分钟、半小时开完的，不要以半天为计量单位，这样做可使与会者起监督作用。书面代言，既已分发材料，不必再照本宣科。会议末了，要议而有决，结论要在当场确认。一般性的会议，不要搞领导人接见照相。积极提倡开电话会议，既省时间，又省开支。某公司销售团体会议议程表公司销售团体会议在4月20日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行：1、宣布议程2、说明有关人员缺席情况3、宣读并通过上次会议的记录4、通信联系情况5、东部地区销售活动的总结6、销售一部关于团队沟通问题的发言7、公司销售人员的招聘和重组8、销售二部经理的人选9、下季度销售目标例：日期时间内容安排地点参加人责任人备注2009年4月20日8：30报到餐厅门厅全体员工9：00销售主管介绍公司会议厅全体员工9：50休息10：00新产品展示公司会议厅全体员工11：00销售活动录象餐厅三层自由参加12：00自助午餐餐厅二层13：30员工自由观看餐厅三层自由参加14：00销售部人员讲解公司会议厅全体员工15：30分组讨论与咨询餐厅三层自由参加16：30散会